文｜洪學(xué)鉗

信息化對軌道工程行業(yè)檔案歸集的應(yīng)用探討

文｜洪學(xué)鉗

一、前言

隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的逐漸加快，城市軌道交通的建設(shè)日趨緊迫。城市軌道交通是一個城市最重要的交通工具，它不僅為市民的交通生活帶來了便利，而且從一定程度上優(yōu)化了城市的空間布局、對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了重要的推動作用。軌道交通建設(shè)為龐大、復(fù)雜、多專業(yè)融合的系統(tǒng)工程。一個典型的軌道交通項目包括以下過程：項目審批、項目可行性分析、現(xiàn)場勘察、項目前期設(shè)計、項目施工調(diào)試、項目竣工驗收。工程檔案作為工程項目驗收的重要依據(jù)，需要對整個工程中涉及到的文字、圖紙、表格、影像等資料進(jìn)行詳細(xì)的存檔記錄。因此，如何利用信息化的管理手段對工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行管理，使之完整且真實(shí)地記錄工程建設(shè)的全過程，從而為后期工程移交、驗收及運(yùn)營管理提供便利，是目前軌道交通行業(yè)檔案管理中存在且迫切需要解決的問題。

二、檔案歸集管理的現(xiàn)狀及問題

在軌道交通工程的實(shí)施過程中，檔案業(yè)務(wù)部門需要對大量的各標(biāo)段參建單位所提供的工程檔案資料進(jìn)行管理。在檔案業(yè)務(wù)部門的工作過程中，很多制約軌道交通行業(yè)檔案歸集的因素都凸顯出來，例如，檔案歸集工作難度大、需要提供眾多的人力、耗費(fèi)大量的時間等，從而效率低下。具體分析如下：

1. 檔案信息來源廣，歸集工作難度大

軌道交通項目參建單位眾多，有近百家單位參與其中。其中不僅包括設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，而且還有數(shù)百家設(shè)備系統(tǒng)供應(yīng)商。檔案信息來源既有國內(nèi)單位，還有國外供貨商，這無疑加大了檔案歸集的難度。

2. 檔案歸集持續(xù)時間長，歷史檔案難追溯

軌道交通工程一般時間跨度長，管理難度大。通常，軌道交通項目結(jié)束時移交建設(shè)單位和城建檔案館的文件多為紙質(zhì)文件，一般由施工單位進(jìn)行收集和整理。由于建筑工地辦公場所的簡陋且不定時變更，經(jīng)常容易造成檔案的遺失和破損。除此之外，軌道交通項目檔案種類多、數(shù)量大等特點(diǎn)也會給后期資產(chǎn)移交、運(yùn)營管理中查詢歷史檔案等工作帶來諸多不便。為了避免這些問題，我們可以對建設(shè)過程中的文件進(jìn)行持續(xù)細(xì)致的監(jiān)控和歸集；在條件允許的情況下，還可以按紙質(zhì)和電子文件的雙軌制進(jìn)行管理，從而實(shí)時了解分散在整個項目過程中各文件的保存狀態(tài)，確保檔案歸集的完整性，也有利于后期運(yùn)營管理過程中的檔案查閱。

3. 檔案歸集檢查力度低，整編過程不規(guī)范

在檔案歸集的實(shí)際工作過程中，大部分檔案員的檔案管理工作只是對過程產(chǎn)物進(jìn)行簡單存檔。他們并不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的技術(shù)資料也只是被動接收，不注重對工程資料進(jìn)行規(guī)范化管理，從而對檔案的檢查缺乏一定的判斷力，檢查力度低。另外，檔案員在進(jìn)行檔案的歸檔整編過程中，也缺少用系統(tǒng)規(guī)范的方法，對檔案的諸如著錄項信息、電子文件信息、案卷組卷信息、排序、格式內(nèi)容、數(shù)量對應(yīng)、電子和紙質(zhì)對應(yīng)的準(zhǔn)確性進(jìn)行詳細(xì)的逐一檢查。為了滿足軌道交通工程檔案資料高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保后期移交順利，必須對整編過程進(jìn)行詳細(xì)的檢查、細(xì)致的核對、規(guī)范的歸檔、嚴(yán)格的整編。

4. 檔案查詢方式單一，無法滿足多維度查詢需要

目前已有的工程檔案系統(tǒng)能夠提供簡單的查詢利用功能，但是還不能夠滿足用戶對檔案的個性化查詢需求。例如，現(xiàn)有的檔案查詢系統(tǒng)缺少按檔案分類查詢、項目/合同維度查詢等功能。工程檔案的整編管理需要以多維度的方式來呈現(xiàn)工程文件的組織和結(jié)構(gòu)，這樣才能確保工程檔案整編過程中的高效性、完整性、可控性。

軌道交通項目建設(shè)的復(fù)雜性對檔案歸集在“人”和“工具”方面提出了更高的要求。如何才能打破人才限制壁壘，優(yōu)化和精簡檔案歸集工作，如何將與檔案相關(guān)的各個參建單位有機(jī)地結(jié)合起來，從而搭建一套合理且高效的檔案系統(tǒng)，是軌道交通項目對檔案進(jìn)行全生命周期管理過程中需重視的問題。

三、檔案歸集的信息化管理思路及方案

信息化在工程檔案歸集方面的適時運(yùn)用為解決如上問題提供了思路。檔案歸集系統(tǒng)具有對檔案的收集整編、歸納統(tǒng)計、檢索查詢等功能，它可實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)字化方式的歸集管理，使得用戶日常的檔案歸集工作變得規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、便捷。除此之外，還可根據(jù)用戶的個性化需求，多維化地展現(xiàn)檔案內(nèi)容，為城市軌道交通公司后期的運(yùn)營管理、維修擴(kuò)建、法規(guī)要求等各方面需求提供依據(jù)。基于如上種種現(xiàn)狀，檔案歸集信息化管理過程中的管理思路和解決方案如下：

1. 檔案信息收集工作的自動化

思路：在工程檔案的收集中，由于檔案的來源隨業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的不同而不同，檔案的提交方式隨工程建設(shè)過程的特殊性而多種多樣。另外，在檔案的管理過程中，可能還會存在按照紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行雙軌制管理的需求。因此，在保證檔案數(shù)據(jù)收集全面性的同時，還要考慮檔案收集工作的效率提升。

方案：為了完成電子文件的自動收集，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)具備采集接口、在線提交、關(guān)聯(lián)各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能，以實(shí)現(xiàn)各類文件的在線提交和動態(tài)處理，從而幫助項目參建方、業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員能夠及時、有效、全面的完成數(shù)據(jù)采集。另外，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檔案收集與規(guī)則檢查功能，以便于參建方按照檔案管理和收集整理的規(guī)范要求來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理和提交，以減輕相關(guān)人員的整理工作量。

2. 檔案整編過程的規(guī)范化

思路：工程檔案管理系統(tǒng)需要對所提供的檔案、資料及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行歸檔整編。這些檔案來源于工程項目過程中的文檔資料，其中還涉及使用人員與組織結(jié)構(gòu)信息、工程項目信息、工程項目的參建單位信息、相關(guān)資料描述的字典數(shù)據(jù)信息（如專業(yè)、文件資料分類等）等，因此，整編需逐一排查檔案屬性信息、業(yè)務(wù)規(guī)則等，整編完成后需形成封面、目錄、標(biāo)簽、條碼等關(guān)聯(lián)信息，形成移交清單，方便檔案移交。

方案：檔案歸集系統(tǒng)提供以工程方式整編管理的功能界面，進(jìn)入以工程階段或提交單位為分類的樹形檔案整編界面進(jìn)行檔案編輯、檢查及其他相應(yīng)的工作。另外，可通過提供豐富、精細(xì)的在線整編管理功能來滿足檔案整編管理人員在線進(jìn)行檔案整編的各種工作需求，以提高檔案整編的效率。

3. 檔案信息查詢方式的個性化

思路：在工程檔案管理過程中。工程類型不同，檔案的類型有所不同，相應(yīng)的著錄信息也會有所不同；針對不同的人員角色，在檔案資料的提交、整編、查詢等不同階段，需要看到的信息有所不同；不同的參建單位，能夠提交和查看的檔案數(shù)據(jù)也有所不同。因此，需要針對工程檔案管理過程中的信息展現(xiàn)方面，以工程的階段、建設(shè)單位、文檔性質(zhì)、專業(yè)等進(jìn)行檔案的多維度整理，從而提供個性化的自定義查詢功能，用以滿足工程檔案管理過程中的個性化信息查詢和授權(quán)等方面的要求。

方案：系統(tǒng)提供真正的全文檢索功能和按照項目區(qū)分的展示功能。全文檢索功能可以按照用戶的身份權(quán)限進(jìn)行管理，同時在搜索結(jié)果中還可以進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化分類，從而使用戶的查詢工作快捷高效。按項目區(qū)分的展示功能不僅可以實(shí)現(xiàn)按照傳統(tǒng)的分類方式進(jìn)行展示、按項目區(qū)分進(jìn)行展示等功能，還可以提供按自定義目錄樹等方式進(jìn)行展示，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案查詢。

四、結(jié)束語

隨著我國城市現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加深推進(jìn)，交通阻塞問題已成為城市發(fā)展的瓶頸。如果不能合理地進(jìn)行城市空間布局，妥善解決城市交阻塞通問題，將從很大程度上給城市的可持續(xù)發(fā)展帶來隱患和挑戰(zhàn)。城市軌道交通以其節(jié)能、便捷、舒適的特性逐漸被居民所喜愛，擴(kuò)大城市軌道交通規(guī)模的需求也日趨緊迫。工程檔案是反映工程建設(shè)從可行性分析到工程竣工驗收一系列真實(shí)過程的重要依據(jù)之一，是確保后期項目移交的重要保障。對于城市軌道交通工程建設(shè)而言，如何科學(xué)合理地對種類多、數(shù)量大的工程檔案進(jìn)行歸集，其重要性不言而喻。目前，檔案歸集信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢。一個完善的信息化檔案歸集系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱的方便快捷，而且還為企業(yè)節(jié)省大量的人力物力，企業(yè)在提升了自身經(jīng)濟(jì)效益的同時也為社會創(chuàng)造更多的財富和價值。

作者單位：廣州地鐵集團(tuán)有限公司