冉晉

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院　綜合檔案室，湖南　長沙　410205）

大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用

冉晉

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院綜合檔案室，湖南長沙410205）

文章介紹了大數(shù)據(jù)這一背景，分析了在這一背景下，區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的必要性：生存所需，服務(wù)低效，信息孤島.進(jìn)而探討了區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的三種途徑方法：檔案數(shù)據(jù)化，大檔案管理，個性化服務(wù).

大數(shù)據(jù)；區(qū)域性高校；檔案資源；開發(fā)；利用

當(dāng)今社會，大數(shù)據(jù)浪潮，洶涌來襲，與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)明一樣，這絕不僅僅是信息技術(shù)領(lǐng)域的革命，更是在全球范圍加速創(chuàng)新、引領(lǐng)社會變革的利器.誰能在本行大數(shù)據(jù)領(lǐng)域占得先機(jī)，便能取得優(yōu)勢發(fā)展.區(qū)域性高校檔案資源，作為區(qū)域性高校歷史和文化的主要信息資源，也是傳承社會文明的寶貴資源，在大數(shù)據(jù)的浪潮下，必須做出變革，不然就會不利于區(qū)域性高校的優(yōu)勢發(fā)展，更好地為地方社會服務(wù).

1　大數(shù)據(jù)背景

2008年9月，“Nature”雜志推出了“Bigdata”專題；2011年2月，“Science”推出了“Dataresearch”專題；高德納（Gartner）研究與顧問公司、麥肯錫咨詢公司、IBM也先后紛紛發(fā)布了與大數(shù)據(jù)有關(guān)的研究報告；2012年3月，美國政府宣布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議”，推進(jìn)從大量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合中獲取知識和洞見的能力；2015年9月，在中國，國務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作.

對于“大數(shù)據(jù)”（Bigdata）研究機(jī)構(gòu)Gartner給出了這樣的定義：“大數(shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn).

麥肯錫全球研究所給出的定義是：一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征.

IBM提出大數(shù)據(jù)的5V特點：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）Veracity（真實性）.

在維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機(jī)分析法（抽樣調(diào)查）這樣的捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理［1］.

我國數(shù)據(jù)專家徐子沛在其著作《大數(shù)據(jù)》中這樣定義大數(shù)據(jù)（BigData）：指一般的軟件工具難以捉摸、管理和分析的大容量數(shù)據(jù)，一般以“太字節(jié)”為單位.“大數(shù)據(jù)”之“大”，并不僅僅在于“容量之大”，更大的意義在于：通過對海量數(shù)據(jù)的交換，整合和分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，創(chuàng)造新的價值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發(fā)展”［2］.

2　大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的必要性

2.1生存所需

徐子沛在其著作《大數(shù)據(jù)》中談到：“在以后大數(shù)據(jù)社會發(fā)展中，會有很多名校推出在線免費課程，這種在線教育（可以有效地進(jìn)行情景互動）使中國教育將面臨著一場革命.受沖擊最大的是高等院校.未來幸存的大部分高等院校，將成為新知識的生產(chǎn)中心，而不是舊知識的傳播中心.還有一小部分，可能要借助良好的管理和其他增值服務(wù)來吸引學(xué)生.”

因此，為了以后在大數(shù)據(jù)社會中，高校的生存，在現(xiàn)有的條件下，現(xiàn)在就開始精細(xì)化管理和為學(xué)生做好服務(wù)，勢在必行.高校檔案工作，主要是一項重要的服務(wù)基礎(chǔ)工作，特別是怎么圍繞學(xué)生做好檔案查詢利用工作，這都關(guān)乎一個學(xué)校的優(yōu)質(zhì)管理和特色服務(wù)，關(guān)乎于招生，關(guān)乎于生存的問題.

2.2服務(wù)低效

長期以來，許多區(qū)域性高校，由于管理觀念傳統(tǒng)陳舊、資金短缺、技術(shù)設(shè)備落后，人才不足，造成高校檔案服務(wù)工作被動、效能低下、越來越邊緣化.

首先是檔案信息資源管理觀念陳舊.很多區(qū)域性高校不夠重視檔案工作，從機(jī)構(gòu)設(shè)置，資金來源，人員配備等方面都不能滿足檔案工作高效服務(wù)的需要.各個區(qū)域性高校的檔案室或檔案館不能更好地行使其管理職能，也就更不能有效地開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)了，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)今大數(shù)據(jù)社會的發(fā)展需要.

其次我國區(qū)域性高校檔案資源收集不夠及時全面.因為在很多高校里，很多基礎(chǔ)檔案都是期末或年尾才催交，而且很多核心檔案如人事檔案、科研檔案、教務(wù)檔案等長期分散保管在各個職能部門，并沒有及時上交至檔案室或檔案館，這樣檔案信息資源很難能做到實時收集和全面收集.更不用說特色收藏了，如學(xué)校知名校友檔案、地方特色文化發(fā)展等特色檔案信息資源的收集了.如此直接造成檔案信息資源挖掘的基礎(chǔ)不足，不利于全面系統(tǒng)地分析檔案資源數(shù)據(jù)，不利于檔案信息資源的整合與開發(fā).

再就是區(qū)域性高校檔案信息資源開發(fā)利用程度低.很多學(xué)校檔案資源的利用還停留在手工查閱階段，效率低，工作很被動，更不用談創(chuàng)造性了.還有一些學(xué)校實現(xiàn)了檔案目錄數(shù)據(jù)化，但是具體文稿內(nèi)容及大量的圖片、視頻、實物檔案等還沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理.檔案信息資源利用在高效為師生服務(wù)方面、促進(jìn)校園文化建設(shè)，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)等方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠.大數(shù)據(jù)社會中，檔案信息資源是信息礦藏，這種資源需經(jīng)過充分挖掘才能更加充分展現(xiàn)其價值.

2.3信息孤島

首先，就區(qū)域性高校學(xué)校內(nèi)部收集數(shù)據(jù)而言，各個職能部門都有著各自獨立的軟件管理系統(tǒng)，人事有人事管理系統(tǒng)、資產(chǎn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)有財務(wù)管理系統(tǒng)、科研有科研管理系統(tǒng)等等，而檔案室或檔案館，并沒有及時地全面地收集這些信息孤島上的數(shù)據(jù).這與技術(shù)有關(guān)，更與管理觀念有關(guān).在大數(shù)據(jù)時代的浪潮下，區(qū)域性高校檔案室或檔案館怎么把這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)全面無縫對接，全面收集并統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)有效挖掘和利用，這是一個迫在眉睫的問題.

其次，在當(dāng)今社會，國家推行大檔案管理，這樣有利于檔案數(shù)據(jù)的收集保存利用.但是，在區(qū)域性高校，大檔案管理工作很不樂觀.很多學(xué)校都是各自為政，各自用著不同的檔案管理軟件，各高校之間也沒有實現(xiàn)檔案信息共享，更沒有和省市及國家檔案局實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，非常不利于大數(shù)據(jù)社會中數(shù)據(jù)的全面采集和共享.2008年教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案.隨著大數(shù)據(jù)社會的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)、智力與管理因素對經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展貢獻(xiàn)率的持續(xù)提升，反映高校辦學(xué)過程的管理檔案以及高等教育所形成的科技與智力成果的社會價值不斷提升，社會對高校檔案的需求程度將不斷提升，對高校而言，盡可能充分地開放共享高校檔案，實現(xiàn)大檔案管理，提供高校檔案的利用效益，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，為高校獨立運營，實現(xiàn)辦學(xué)的社會化與國際化營造良好的條件［3］.

3　大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的途徑方法

3.1檔案數(shù)據(jù)化

檔案數(shù)據(jù)化，就是運用現(xiàn)代科技技術(shù)，把已有的各種類型檔案資源數(shù)據(jù)化.檔案數(shù)字化實體檔案在高校檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)中是一項最基本的工作，也是最重要的工作，沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做支撐，大數(shù)據(jù)建設(shè)更無從談起.區(qū)域性高校檔案資源館藏主要是紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、縮微膠片、光盤等有形的實體檔案，近幾年由于校園信息化化建設(shè)和無紙化辦公，電子檔案也逐步增多，只是數(shù)據(jù)收集管理應(yīng)用還不夠科學(xué)規(guī)范.當(dāng)前，各區(qū)域性高校對實體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要分為兩大部分，一是對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化，在初期，主要實現(xiàn)對案卷標(biāo)題或文件標(biāo)題的最基本的檢索功能.而后進(jìn)入數(shù)字檔案館建設(shè)階段，逐步達(dá)到對檔案信息進(jìn)行全文檢索的水平.二是對各類聲像載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，利用掃描儀對照片檔案按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，對錄音、錄像等多媒體檔案也進(jìn)行數(shù)字化的加工，將其轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可以識別存儲的格式.由于各高校實體檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜，對其進(jìn)行數(shù)字化處理需要大量的人力，物力和財力的投入.但就各高校檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)度來看，多數(shù)的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的.如果從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，這不僅會影響到檔案工作的深入發(fā)展，更關(guān)乎學(xué)校整體未來的發(fā)展.因而，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對檔案數(shù)字化乃至整個檔案工作的重視，加大對其投入，使檔案工作跟上時代發(fā)展的潮流.

3.2大檔案管理

實行大檔案管理，就是要注重檔案數(shù)據(jù)收集管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，注重數(shù)據(jù)資源的共享.

首先從學(xué)校內(nèi)部出發(fā)，就是要整合各個職能部門的軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，及時全面地收集數(shù)據(jù)，避免信息孤島.如今高校檔案幾大重要部分，教職工人事檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、干部檔案、基建檔案、文書檔案、教務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案等都是各自一套軟件系統(tǒng)，學(xué)校各部門軟件數(shù)據(jù)庫信息都是學(xué)校各部門工作的歷史記錄，管理好這一部分檔案信息的關(guān)鍵就在于數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫的無縫對接，實行大檔案管理.如何建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如何整合，如何高效利用這些數(shù)據(jù)，為師生服務(wù)，簡化辦事流程，提高服務(wù)水平，這是以后區(qū)域性高校大檔案管理重要部分.同時，還可以與校園信息化建設(shè)項目緊密聯(lián)系合作，隨時獲取檔案數(shù)據(jù)第一信息資源，實行統(tǒng)一管理.

其次從學(xué)校外部出發(fā)，注重與區(qū)域性其他高校檔案數(shù)據(jù)資源的共享，有效分析和利用，促進(jìn)教學(xué)改革，更好地為師生服務(wù)，為地方社會服務(wù).同時注重與省市及國家檔案局的數(shù)據(jù)對接，如在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)管理中，就可以與地方檔案館對接，查檔者在異地檔案館遠(yuǎn)程提出學(xué)籍檔案利用申請時，只要經(jīng)過高校檔案館查驗通過，便可即時獲得學(xué)籍檔案證明材料.更進(jìn)一步地提高學(xué)籍檔案的利用效率［4］.這樣，在國家大檔案的統(tǒng)一管理下，及時有效地共享高校的各種檔案信息數(shù)據(jù)，為整個國家高等教育事業(yè)的發(fā)展，提供第一手效檔案數(shù)據(jù)資源，也為地方、國家的大數(shù)據(jù)發(fā)展共享有效數(shù)據(jù)資源.

3.3個性化服務(wù)

首先建設(shè)個性化高校檔案信息網(wǎng)站

建設(shè)好區(qū)域性高校檔案信息網(wǎng)站，是做好高校檔案工作服務(wù)的最基本形式.但是在許多地方院校，都還沒有建起檔案信息網(wǎng)站，查閱方式也主要是手工查閱，效率低，工作很被動.館藏很多有價值的信息資源，沒有編研、開發(fā)、宣傳.更不用說為查閱者提供基礎(chǔ)檔案數(shù)字化多功能檢索服務(wù).因而做好檔案服務(wù)工作第一步，就是把高校檔案信息網(wǎng)站建起來，一來方便查閱者自助檢索查詢檔案資料，大大提高服務(wù)效率；二來可以宣傳檔案的重要性，讓師生更多地了解檔案方面的知識，提高檔案于師生的影響力；三來可以規(guī)范簡化檔案查借閱辦事流程，把平時的辦事流程一一掛在網(wǎng)上予以公布，這樣大大方便了外地師生查閱檔案，省去許多路途奔波.至于個性化檔案網(wǎng)站建設(shè)，美國高校就做得很好，美國高校檔案網(wǎng)站除了針對日常用戶，包括在校學(xué)生、教師、管理人員、公眾開展工作，還特別注重校友的信息利用需求，每個學(xué)校檔案網(wǎng)站都開辟了校友利用專欄，為校友提供專門的檔案信息服務(wù).這都是我國高校檔案信息網(wǎng)站個性化建設(shè)需要借鑒和學(xué)習(xí)的.

其次利用微博、微信等新興網(wǎng)絡(luò)平臺搭建個性化服務(wù)模式

新興網(wǎng)絡(luò)平臺微博、微信在高校檔案館藏中心模式向服務(wù)模式轉(zhuǎn)變中，不斷提高檔案服務(wù)與用戶需求之間的匹配程度占有明顯優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)難以達(dá)到的快捷高效效果.高校檔案部門要充分利用微博、微信等新興網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢來大力加強(qiáng)檔案宣傳、利用工作.利用微博、微信發(fā)布最新檔案動態(tài)、檔案知識，以及一些基礎(chǔ)檔案信息查詢，比如個人學(xué)籍檔案查詢等.讓檔案信息服務(wù)可以隨時隨地，更方便，更快捷.同時，還可以利用微博，微信加強(qiáng)與借閱者互動交流，了解用戶于檔案信息的需求點，讓高校檔案服務(wù)工作重點能更好更快地做出相應(yīng)調(diào)整.有了微博、微信與其他服務(wù)形式地有效結(jié)合，高校檔案服務(wù)工作才能更好地服務(wù)于師生，服務(wù)于大眾，從而體現(xiàn)出自身價值.

再就是建立特色專題數(shù)據(jù)庫

目前，區(qū)域性高校檔案數(shù)據(jù)庫主要有兩種數(shù)據(jù)庫模式：“一種是以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫.主要目的是保護(hù)珍貴的紙質(zhì)歷史檔案，提供全部的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化檢索工具，為歷史檔案提供多功能的檢索服務(wù).另一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，旨在建立電子文件和數(shù)字檔案文獻(xiàn)的自動化管理集成信息系統(tǒng).既接收保管和提供數(shù)字檔案資源利用，又為各類電子檔案的真實性，完整性和長期可讀性提供保證.”［5］而專題數(shù)據(jù)庫是在目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫加工提煉后所形成某一方面用途的數(shù)據(jù)庫.如提煉關(guān)鍵詞“家庭背景，畢業(yè)去向”等情況形成的數(shù)據(jù)庫，就為學(xué)校的招生，專業(yè)設(shè)置，就業(yè)指導(dǎo)提供幫助.而人事、基建、財務(wù)等形成的專題數(shù)據(jù)庫，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校這幾方面重大事務(wù)的決策上就有著極為重要的價值和意義.再如針對學(xué)?？蒲蟹矫?，學(xué)?？梢酝ㄟ^對科研人員隊伍的統(tǒng)計，科研項目的匯總以及科研成果的統(tǒng)計，對所得數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘，為學(xué)校日后師資力量的分配，科研基金獎勵的設(shè)置提供依據(jù).同時，這些數(shù)據(jù)還可以側(cè)面反映出學(xué)校在科研領(lǐng)域的優(yōu)劣勢之所在，而后進(jìn)一步加大對其強(qiáng)項的投入，助于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展［6］.總之，建立特色專題數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)背景下，區(qū)域性高校檔案工作個性化服務(wù)必不可少的組成部分.

4　結(jié)束語

大數(shù)據(jù)社會中，數(shù)據(jù)是對客觀世界的記錄，社會正由信息社會、知識社會邁入智能社會，在數(shù)據(jù)的共享和開放下，信息安全和個人隱私保護(hù)也顯得尤為重要.在區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)和利用中，也要特別注意，保密數(shù)據(jù)信息和個人隱私數(shù)據(jù)的安全，這樣區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)和利用才能有的放矢，效益最好！

〔1〕維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶.大數(shù)據(jù)時代［M］.浙江：浙江人民教育出版社，2013.29.

〔2〕徐子沛.大數(shù)據(jù)［M］.廣西：廣西師范大學(xué)出版社，2015.

〔3〕倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究［J］.檔案學(xué)通訊，2011（5）：93.

〔4〕陳建平.高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實踐與策略研究［J］.檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015. 301.

〔5〕徐欣.整合高校檔案資源實行（大檔案）管理研究［J］.檔案學(xué)研究，2008（5）：30-31.

〔6〕吳放，馮銳.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的新思考［J］.蘭臺世界，2015（10）：28.

G270.7

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1673-260X（2016）04-0099-03

2015-10-28