■/王　巖

糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)淺析

■/王巖

存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，糧食存貨活動通常貫穿于企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)與經(jīng)營活動過程，健全存貨內(nèi)部控制制度，不僅能夠降低舞弊行為的可能性，避免存貨業(yè)務(wù)記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)幫助企業(yè)降低存貨管理成本，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)既定的生產(chǎn)與經(jīng)營目標(biāo)。

糧油倉儲企業(yè)存貨內(nèi)部控制

一、糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)控的現(xiàn)狀及問題

（一）收購入庫業(yè)務(wù)控制程序不完善

入庫檢斤程序執(zhí)行不嚴(yán)格，入庫檢斤一般由司磅員一人負(fù)責(zé)，缺乏必要的監(jiān)督；抽樣程序不規(guī)范，糧食屬于大宗商品，入庫前存在扦樣人員執(zhí)行扦樣程序不嚴(yán)，扦樣點(diǎn)及扦樣分層不合規(guī)，導(dǎo)致樣品不具代表性，檢化驗(yàn)的等級結(jié)果與糧食實(shí)際品質(zhì)不一致；檢驗(yàn)手段落后，糧食品質(zhì)檢驗(yàn)的主要指標(biāo)有容重、水分、雜質(zhì)、不完善粒、生霉率等，從檢驗(yàn)手段上看，只有容重和水分是儀器自動檢測的，其余三個(gè)指標(biāo)均靠人工分揀后稱重計(jì)算。人工檢化驗(yàn)方式，誤差相對較大，存在人為操作的可能性；入庫數(shù)量缺少二次確認(rèn)，保管員審核每日計(jì)量檢驗(yàn)部門出具的卸車磅單、化驗(yàn)單、理貨員出具的調(diào)入原始記錄簿內(nèi)容，入倉結(jié)束后，統(tǒng)計(jì)員、保管員、會計(jì)員核對糧食數(shù)量，以核對一致后的數(shù)據(jù)確定最終入庫數(shù)量，缺少對實(shí)際庫存數(shù)量與賬面數(shù)量的二次確認(rèn)。

（二）倉儲管理監(jiān)督控制不到位

糧食儲備企業(yè)存貨倉儲管理所存在問題主要存在于監(jiān)督活動中，具體如下：

外租及代儲庫點(diǎn)選擇不嚴(yán)謹(jǐn)。部分糧食儲備企業(yè)對選點(diǎn)事宜未履行集體決策制度，上級單位對外租庫點(diǎn)審核不嚴(yán)，未建立外租及代儲庫點(diǎn)黑名單制度及備選庫點(diǎn)公示制度，導(dǎo)致選點(diǎn)過程中出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象頻發(fā)。外租和代儲庫點(diǎn)選擇不規(guī)范為儲糧安全埋下安全隱患。

存貨盤點(diǎn)制度不健全。多數(shù)糧食儲備企業(yè)未建立多部門參與的存貨盤點(diǎn)小組，僅在年末由財(cái)務(wù)人員及倉儲人員對存貨數(shù)量進(jìn)行抽盤，只重視財(cái)務(wù)方面的盤點(diǎn)、缺乏對糧油存貨品種的合理分析與評測，可能造成品質(zhì)已嚴(yán)重下降的糧油存貨價(jià)值被高估現(xiàn)象，這就會導(dǎo)致企業(yè)所采集的財(cái)務(wù)信息問題失真的問題。

（三）銷售出庫環(huán)節(jié)審批控制不嚴(yán)

出庫通知單未經(jīng)有效審批，導(dǎo)致糧油擅自動用。對于依據(jù)政策文件的糧油出庫，存在出庫業(yè)務(wù)缺少政策性出庫計(jì)劃，出庫時(shí)間早于計(jì)劃下達(dá)時(shí)間的問題。

未按照出庫通知單出庫，由于出庫檢斤程序執(zhí)行不嚴(yán)，檢斤缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，部分企業(yè)以手工方式開具檢斤單，導(dǎo)致實(shí)際出庫數(shù)量大于出庫通知單數(shù)量的問題。質(zhì)量檢驗(yàn)員未對出倉糧食進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告存檔備查，填寫出庫登記檢質(zhì)檢斤單。

（四）存貨損耗過程記錄及審批程序缺失

糧油存貨計(jì)量不規(guī)范。糧油存貨具有非標(biāo)準(zhǔn)化特征，從農(nóng)戶收購的每一車糧食的水分、雜質(zhì)、容重、不完善粒、生霉粒等指標(biāo)值都不一樣，在執(zhí)行發(fā)改委、糧食局、財(cái)政部和國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局《關(guān)于執(zhí)行糧油質(zhì)量國家標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)問題的規(guī)定》進(jìn)行扣水扣量時(shí)。由于核算細(xì)則缺失，財(cái)務(wù)及統(tǒng)計(jì)均未對扣水、扣量及整理業(yè)務(wù)形成統(tǒng)一的賬務(wù)處理，導(dǎo)致實(shí)際過磅數(shù)量，扣水扣雜數(shù)量，整理篩下物數(shù)量，賬面確認(rèn)數(shù)量等數(shù)據(jù)沒有規(guī)范的記錄，有的企業(yè)直接以過磅數(shù)量為賬面確認(rèn)的收購數(shù)量，導(dǎo)致糧油入庫數(shù)量按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)折算后不足。在出庫過程中，沒有按照國家統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行增扣量，導(dǎo)致?lián)p耗過大。

糧油存貨報(bào)損程序不嚴(yán)密。目前糧食儲備企業(yè)，沒有對存貨損耗處理的程序建立嚴(yán)格的制度規(guī)范，也未通過完善的決策制度和嚴(yán)格的審批制度對內(nèi)部管理問題進(jìn)行有效控制，導(dǎo)致相關(guān)問題的草率處理，從而導(dǎo)致企業(yè)利益受損。

糧油存貨責(zé)任追究機(jī)制不健全，目前企業(yè)將糧油實(shí)際出庫數(shù)量與賬面數(shù)量的差額，全部認(rèn)定為損耗，有企業(yè)直接承擔(dān)。沒有準(zhǔn)確計(jì)區(qū)分損耗產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，認(rèn)定損耗產(chǎn)生的原因，沒有區(qū)分正常損耗及超額損耗，并對超額損耗追究有關(guān)人員責(zé)任。

二、存貨內(nèi)部控制制度改進(jìn)目標(biāo)及原則

（一）存貨內(nèi)部控制改進(jìn)目標(biāo)

（1）服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略。存貨是糧食儲備企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)宗旨的基礎(chǔ)，通過改進(jìn)內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化糧食儲備企業(yè)對糧油存貨的管控力，降低存貨毀損滅失、短缺變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)，降低購、銷、調(diào)、運(yùn)、存等各個(gè)環(huán)節(jié)的商品損耗，提高存貨流轉(zhuǎn)及創(chuàng)效能力，提升糧油倉儲物流方面的核心競爭力，服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略。

（2）降低存貨風(fēng)險(xiǎn)。通過優(yōu)化存貨內(nèi)部控制：一是降低存貨經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。降低出現(xiàn)保管不善發(fā)生被盜、毀損、事故等，造成存貨資產(chǎn)流失。二是降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，減少由于財(cái)務(wù)賬目記錄錯(cuò)誤，造成存貨數(shù)據(jù)失真、管理失控的風(fēng)險(xiǎn)；避免存貨計(jì)價(jià)計(jì)量錯(cuò)誤，導(dǎo)致成本不準(zhǔn)、效益不實(shí)，賬、實(shí)不符給企業(yè)帶來潛虧（盈）。

（3）優(yōu)化信息溝通。優(yōu)化現(xiàn)有信息溝通模式，使存貨相關(guān)的內(nèi)部信息及時(shí)、通暢進(jìn)行傳遞；避免溝通的方式不恰當(dāng)、內(nèi)容不完整或?qū)ν鉁贤ú患皶r(shí)的情況發(fā)生，提高信息傳遞效率，為各級管理層決策提供有力的信息支持。

（4）降低保管成本。通過有效的內(nèi)部控制，強(qiáng)化員工責(zé)任心，提高人員整體素質(zhì)，強(qiáng)化制度執(zhí)行，優(yōu)化糧食出入庫、儲存環(huán)節(jié)流程，準(zhǔn)確計(jì)量核算糧油數(shù)量，在保證糧食安全的前提下，減少糧食損耗和搬倒的費(fèi)用增加；必須通風(fēng)時(shí)，要根據(jù)具體情況，制定通風(fēng)方案，嚴(yán)格按照通風(fēng)操作規(guī)程執(zhí)行，降低糧油損耗，降低糧油存貨保管成本。

（二）存貨內(nèi)部控制改進(jìn)原則

對糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)部控制的改進(jìn)主要遵循以下原則：

（1）合法性原則。糧食行業(yè)，一方面涉及保護(hù)農(nóng)民利益，一方面涉及國計(jì)民生，國家每年都會針對糧油購銷行為出臺不同的政策，糧食企業(yè)必須在符合糧油收購政策及國家有關(guān)法律法規(guī)的前提下開展業(yè)務(wù)。

（2）有效性原則。在修訂了內(nèi)部控制管理制度之后，應(yīng)注重對全體員工行為的引導(dǎo)，促使其自覺維護(hù)與遵守該項(xiàng)制度，從而有效發(fā)揮內(nèi)控管理制度的作用。此外，企業(yè)管理者還需要實(shí)時(shí)監(jiān)控內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，則需要采取措施加以解決。

（3）成本效益原則。在建立了有效的內(nèi)部控制管理制度之后，應(yīng)當(dāng)將其落到實(shí)處，對成本進(jìn)行有效權(quán)衡，在確保內(nèi)部控制管理制度作用得到充分發(fā)揮的情況下，盡可能地降低控制管理工作過程所耗費(fèi)的資金成本。

三、存貨管理內(nèi)部控制改進(jìn)建議

（一）存貨收購入庫環(huán)節(jié)改進(jìn)

（1）規(guī)范存貨入庫檢斤程序。糧油存貨進(jìn)入庫區(qū)大門后，檢斤環(huán)節(jié)必須全部通過業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動檢斤，自動生成檢斤單據(jù)，杜絕司磅員員手工開票，嚴(yán)禁手動修改檢斤數(shù)據(jù)。同時(shí)檢斤環(huán)節(jié)加裝圖像采集設(shè)備，同時(shí)抓拍每一車入庫糧油的檢斤環(huán)節(jié)的圖像檔案，作為付款依據(jù)并存檔。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行糧油存貨抽樣及檢驗(yàn)程序。入庫糧油的扦樣工作應(yīng)由倉儲人員與質(zhì)檢部門人員共同組成，確保扦樣工作的內(nèi)部控制，避免扦樣點(diǎn)位及深度不規(guī)范，樣品代表性不足。同時(shí)應(yīng)盡量采取具備自動檢化驗(yàn)功能的機(jī)器設(shè)備，減少檢化驗(yàn)環(huán)節(jié)手工操作可能帶來的誤差及舞弊的可能性。提高糧油質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果精確度，確保糧油數(shù)量的計(jì)量相對準(zhǔn)確。

（3）嚴(yán)格入庫數(shù)量的確認(rèn)。統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、倉儲部門要根據(jù)入庫單及時(shí)準(zhǔn)確的處理賬務(wù)，并定期進(jìn)行核對，對入庫前整理導(dǎo)致的數(shù)量減少要如實(shí)處理賬務(wù)，確保賬實(shí)相符。一倉或者一批次糧食入庫結(jié)算后，統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、倉儲、質(zhì)檢等部門要對糧油存貨的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行二次確認(rèn)，出現(xiàn)因水分、雜質(zhì)等原因?qū)е聰?shù)量不實(shí)的，盈余的要及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，數(shù)量不足的要予以補(bǔ)足。

（二）存貨倉儲管理環(huán)節(jié)改進(jìn)

（1）強(qiáng)化安全管理。嚴(yán)格執(zhí)行《安全生產(chǎn)管理暫行辦法》及《糧油儲存技術(shù)規(guī)范》的要求，確保糧油存貨儲存地點(diǎn)符合安全規(guī)范，不管是在糧油儲存區(qū)內(nèi)組織開展各項(xiàng)活動，還是存放相關(guān)物品，都不得污染糧油或者威脅糧油的儲存安全。強(qiáng)化責(zé)任追究，出現(xiàn)糧油儲存事故，需要依法給予相應(yīng)的處罰。

（2）完善外租庫選點(diǎn)制度。目前的外租庫點(diǎn)及代儲點(diǎn)的選擇主要采取企業(yè)內(nèi)部決策加上級單位審批（或備案）的方式，建議在確定需求后，采取公開招標(biāo)的形式選擇外租或代儲庫點(diǎn)。同時(shí)建立黑名單制度，將信用低、倉儲條件差、出現(xiàn)過安全事故的企業(yè)納入黑名單，嚴(yán)禁進(jìn)入租庫及代儲范圍。

（3）落實(shí)巡查和盤點(diǎn)制度。落實(shí)盤點(diǎn)制度，盤點(diǎn)小組由倉儲、購銷、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門組成盤點(diǎn)組，每月對租倉及代儲庫點(diǎn)糧油存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，每季度要對所有糧油存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn)，對數(shù)量、質(zhì)量、糧情、安全等各項(xiàng)存貨情況進(jìn)行認(rèn)定，并形成盤點(diǎn)記錄及盤點(diǎn)報(bào)告。健全巡查制度，在嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部巡查的同時(shí)，要建立上級單位不定期巡查制度，不對下通知具體時(shí)間、地點(diǎn)及貨位，采取突擊檢查的方式開展糧油巡查。

（三）存貨銷售出庫環(huán)節(jié)改進(jìn)

（1）改進(jìn)存貨出庫的管理與審批制度。實(shí)行不相容職務(wù)分離制度，明確糧油存貨出庫管理人員以及審批人員的職責(zé)。在手續(xù)符合相關(guān)政策文件要求的情況下，才能允許存貨出庫。銷售出庫當(dāng)由購銷以及財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合審批，倉儲管理人員應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對出庫單的審核，檢查糧食質(zhì)量，以簽字形式進(jìn)行確認(rèn)。

（2）嚴(yán)格實(shí)物出庫控制，改進(jìn)出庫檢斤程序，避免人為更改檢斤數(shù)據(jù)，采取業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動檢斤并產(chǎn)生數(shù)據(jù)的方式，加強(qiáng)實(shí)物出庫監(jiān)督。

（3）出庫數(shù)量確認(rèn)，一筆合同結(jié)束后，應(yīng)與購買方簽訂結(jié)算協(xié)議，對糧油發(fā)出數(shù)量，合同確定的價(jià)格，費(fèi)用、損耗承擔(dān)等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，保證銷售出庫的存貨得到準(zhǔn)確計(jì)量。

（四）降低存貨損耗管理改進(jìn)

（1）建立規(guī)范的糧油存貨計(jì)量制度。企業(yè)財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確記錄和核算糧食在收購過程中過磅數(shù)量、扣水扣雜量、折算后的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量，以及實(shí)際水分、雜質(zhì)率等；如果進(jìn)行烘干和整理的，要記錄烘干的水分減量以及整理篩下物的數(shù)量；糧油出庫時(shí)，按檢化驗(yàn)的水分、雜質(zhì)指標(biāo)，和實(shí)際過磅數(shù)量折算為標(biāo)準(zhǔn)出庫數(shù)量。這樣就可以準(zhǔn)確的區(qū)分糧油損耗的原因，判定責(zé)任，避免入庫前應(yīng)計(jì)入成本的損耗順延到保管環(huán)節(jié)，保管環(huán)節(jié)損耗無法合理計(jì)量，從而形成大額損耗無法追責(zé)的問題。

（2）實(shí)行嚴(yán)密的糧油存貨報(bào)損程序。建立糧油存貨報(bào)損程序，糧油存貨損耗處理必須提供上述的分環(huán)節(jié)計(jì)量數(shù)據(jù)，區(qū)分是符合糧油儲存規(guī)范的正常損耗還是超額損耗。如果出現(xiàn)超額損耗，必須提出責(zé)任追究的具體措施，企業(yè)履行內(nèi)部決策后，上報(bào)上級部門審批，審批通過后，方可處理損耗。

［1］樊行健，肖光紅.關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制本質(zhì)與概念的理論反思〔J〕.會計(jì)研究，2014（02）.

［2］楊羽宇.我國糧食儲備管理制度建設(shè)研究〔D〕.成都：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2014.

◇作者信息：中國儲備糧管理總公司蘭州分公司

◇責(zé)任編輯：張力恒

◇責(zé)任校對：張力恒

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1004-6070（2016）09-0068-03