王勇

摘要：現代企業(yè)運營的核心業(yè)務是采購與銷售，這兩個業(yè)務的水平直接影響到了企業(yè)的盈利水平，為了提升這兩類業(yè)務的水平很多企業(yè)采用了ERP信息系統(tǒng)，對現代企業(yè)的采購與付款的內部控制產生了較大的影響。本文從傳統(tǒng)采購與付款內部控制的弊端出發(fā)，分析了在ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制中的優(yōu)勢，并對ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制進行了設計，目的在于提升企業(yè)采購與付款的內部控制水平。

關鍵詞：ERP 采購 付款 內部控制

一、傳統(tǒng)采購與付款內部控制的弊端

現代企業(yè)在傳統(tǒng)采購與付款內部控制的過程中存在著一些弊端，主要體現在以下幾個方面。

首先，采購過程標準化、透明化較差。在傳統(tǒng)采購和付款過程中由于采用的是手工的方法，這就加大了查詢、追溯單據的難度，采購信息的透明度較差，采購過程和采購數據無法實時統(tǒng)計，采購人員和企業(yè)管理層無法充分利用歷史數據。雖然可以通過制定相關制度來約束員工行為，但是在執(zhí)行的過程中受個人的影響較大，業(yè)務執(zhí)行過程無法標準化，業(yè)績考核工作無法量化。

其次，控制效率不高。現代企業(yè)面臨的經濟環(huán)境越來越復雜、經營業(yè)務越來越寬，處理信息的內容也越來越多，在傳統(tǒng)的方法下對相互核對、相互牽制、歷史對比等重要控制手段需通過手工來完成，這樣不僅需要大量的人力和物力，還存在著效率低、準確度差、速度慢等問題。

再次，控制制度無法有效執(zhí)行。傳統(tǒng)企業(yè)環(huán)境下，無論制度制定還是執(zhí)行都受人為的主觀因素影響比較大。一方面由于企業(yè)員工素質和職業(yè)素養(yǎng)的不同，在采購與付款的內部控制中難免發(fā)生疏漏；另一方面在我國存在著人情的文化傳統(tǒng)，因此在采購與付款的內部控制中就會受到一些人情觀的影響，導致控制手段無法有效落實。

二、ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制中的優(yōu)勢

從上文中可以看出在傳統(tǒng)方法下采購與付款內部控制的過程還存在著一些弊端，因此現代企業(yè)積極的引入了ERP系統(tǒng)，在一定程度上彌補了傳統(tǒng)方法的弊端，在ERP環(huán)境下有以下幾點優(yōu)勢。

首先，業(yè)務流程可以得到規(guī)范化的管理。企業(yè)可以運用信息化手段將內控理念、內部控制制度規(guī)范、流程、措施固化到信息系統(tǒng)中，將信息系統(tǒng)提升為一個集成了企業(yè)內控需求的信息化管理平臺。在ERP系統(tǒng)中可以固化各種業(yè)務流程，可以將采購與付款的業(yè)務流程進行重新設計后配置到ERP系統(tǒng)中，使管理更規(guī)范，內部控制系統(tǒng)化，全面提高企業(yè)管理水平。

其次，提高了控制的效率。在傳統(tǒng)的方法下，企業(yè)之間的信息溝通不是很通暢，時常會出現信息孤島的問題發(fā)生，多個部門存儲了不同的大量數據，這就會導致大量的數據失真或者不準確。企業(yè)通過ERP信息系統(tǒng)就可以將大量的信息存儲到一個數據庫當中，可以將企業(yè)業(yè)務流轉過程中所需要的信息進行一次性的錄入，避免了出現手工錄入的重復性，有效地降低了數據的不一致性。

再次，通過自動控制替代人工控制，確保控制制度有效執(zhí)行。通過ERP信息系統(tǒng)可以將業(yè)務流程固化，可以避免一些人為因素的影響，ERP信息系統(tǒng)可以將企業(yè)的全部資源和業(yè)務進行整合，在系統(tǒng)中可以將企業(yè)每位員工所要承擔的責任予以明確，對于業(yè)務的控制手段通過流程審批和系統(tǒng)內部業(yè)務控制邏輯的設計，將控制制度和手段嵌入到系統(tǒng)中，用自動控制替代人工控制，這樣就可以提升流程效率，盡可能避免內部控制執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差，提高內部控制的水平。

三、ERP環(huán)境下采購與付款的內部控制設計

現代企業(yè)要在ERP環(huán)境下對采購與付款的內部控制進行科學合理的設計，可以按照以下步驟來設計。

（一）采購申請

在ERP系統(tǒng)中可以啟用預算控制，對于預算外或超預算的采購項目需先通過預算調整審批程序以后才能辦理采購申請。在準確錄入各種主數據之后，ERP系統(tǒng)中可以通過分解銷售計劃到生產計劃再到需求計劃，然后根據生產排程、物料主數據、庫存數據及采購政策等數據在執(zhí)行MRP運算以后可自動生成采購需求建議，由于歷史數據和主數據可能不完善或不準確，并且MRP運算邏輯固有的缺陷，MRP運算生成的采購需求不能直接作為采購申請，需要計劃人員結合實際情況進行調整。在ERP系統(tǒng)中需要針對不同業(yè)務的采購申請配置不同控制點和審批程序。對于重大長期投資或改造項目的采購申請需進行必要性、經濟性、合規(guī)性等方面的分析，日常生產用物料采購及其他行政物資、服務等采購，一般設立歸口管理部門，由歸口管理部門統(tǒng)一進行請購，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。

（二）選擇供應商

通常情況下企業(yè)可以選擇的供應商有很多，在這個環(huán)節(jié)中會出現徇私舞弊的行為，因此企業(yè)應建立供應商定期評審制度，除了初次合作需執(zhí)行嚴格的合格供應商評審程序外，還需要定期對供應商資質及表現情況進行評審并更新供應商等級，在ERP系統(tǒng)中需嚴格控制對供應商主數據的修改。企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)中業(yè)務數據及時的統(tǒng)計供應商的交貨、質量等情況并自動更新供應商資質，這樣可以及時了解供應商的信譽情況，避免業(yè)務風險。同時可以通過ERP信息系統(tǒng)對供應商采取智能的選擇方式，這可以在一定程度上減少腐敗行為的發(fā)生。

（三）合同訂單的下達

企業(yè)應建立健全采購內控標準管理、采購流程管理、合同簽訂管理、供應商表現評價等內控制度、流程，參與采購人員需按照規(guī)定的制度、流程進行采購。相應的采購過程的控制標準和審批策略可以全部配置到ERP系統(tǒng)和業(yè)務審批系統(tǒng)中，由系統(tǒng)的自動控制代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工控制，并由系統(tǒng)記錄采購活動中的全部過程文件，對采購活動實施全方位全過程的風險管理。同時要求所有的審批只能在授權范圍內執(zhí)行，合同簽訂金額不得大于已審批的可用的采購申請金額，只有通過最終審批的采購訂單才能生效，才能進行后續(xù)的訂單驗收等工作。

（四）驗收入庫

在采購業(yè)務過程中驗收是主要的控制環(huán)節(jié)，企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)環(huán)境中應該保證訂單所列的內容與實際收到內容一致，在ERP內部可以對驗收入庫的采購單進行自動的檢查，要求驗收的內容與訂單所要求的一致，同時企業(yè)也要注意驗貨員、收貨員以及記賬員的不相容職責的分離，對不同的物料或服務建立其對應的驗收標準，在ERP系統(tǒng)中可以配置為只有經過授權的檢驗人員確認質量滿足要求以后才能夠生成正式的采購入庫單。

（五）發(fā)票校驗控制

當收到發(fā)票的時候企業(yè)的財務部要進行嚴格的核對，企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)中可以將采購的單號輸入系統(tǒng)當中，發(fā)票的金額、數量以及付款條件會在系統(tǒng)建議中自動生成，這個時候就可以檢查采購合同、訂單、驗收單是否與發(fā)票的內容相一致，在金額方面只有當發(fā)票結算的誤差在系統(tǒng)設定的可接受的范圍內，ERP系統(tǒng)才會產生一條發(fā)票記賬記錄，同時在供應商賬戶上創(chuàng)建一條未清項，確認此合同項下的對供應商負債。

（六）付款控制

付款申請單要由請款部門的經辦人填寫，并經授權人審批，最后流程轉財務人員審核通過以后才可以正式提交出納辦理付款手續(xù)。財務人員在付款流程中，需要進行有效的付款審核并檢查業(yè)務流程與公司規(guī)定的符合性，盡量避免可能發(fā)生的風險。在實際付款時，需遵照資金業(yè)務的管理要求，及時有效地辦理付款手續(xù)。付款結束后，需根據業(yè)務特點，定期進行預付款清理，定期進行往來函證工作并及時退貨或質量索賠等后續(xù)工作。

四、總結

綜上所述，全面有效的采購與付款的內部控制需要結合企業(yè)自身業(yè)務特點和管理需求，建立業(yè)務管理制度并設計業(yè)務流程，通過業(yè)務流程的設計，通過多種控制手段如授權控制、審批控制以及預算控制等多種手段，并以ERP系統(tǒng)為工具，對采購與付款業(yè)務的全過程實施有效的控制。同時我們也要認識到ERP信息系統(tǒng)只是一種工具，更重要的是現代企業(yè)管理者要靈活運用ERP信息系統(tǒng)，這樣才能夠將管理與信息技術結合在一起，提高采購與付款的內部控制水平。

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（作者單位：臺山核電合營有限公司）