劉瀟苑

摘要：自ERP系統(tǒng)上線以來，應付暫估款的清理一直是往來賬清理工作的重點和難點。應付暫估款因數(shù)據(jù)量龐大、清理過程復雜、較難篩選未清理數(shù)據(jù)、集采物資跨公司業(yè)務操作難等原因，給清理工作帶來困難。針對工作中的困難，筆者總結了一些主要做法，并提出了評估與改進的方法，僅供參考。

關鍵詞：清理應付暫款；做法；評估與改進方法

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）003-000-01

應付暫估款大額掛賬造成公司資產(chǎn)數(shù)據(jù)不實，影響會計信息質(zhì)量，增加公司經(jīng)營風險。財務人員運用智慧，結合財務專業(yè)知識，利用簡易的計算機編程，創(chuàng)建輔助型清理小軟件，大力簡化清理工作，實現(xiàn)對暫估數(shù)據(jù)的實時管控，有效提高財務數(shù)據(jù)質(zhì)量。

一、主要做法

應付暫估款項清理范圍包括歷年來公司業(yè)務部門收發(fā)貨或服務確認形成的應付暫估物資款、服務款、工程款等往來掛賬。

（一）應付暫估數(shù)據(jù)分析

1.形成原因

物資部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行收發(fā)貨操作或項目單位實施工程服務確認時，供應商未能及時開具發(fā)票，但財務部門按照財務通用制度規(guī)定，在未取得相關發(fā)票時，不能進行會計確認，因此形成過渡性負債科目：應付暫估款。

2.清理思路

從ERP導出應付暫估款明細賬，包含采購憑證編號、憑證日期、入賬金額、摘要、操作員等相關信息。金額負數(shù)主要為應付暫估掛賬；正數(shù)主要為應付暫估清理，正負抵消項為應付暫估已清理數(shù)據(jù)，未抵消項為應付暫估待清理數(shù)據(jù)。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，可以將待清理數(shù)據(jù)通過簡易的軟件進行篩選得出。

財務人員通過簡易的計算機編程知識編制清理小軟件，通過數(shù)據(jù)導入、自動核對已清項、導出未清明細項的方法，準確獲取待清理數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)含有的供應商、采購訂單號、操作人員等信息，及時催促相應供應商開具發(fā)票完成校驗。

（二）清理小軟件的主要做法

1.選擇制作軟件。財務人員借助powerbuilder軟件，利用其便捷的數(shù)據(jù)處理方式，高效識別電子表格能力，完成數(shù)據(jù)篩選。

2.設置的功能鍵。⑴ERP導入功能：將sap應付暫估明細賬導出的電子表格導入到小工具中，所有正數(shù)清理項列入上層，所有負數(shù)掛賬項列入下層。⑵自動核銷功能。將電子表格導入數(shù)據(jù)窗口后，通過程序腳本語言對數(shù)據(jù)進行自動匹配。在數(shù)據(jù)窗口中設置了一個核銷標識的列，0表示未核銷，1表示已核銷。通過按順序?qū)ι戏酱翱诘挠涗浿饤l對下方窗口記錄進行比對，當上下窗口記錄中“采購編號”、“供應商”一致，且“金額”一正一負，可以設置這兩條記錄相互抵消。⑶手工核銷功能。除了采購憑證號、供應商一致，金額一正一負的情況外，還有可能有少量一張訂單對應多張發(fā)票，或者手工錄入的憑證采購憑證號或供應商信息不全的記錄，也是可以核銷的，也就是存在上下窗口多對一，一對多，甚至多對多可以核銷的記錄。為此，軟件設計了手工核銷功能。通過Ctrl+Shift+鼠標單擊，可以手工選擇上下窗口中的任意條記錄，只要金額合計為0，即允許將他們設置成已核銷。通過這種方式實現(xiàn)手工勾對，最終的結果就是待清理的暫估記錄。⑷數(shù)據(jù)導出功能。在導入sap轉(zhuǎn)出的電子表格時，可以取得當前操作的科目代碼和科目名稱，處理后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換輸出到電子表格。⑸重置功能。重置按鈕的意義就是當做完一個科目的勾對后，清零數(shù)據(jù)。 ⑹歷史文件導入功能。當期勾對工作結束后，導出勾對結果，作為下次核銷的基礎數(shù)據(jù)，方便快捷，避免暫估數(shù)據(jù)重復勾對，保證暫估勾對工作可持續(xù)性。⑺手工反核銷功能。在進行核銷時，未防止出現(xiàn)勾對錯誤而不可逆，特別設計了反核銷功能，即在上下窗口中選擇金額合計為0的記錄允許取消這些記錄的已核銷狀態(tài)。

⑻查詢功能。上下兩個窗口中顯示的記錄分為“全部記錄”、“已核銷”、“未核銷”三種狀態(tài)，便于查詢和導出。

二、運用及成效

1.清理數(shù)據(jù)運用。財務人員以軟件清理成果數(shù)據(jù)為支撐，充分分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，優(yōu)化數(shù)據(jù)結構，積極協(xié)調(diào)對口業(yè)務部門，完善數(shù)據(jù)清理，主要的做法為：⑴明職責、理分工。財務部門調(diào)整工作思路，轉(zhuǎn)變觀念，詳細制定應付暫估款清理工作方案，明確工作目標和職責，認真收集清理過程中出現(xiàn)的問題、組織研討應對措施，及時通報清理進度；物資部門及項目部門負責查找、分析應付暫估款長期掛賬原因，擬定清理措施，處理清理結果并提出下一步管控措施。⑵制計劃、強推進。財務部門按照財務集約化工作部署，制定詳細的工作推進計劃，由公司領導組織牽頭、按月召開暫估款清理工作推進會，按部門職責通報清理結果，充分討論和分析長期掛賬原因，及時解決清理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，在總結前期清理的工作上，及時修改工作要求，確保計劃制度的執(zhí)行可持續(xù)性。⑶嚴考核、提管理。以公司考核制度為基礎，編制詳細的考核明細項，按周統(tǒng)計清理結果，對清理情況進行點評，密切關注清理進度緩慢的部門，必要時與相關部門協(xié)談，加強業(yè)務指導，以考核為手段，大力促進暫估款清理。

2.清理數(shù)據(jù)的成效。在公司領導的高度重視和業(yè)務部門的積極配合下，公司上下齊心協(xié)力大力壓降應付暫估款，公司連續(xù)三年的暫估數(shù)據(jù)清理成效顯著，2013-2015年公司賬面暫估掛賬為0。

三、評估與改進

1.評估效益。隨著公司ERP深化運用不斷開展，內(nèi)部通用制度不斷完善，財務核算日趨規(guī)范，為往來賬款的清理提供了有力的保障。再借助財務人員自行研發(fā)的軟件，有效提高了應付暫估款清理效率。

2.存在的問題。⑴工具沒有數(shù)據(jù)庫功能，清理數(shù)據(jù)只能以EXCEL導出方式存儲，存儲方式單一。軟件簡易，當遇到大數(shù)據(jù)時，運行速度稍慢。⑵因業(yè)務范圍廣、內(nèi)容繁雜，與業(yè)務部門協(xié)調(diào)跨度大，造成暫估款清理難度較大。

3.改進方向。⑴認真分析現(xiàn)有成果，努力提升軟件質(zhì)量。進一步探索以OFFICE的ACCESS作為數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，以提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。可以將常用供應商代碼名稱、操作員代碼姓名導入系統(tǒng)使輸出數(shù)據(jù)更直觀、更便于使用。⑵建立定期對接機制。財務部門將現(xiàn)已執(zhí)行的“周通報、月評價”機制常態(tài)化，與物資部門、項目管理部門充分對接，分析應付暫估明細構成和狀態(tài)，根據(jù)明細構成逐項確定清理措施和清理期限，總結清理成效，形成相關制度，將暫估款清理形成良性循環(huán)。⑶健全清查清理機制。協(xié)調(diào)物資部門定期對庫存物資進行清查核對，結合工程項目計劃，優(yōu)先使用庫存物資，逐步消化歷年存貨；協(xié)同建設部、運檢部等項目管理部門定期清理以前年度未完在建、續(xù)建項目，及時辦理轉(zhuǎn)資手續(xù)。

參考文獻：

[1]溫獻珍.淺談暫估應付賬款的會計處理.財會月刊，2006（10）：23.

[2]康晶.淺析應付暫估款存在的風險及對策.中國集體經(jīng)濟，2015（28）：64.