曹玉蘭

檔案作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在高等教育中占據(jù)重要地位。高等學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，將直接影響到政府的信息采用、項(xiàng)目決策、現(xiàn)行文件、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、教育政策等信息參考的力度。如今，在信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展進(jìn)程中，如何應(yīng)對(duì)高等教育的迅速發(fā)展給檔案工作帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，如何處理高校檔案與校園文化建設(shè)二者關(guān)系，以及如何順應(yīng)校園文化由精英文化向大眾文化轉(zhuǎn)變，以便更好地為高等教育和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是高校檔案部門(mén)亟待思考和解決的問(wèn)題。

1 以校園文化建設(shè)為平臺(tái)，充實(shí)館藏資源

校園文化是以大學(xué)生為文化主體，以完善文化設(shè)施、豐富文化活動(dòng)、優(yōu)化校園文化環(huán)境為依托，以塑造校園精神、凈化校園文化意境、培養(yǎng)完善主體人格為目標(biāo)的特殊文化，各類(lèi)檔案原始材料的展示、校史圖片及文字說(shuō)明，是學(xué)校歷史發(fā)展中的一個(gè)真實(shí)記錄，是校園文化的一個(gè)組成部分，與師生們的學(xué)習(xí)、生活息息相關(guān)，具有很強(qiáng)的說(shuō)服力和感染性，往往會(huì)產(chǎn)生不可低估的潛移默化的作用。

1.1 以精神文明創(chuàng)建為契機(jī)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。精神文明是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的根本性標(biāo)志，加強(qiáng)精神文明建設(shè)是深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀的必然要求?？茖W(xué)發(fā)展觀強(qiáng)調(diào)以人為本、全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，要求經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展和人的全面發(fā)展相統(tǒng)一，物質(zhì)文明建設(shè)、政治文明建設(shè)和精神文明建設(shè)相統(tǒng)一。校園是學(xué)校精神、學(xué)術(shù)和文化的載體，是創(chuàng)建文明校園的具體落實(shí)，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，也是和諧校園建設(shè)的重要內(nèi)容。校園文明代表了一所學(xué)校的形象，反映一所學(xué)校的風(fēng)氣，體現(xiàn)一所學(xué)校的辦學(xué)水平，影響著學(xué)校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

檔案材料，是學(xué)校文明創(chuàng)建的重要組成部分。首先，在表現(xiàn)形式上，它是學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中的具體體現(xiàn)，如學(xué)校過(guò)去獲得各類(lèi)獎(jiǎng)項(xiàng)的文件和實(shí)物，二級(jí)學(xué)院檔案材料的整理驗(yàn)收，以及反映學(xué)校精神文明建設(shè)的專(zhuān)題音像資料，等等；在制度建設(shè)方面，高校檔案全面記載了學(xué)校辦學(xué)思想、辦學(xué)理念及校訓(xùn)、校風(fēng)、校歌的形成過(guò)程，它真實(shí)地記錄了學(xué)校辦學(xué)的宗旨、任務(wù)和未來(lái)發(fā)展的方向。其次，在教學(xué)管理中，學(xué)生的各類(lèi)學(xué)籍檔案和教師的業(yè)務(wù)檔案，真實(shí)記錄著師生在校期間立志成才、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)、科學(xué)研究的足跡。高校檔案，是把學(xué)校文明單位創(chuàng)建活動(dòng)與校園文化建設(shè)結(jié)合起來(lái)的一個(gè)紐帶，豐富廣大師生精神文化生活，陶冶情操，愉悅身心，促進(jìn)和諧。以學(xué)術(shù)講座為平臺(tái)，以各類(lèi)活動(dòng)為載體，以學(xué)生參與為動(dòng)力，弘揚(yáng)主流文化，促進(jìn)校園文化建設(shè)內(nèi)涵不斷提升。

1.2 積極參與學(xué)校文化評(píng)估，充實(shí)檔案信息資源。評(píng)估是國(guó)家對(duì)高等教育的教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、文化建設(shè)、藝術(shù)設(shè)計(jì)等各方面進(jìn)行的綜合考評(píng)，是促進(jìn)高校改善校園建設(shè)、師資配備、儀器設(shè)備等教學(xué)條件，提高辦學(xué)水平的重要舉措。具有原始真實(shí)性的檔案材料，是各類(lèi)評(píng)估專(zhuān)家檢查的重要憑證和參考依據(jù)，如高等教育統(tǒng)計(jì)報(bào)表、建筑土地證件、圖書(shū)數(shù)量、規(guī)章制度匯編，等等，從這些支撐材料中，專(zhuān)家可以了解一所高校的辦學(xué)水平及辦學(xué)特色。另外，專(zhuān)家組成員還會(huì)通過(guò)走訪校園、座談、聽(tīng)課、問(wèn)卷等形式，了解校園文化建設(shè)，從學(xué)校的一草一木、一山一石中感受學(xué)校的文化底蘊(yùn)和辦學(xué)特色。

另一方面，高校在迎接各類(lèi)評(píng)估過(guò)程中，形成了很多檔案館以往沒(méi)有收集到的檔案材料，如迎評(píng)方案、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、專(zhuān)家反饋意見(jiàn)、特色專(zhuān)業(yè)材料匯編，等等，這些在學(xué)校發(fā)展史上獨(dú)有的材料歸入檔案館，充實(shí)了館藏資源，提高了文件歸檔率，對(duì)檔案管理水平和案卷質(zhì)量都有了促進(jìn)作用。

1.3 利用檔案資源，打造特色校園文化。在我國(guó)未來(lái)高等教育的發(fā)展中，由于報(bào)考人數(shù)的逐年下降，高校之間的生源競(jìng)爭(zhēng)不可避免。高校的競(jìng)爭(zhēng)，其實(shí)就是文化軟實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，而一所高校校園文化軟實(shí)力，就主要體現(xiàn)在校園文化特色上，具體就是指辦學(xué)特色。辦學(xué)特色就是指某一所高校在其辦學(xué)的具體過(guò)程中逐步形成的獨(dú)特的穩(wěn)定的并且得到社會(huì)認(rèn)可的風(fēng)格、風(fēng)貌和特質(zhì)，是區(qū)別其他高校的綜合形象。打造辦學(xué)特色，就要以檔案為基礎(chǔ)，充分挖掘自身發(fā)展的歷史和文化傳統(tǒng)，悠久的辦學(xué)歷史，豐富的歷史文化積淀，傳統(tǒng)的辦學(xué)理念，特色學(xué)科的培養(yǎng)，等等，這些都體現(xiàn)在卷卷檔案中。

學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中每一階段的制度匯編、建筑圖紙等，都記錄了學(xué)校不同歷史時(shí)期形成的學(xué)科建設(shè)、課程設(shè)計(jì)、教學(xué)管理以及各類(lèi)建筑設(shè)計(jì)風(fēng)格等，這些往往都具有特殊性、獨(dú)有性和不可替代性，具有很強(qiáng)的生命力和競(jìng)爭(zhēng)力，檔案部門(mén)通過(guò)對(duì)這些館藏文獻(xiàn)的宣傳，更好地引導(dǎo)全校師生對(duì)學(xué)校辦學(xué)特色產(chǎn)生認(rèn)同感。高校才能不斷凝練校園文化特色，不斷思考、研究、討論、完善，使其特色逐步凸顯，逐步提升自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

1.4 開(kāi)展校史教育，宣傳校園文化。校史，是一所高校的精神文脈和歷史積淀，是承前啟后、繼往開(kāi)來(lái)的連接，容易激發(fā)校友和師生員工的認(rèn)同感和歸屬感。校史反映學(xué)校創(chuàng)立、發(fā)展過(guò)程中的重要文獻(xiàn)資料，它所展示的是反映學(xué)校各個(gè)時(shí)期風(fēng)貌的照片、音像、出版物、教材講義和具有標(biāo)志性辦學(xué)成就的實(shí)物等。剛剛?cè)胄５拇髮W(xué)生通過(guò)觀看校史圖片展覽和校史教育，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有一種崇高感和自豪感，會(huì)產(chǎn)生一種對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、為歷史著想的責(zé)任感和使命感。

2 高校檔案發(fā)揮特色優(yōu)勢(shì)，全方位、多角度服務(wù)于校園文化建設(shè)

2.1 為校友開(kāi)展貼心服務(wù)。校友資源是學(xué)校發(fā)展的珍貴物質(zhì)資源。目前，各級(jí)學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)、招聘考試等各類(lèi)人才管理正走向規(guī)范化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，學(xué)校各類(lèi)畢業(yè)生的在校表現(xiàn)、學(xué)籍、鑒定、錄取審批等各類(lèi)檔案，在個(gè)人職稱(chēng)評(píng)定、職位升遷、出國(guó)深造等方面，直接牽涉到校友的切身利益，各級(jí)上級(jí)主管部門(mén)都會(huì)要求畢業(yè)生回原就讀高校出具原始學(xué)籍檔案，并加蓋檔案部門(mén)印章。因此，高校檔案部門(mén)實(shí)際上成了為校友服務(wù)的一個(gè)窗口，檔案工作人員的一個(gè)微笑，或細(xì)致耐心的查詢(xún)，都會(huì)給校友留下對(duì)母校的眷戀和愛(ài)戴，為母校的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

2.2 建好檔案網(wǎng)站，優(yōu)化服務(wù)窗口。高校檔案網(wǎng)站作為高等學(xué)校向社會(huì)公眾提供檔案信息資源服務(wù)的一個(gè)窗口，通過(guò)多途徑、多方位的展示介紹，例如，學(xué)校歷屆畢業(yè)生照片，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人到校指導(dǎo)檢查工作照片及題詞等，以及遠(yuǎn)程訪問(wèn)客戶(hù)端，相關(guān)院校鏈接，等等，及時(shí)更新檔案網(wǎng)站板塊內(nèi)容，建立信息發(fā)布平臺(tái)、全文檢索平臺(tái)、系統(tǒng)管理平臺(tái)等，協(xié)同學(xué)校辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等電子政務(wù)，吸引校友利用學(xué)校檔案，關(guān)注母校發(fā)展，進(jìn)行多渠道宣傳母校。目前，大多數(shù)高校都已經(jīng)建立了自己的檔案館網(wǎng)站，并做到了網(wǎng)站欄目組織有序，網(wǎng)站內(nèi)容及時(shí)更新。

2.3 利用檔案信息資源管理系統(tǒng)，提供多角度檢索方式。檔案軟件管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描、加工等數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書(shū)、基建、設(shè)備、照片、聲像、會(huì)計(jì)等檔案的收集、歸檔、接收、整理、出入庫(kù)、查詢(xún)、利用、統(tǒng)計(jì)等諸多功能的集中、統(tǒng)一、有效、動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)通過(guò)信息化手段，可以為用戶(hù)提供多種檢索方式，包括一體化檢索、基本檢索、專(zhuān)題檢索和全文檢索，提高查全率和查準(zhǔn)率。為解決用戶(hù)的查閱檔案的時(shí)間、距離限制要求，檔案管理系統(tǒng)可在網(wǎng)上實(shí)行預(yù)約電子全文查詢(xún)，包括借閱、審批、歸還和催還等，借閱方式上利用者可以檢索出要借閱的條目，提出借閱申請(qǐng)，由審批人員進(jìn)行審批，也可以只填寫(xiě)借閱說(shuō)明，由高校檔案管理員進(jìn)行代查。通過(guò)快捷、準(zhǔn)確的檔案查詢(xún)，高校畢業(yè)生會(huì)對(duì)自己的母校由衷地產(chǎn)生自豪感，增強(qiáng)自信心和凝聚力。

2.4 以智慧檔案館為目標(biāo)，為畢業(yè)生提供遠(yuǎn)程服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案理論研究的不斷深入，高校檔案館結(jié)合國(guó)家檔案局提出的以人為本、服務(wù)為先、安全第一的“三大戰(zhàn)略”以及檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的“三大體系”建設(shè)要求，應(yīng)樹(shù)立智慧型數(shù)字檔案館的建設(shè)理念。它將整合智慧地球、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)形態(tài)，打造檔案信息雙向互動(dòng)模式，實(shí)現(xiàn)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新平臺(tái)，為高校畢業(yè)生提供安全、智能、快捷的檔案利用服務(wù)。

實(shí)力決定地位，能力決定價(jià)值，發(fā)展決定空間。高校檔案部門(mén)根據(jù)師生對(duì)檔案需求的新形式、新要求，及時(shí)調(diào)整、完善檔案服務(wù)功能；及時(shí)改變傳統(tǒng)館藏模式，盡快加速數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)查詢(xún)，多渠道、多方位拓展高校檔案館的文化功能；利用檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，增強(qiáng)深層文化含量，增強(qiáng)綜合信息內(nèi)容，增強(qiáng)能力和創(chuàng)新精神培養(yǎng)，形成“傳播、審美、創(chuàng)造”三位一體的新模式，進(jìn)行宣傳學(xué)校，教育學(xué)生，以便推動(dòng)校園文化多角度、多渠道地健康發(fā)展。