謝建波

電力工程檔案歸檔整理

王文鋒在《中國檔案》2015年第10期撰文，指出電力工程檔案的分類整理是按《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6—9大類）的通知》進(jìn)行分類編號(hào)的：一是工程前期文件（分類號(hào)8400）：用地文件應(yīng)分別單獨(dú)立卷；招投標(biāo)文件可組成若干卷；工程項(xiàng)目簽訂的合同、協(xié)議文件可組成若干卷（電氣設(shè)備可分別組卷）。二是可行性研究階段文件（分類號(hào)8401）：可行性研究審查意見和可行性研究報(bào)告可組成一卷，環(huán)境預(yù)測(cè)、地質(zhì)災(zāi)害、文物勘探等文件批復(fù)，可根據(jù)每項(xiàng)內(nèi)容分別組卷。三是初步設(shè)計(jì)階段文件（分類號(hào)8402）：這部分文件可組成一卷或數(shù)卷，但初步設(shè)計(jì)審查意見批復(fù)排在第一卷的位置。四是施工前階段文件（分類號(hào)8403）：全套施工圖按出圖順序組卷；施工管理文件根據(jù)內(nèi)容可組成若干卷。五是施工階段文件（分類號(hào)8404）：施工驗(yàn)收文件可按分部工程、分項(xiàng)工程組成若干卷；施工（測(cè)量）文件內(nèi)容多可組成若干卷；安全和功能檢驗(yàn)文件可組成若干卷，按施工工序排列；施工原材料、成品、半成品文件歸檔時(shí)應(yīng)為原件，可組成若干卷；電氣安裝工程（分類號(hào)8405）文件可組成若干卷。六是竣工驗(yàn)收文件（分類號(hào)8406）：內(nèi)容多可組成若干卷。七是工程管理文件（分類號(hào)8407）：按專業(yè)內(nèi)容分別組成若干卷。八是工程監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)備監(jiān)造文件（分類號(hào)8408）：工程監(jiān)理按專業(yè)分別組成若干卷，質(zhì)量監(jiān)督按階段組卷。九是竣工圖（分類號(hào)8410—8419）：按設(shè)計(jì)院的卷冊(cè)目錄，分別組成若干卷。十是工程設(shè)備出廠文件（分類號(hào)9401—9422）：先按專業(yè)分類，再按每臺(tái)設(shè)備組卷。

專題檔案概念辨析與界定

王上銘、蔡亞萍、吳建華在《檔案學(xué)通訊》2015年第5期撰文，對(duì)“什么是專題檔案”進(jìn)行了深入研究，將專題檔案概念界定為：圍繞一個(gè)專門研究或討論的具有重要?dú)v史價(jià)值的社會(huì)實(shí)踐過程而收集形成的具有密切有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。專題檔案必須來源于同一社會(huì)實(shí)踐過程，只有在這個(gè)前提條件下，專題檔案可以按照一定的事由主題來整理，形成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的系統(tǒng)整體。在此定義下，揭示了專題檔案概念的六個(gè)內(nèi)涵特征。一是來源本質(zhì)性特征。二是狹義事由性特征。三是主旨目的性特征。四是有機(jī)系統(tǒng)性特征。五是階段成套性特征。六是形成分散性特征。同一社會(huì)實(shí)踐過程，參與主體多、專業(yè)領(lǐng)域廣，就造成同一社會(huì)實(shí)踐過程的檔案分散形成于不同專業(yè)和不同區(qū)域的形成者。當(dāng)前專題檔案研究方興未艾，對(duì)專題檔案的概念與特點(diǎn)沒有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，鑒于此，對(duì)專題檔案概念的研究還要深入下去。

企業(yè)檔案信息資源整合共享研究

王彩虹在《檔案學(xué)研究》2015年第5期撰文，作者從分析企業(yè)檔案信息資源整合共享的必要性出發(fā)，一是提出了企業(yè)檔案信息資源整合共享的三項(xiàng)原則：即效益性原則、整體性原則和服務(wù)性原則。二是探索了企業(yè)檔案信息資源整合的兩種形式：1.優(yōu)化館藏，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行物理整合；2.優(yōu)化內(nèi)容，對(duì)不同信息內(nèi)容的檔案進(jìn)行邏輯整合。三是提出了企業(yè)檔案信息資源共享的四類共享主體：1.企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)和員工；2.企業(yè)上級(jí)主管部門；3.社會(huì)公眾；4.同行同業(yè)，檔案信息資源同行同業(yè)可共享。四是提出了企業(yè)檔案信息資源共享四項(xiàng)措施：1.構(gòu)建基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)；2.建立集文件產(chǎn)生過程于一體的信息化平臺(tái)，對(duì)每家單位、每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每道工序都明確界定了職責(zé)、統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)、固化了流程，實(shí)現(xiàn)了“數(shù)據(jù)全記錄、業(yè)務(wù)全覆蓋、過程全監(jiān)控、責(zé)任全追溯”的企業(yè)檔案信息資源整理；3.打造不同專題的檔案數(shù)據(jù)庫；4.建設(shè)企業(yè)檔案展廳。

檔案數(shù)字化過程中的環(huán)節(jié)控制

秦亞平在《檔案與建設(shè)》2015年第7期撰文，指出通過筆者所在單位的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)踐，就檔案館數(shù)字化工作過程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的一些突出問題進(jìn)行剖析，提出對(duì)以下環(huán)節(jié)進(jìn)行控制：一是檔案提卷、還卷環(huán)節(jié)。對(duì)出入庫檔案進(jìn)行全程監(jiān)管。掃描后還卷時(shí)，重點(diǎn)檢查是否有缺卷、損壞，頁碼亂編、漏編，裝訂混亂等問題。二是目錄著錄環(huán)節(jié)。對(duì)不規(guī)范的頁碼、條目進(jìn)行重新編制頁碼、錄入條目。三是掃描環(huán)節(jié)。重點(diǎn)從兩個(gè)方面著手控制。一個(gè)是以案卷（件）為單位實(shí)施嚴(yán)格的校對(duì)，確保電子文件與實(shí)體檔號(hào)100%正確對(duì)應(yīng)；一個(gè)是對(duì)漏掃的問題，可以通過圖像個(gè)數(shù)與頁碼校對(duì)的手段來快速發(fā)現(xiàn)。對(duì)掃描環(huán)節(jié)中電子圖像存儲(chǔ)格式的控制，其做法是：在加工過程中一律采用單頁JPG的存儲(chǔ)格式，以案卷（件）為單位建立電子圖像目錄結(jié)構(gòu)，以案卷（件）檔號(hào)對(duì)文件夾命名。四是圖像處理環(huán)節(jié)。如何對(duì)圖像處理環(huán)節(jié)進(jìn)行控制？其做法是：可以在加工中使用帶有網(wǎng)格標(biāo)尺功能的顯示器（如華碼PA238Q）進(jìn)行圖像處理，打開其網(wǎng)格標(biāo)識(shí)功能，并以此為參照物，對(duì)電子圖像進(jìn)行糾偏處理，確保圖像傾斜度不超過正負(fù)1度。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

黃韻梅在《浙江檔案》2015年第7期撰文，指出要加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，可從引入項(xiàng)目檔案前期管理機(jī)制、項(xiàng)目文件資料信息管理流程和項(xiàng)目信息化管理體系三個(gè)方面入手。一是引入項(xiàng)目檔案前期管理機(jī)制。要把這些工作落到實(shí)處，必須做好以下三項(xiàng)工作：一要明確各參建單位的責(zé)任。建設(shè)項(xiàng)目檔案是由設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)商、安裝單位等參建單位共同完成。二要把項(xiàng)目檔案管理要求納入工程合同條款。三要加強(qiáng)項(xiàng)目文件管理。二是引入項(xiàng)目文件資料信息管理流程。要把這項(xiàng)工作落到實(shí)處，必須做好以下三項(xiàng)工作：一要加強(qiáng)對(duì)“表單”的管理。“表單”是專業(yè)技術(shù)人員在施工過程中形成的原始記錄。按編號(hào)規(guī)則給每張“表單”一個(gè)表單號(hào)，實(shí)施項(xiàng)目檔案跟蹤管理。二要加強(qiáng)對(duì)施工圖紙的管理。由施工圖紙管理部門發(fā)放圖紙——經(jīng)監(jiān)理等部門對(duì)圖紙會(huì)審——發(fā)放到有關(guān)參建單位——參建單位再發(fā)到施工班組——進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)施工，圖紙用過后再一級(jí)一級(jí)返回施工圖紙管理部門。三要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件系統(tǒng)化管理。三是引入項(xiàng)目信息化管理體系。要把這項(xiàng)工作落到實(shí)處，必須做好以下三項(xiàng)工作：一要充分利用項(xiàng)目信息化管理優(yōu)勢(shì)。二要建立項(xiàng)目文件信息交流平臺(tái)。三要建立項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)。

電子文件歸檔中存在的問題及建議

見雪冬在《北京檔案》2015年第9期撰文，根據(jù)實(shí)際工作情況，首先指出了電子文件歸檔中存在的問題及原因：一是電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題。主要表現(xiàn)在：（一）電子文件流轉(zhuǎn)于多個(gè)系統(tǒng)，收集和整理存在較大困難，如對(duì)設(shè)備的依賴性和經(jīng)過多個(gè)軟件系統(tǒng)。（二）形成的電子文件格式多樣，不便進(jìn)行轉(zhuǎn)化和處理。如通用格式有九種，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在這九種格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。從常用格式向通用格式的轉(zhuǎn)化中存在較多技術(shù)性問題。如將DOC格式轉(zhuǎn)化成RTF格式，文件的內(nèi)容和排版方式會(huì)發(fā)生變化。（三）電子文件分類整理與方法問題突出，不利于文件的存儲(chǔ)、檢查及利用。按年度設(shè)置一級(jí)文件夾，按科室設(shè)置二級(jí)文件夾，按聲音文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、文本文件、影像文件設(shè)置三級(jí)文件夾。其次，提出了解決電子文件歸檔中問題應(yīng)采取的措施：一是針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，在口徑上和格式上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。二是多措并舉，全面解決電子文件收集全面的問題。三是建立一套具有區(qū)域特征的網(wǎng)絡(luò)電子文件接收管理系統(tǒng)。電子文件歸檔的文件組織形式，可以以件為單位，每件給一個(gè)唯一編號(hào)，即檔號(hào)，這樣可以把同一類問題或者同一類活動(dòng)形成的多份電子文件組合到一起，每份文件的檔號(hào)編號(hào)格式為：全宗號(hào)——目錄號(hào)——年度號(hào)——件號(hào)，統(tǒng)一放到一個(gè)文件夾，這樣無論哪種數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型的電子文件，都會(huì)以份編組的形式而形成文件，統(tǒng)一存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾下。

如何做好縣級(jí)檔案館檔案信息開發(fā)和檔案展示

——以甘肅迭部縣檔案館為例

肖同良在甘肅《檔案》2015年第10期撰文，就如何做好縣級(jí)檔案館檔案信息開發(fā)和檔案展示談了自己的認(rèn)識(shí)。一是轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)的思想動(dòng)力。要解放思想、更新觀念，必須做到“四個(gè)樹立”，即：一要樹立奮發(fā)有為的思想；二要樹立開放合作的思想；三要樹立主動(dòng)服務(wù)的思想；四要樹立開拓創(chuàng)新的思想。二是豐富館藏，筑牢檔案信息開發(fā)的資源基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)豐富館藏，必須做到三個(gè)“突出”：一要突出經(jīng)濟(jì)特色；二要突出文化特色；三要突出民生特色。三是建好隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案信息開發(fā)的人才保障。要建好隊(duì)伍，必須做到五個(gè)“人才”：一要在人才合作上想辦法；二要在人才錄用上下功夫；三要在人才使用上做文章；四要在人才考核上謀實(shí)招；五要在人才典型引導(dǎo)上求突破。四是加大投入，搭好檔案信息開發(fā)的財(cái)力支撐。要加大檔案信息開發(fā)的力度，必須在財(cái)力上做到四個(gè)“加大”：一要加大館舍建設(shè)投入；二要加大業(yè)務(wù)建設(shè)投入；三要加大人才培訓(xùn)投入；四要加大檔案信息開發(fā)工作投入。五是拓展思路，提升檔案信息開發(fā)的質(zhì)量效益。要拓展思路，必須做到三個(gè)“創(chuàng)新”：一要?jiǎng)?chuàng)新檔案編研方式；二要?jiǎng)?chuàng)新檔案展覽方式；三要?jiǎng)?chuàng)新檔案對(duì)外提供利用方式。