柯 平
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圖書館規(guī)劃制訂的科學性評價
柯 平
在我國圖書館界廣泛討論如何制訂“十三五”規(guī)劃以及各圖書館開展“十三五”規(guī)劃編制實踐過程中,有一個十分突出的問題,即以什么來判斷是否完成了一個合格的圖書館規(guī)劃。經過系統(tǒng)的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃理論研究,我認為,我國圖書館規(guī)劃編制已經從經驗制訂階段進入到科學制訂階段,因此,科學性評價成為圖書館規(guī)劃制訂評價的首要標準。
2008年以前,我通過對圖書館管理的研究發(fā)現,國外圖書館普遍制訂規(guī)劃并按規(guī)劃進行業(yè)務管理;而我國只有少數圖書館有規(guī)劃,且這些規(guī)劃在圖書館業(yè)務發(fā)展中并不起作用,大多成了“應付上級任務”“紙上談兵”“擺設”而已。自2008年以來,通過國家社會科學基金重點項目“公共文化服務體系中的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃模型與實證研究”(項目編號:08ATQ001)的深入研究[1]發(fā)現,我國與國外在圖書館管理上的最大差距就是戰(zhàn)略管理的差距。這一差距不僅僅是我國在圖書館規(guī)劃方面重視不夠、起步晚、數量少等表面現象,更為重要的是,有一個根本的問題存在,即是“為規(guī)劃而規(guī)劃”還是“為管理而規(guī)劃”的問題,進而體現出規(guī)劃在管理中的地位問題。
關于“規(guī)劃”的認識,按照科學的理解,國外的“Planning”有著豐富的內涵,包括過程、方法、結果、理念、行動等。美國公共圖書館協會(PLA)從1980年起編制公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃指南,即《公共圖書館的規(guī)劃程序》(A Planning Process for Public Libraries,1980)、《公共圖書館規(guī)劃與功能設計:選項與程序指南》(Planning and Role Setting for Public Libraries: A Manual of Options and Procedures,1987)、《面向結果的計劃:公共圖書館的轉型過程》(Planning for Results: A Public Library Transformation Process,1998)、《新版面向結果的計劃:條理化方法》(The Planning for Results: A Streamlined Approach,2001)。這四版指南強調規(guī)劃既是一個“程序”或“過程”,也要面向“結果”。因此,國外的圖書館規(guī)劃普遍被認為是圖書館管理的重要內容,規(guī)劃嵌入到管理流程中,與業(yè)務緊密結合,并通過實施達到規(guī)劃應有的目的,即管理與結果。
隨著國外圖書館規(guī)劃發(fā)展進入成熟期,圖書館規(guī)劃更加突出“實施”和“戰(zhàn)略”兩個關鍵特性。從PLA編制的《面向結果的戰(zhàn)略規(guī)劃》(Strategic Planning for Results,2008)、《為結果而實施:行動起來,你的戰(zhàn)略規(guī)劃》(Implementing for Results: Your Strategic Plan in Action,2009)這兩版新指南看出:一方面,規(guī)劃必須以實施為導向;另一方面,規(guī)劃必須以戰(zhàn)略為導向。
從國內外圖書館規(guī)劃文本看,國外普遍稱之為“戰(zhàn)略規(guī)劃”,而我國圖書館規(guī)劃文本一般稱為“發(fā)展規(guī)劃”。為什么我們的“十二五”規(guī)劃、“十三五”規(guī)劃名稱就不能用“戰(zhàn)略規(guī)劃”呢?雖有國家經濟社會整體規(guī)劃環(huán)境的影響,但這不僅僅是名稱上的差距,主要還是源于圖書館界缺乏對于規(guī)劃的科學認識,最根本的是定位上的差距。
圖書館規(guī)劃的科學定位建立在圖書館規(guī)劃的理論研究基礎之上,面向戰(zhàn)略的規(guī)劃要求對圖書館未來和發(fā)展前景進行科學的預測,把握圖書館業(yè)務發(fā)展的大方向;而面向實施的規(guī)劃要求規(guī)劃基于當前業(yè)務,將目標和任務分解到圖書館的全部業(yè)務流程與業(yè)務環(huán)節(jié)中,從而使規(guī)劃付諸行動。這樣,規(guī)劃就成為管理的“牛鼻子”。這樣的定位將改變我國圖書館管理的既有模式,從依靠“制度”“技術”等的業(yè)務管理,發(fā)展到由宏觀和微觀兩層次組成的管理新格局:宏觀上依靠“戰(zhàn)略規(guī)劃”進行業(yè)務管理,微觀上依靠“制度”“技術”進行業(yè)務管理。
按照規(guī)劃的科學定位,規(guī)劃是一個過程。這個過程是一個邏輯過程,它遵從某種規(guī)律。因此,要進行流程管理,漸進式地推進規(guī)劃的制訂。對規(guī)劃流程的科學性評價,可以從以下五個方面進行:
(1)科學的規(guī)劃階段
圖書館的規(guī)劃過程是否分階段進行,各階段是否保持連續(xù)性,關系到規(guī)劃工作能否科學有序開展。國家重點項目組經過理論與實證研究,建立了流程模型,將規(guī)劃過程分為四個階段:戰(zhàn)略規(guī)劃啟動與準備;戰(zhàn)略規(guī)劃分析;戰(zhàn)略規(guī)劃制訂與發(fā)布;戰(zhàn)略規(guī)劃實施與評價。如果以戰(zhàn)略規(guī)劃實施為分水嶺,前三個階段可概括為戰(zhàn)略規(guī)劃實施前。在戰(zhàn)略規(guī)劃實施前進行的戰(zhàn)略規(guī)劃評價,主要是評估戰(zhàn)略規(guī)劃制訂過程和內容,以判斷其合理性及其對圖書館的價值,目的在于從本源上控制戰(zhàn)略規(guī)劃成效[2]。而實施之后進行的評價,往往以戰(zhàn)略規(guī)劃書設定的目標體系為根據,對照實施結果,從而對實施成效進行把握和調控[3]。
(2)科學的組織領導
在戰(zhàn)略規(guī)劃的制定與實施過程中,規(guī)劃必須要有科學的組織領導。國外圖書館界一直認為圖書館規(guī)劃制定的主體不應僅僅限于圖書館內部的員工(包括館長、各部門負責人),更應該有更多的利益相關者參與,特別是專門的咨詢專家參與。然而,在我國,無論是“十二五”規(guī)劃,還是“十三五”規(guī)劃制訂,大多是圖書館本館員工自行制訂,少數圖書館引入了上級主管領導、同行相關部門以及讀者的參與。只有極少數圖書館(如廣州圖書館、東莞圖書館)引入了與大學聯合制訂的方式。對圖書館規(guī)劃的組織領導進行評價,可從兩個層面進行:一是戰(zhàn)略規(guī)劃宏觀層面的組織領導,看是否成立專門的戰(zhàn)略規(guī)劃委員會,其成員是否有相當的代表性,同時明確圖書館理事會或圖書館委員會的規(guī)劃職能,避免以圖書館館務會替代戰(zhàn)略規(guī)劃委員會的做法;二是戰(zhàn)略規(guī)劃微觀層面的組織領導,看是否成立了戰(zhàn)略規(guī)劃小組或戰(zhàn)略規(guī)劃編制機構,其成員是否有相當的代表性,同時,處理好編制小組與戰(zhàn)略規(guī)劃委員會、規(guī)劃組織與圖書館業(yè)務部門之間的分工協作。
(3)科學的方法與工具運用
規(guī)劃是一個研究過程,要運用科學的工具與方法。PLA戰(zhàn)略規(guī)劃指南1998年第三版,專門增加SWOT作為公共圖書館內外環(huán)境掃描的工具。Pacios對公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃文本調查發(fā)現,有11. 4%的戰(zhàn)略規(guī)劃文本專門為SWOT分析設有一章[4]。戰(zhàn)略規(guī)劃應通過預測可能的問題減少不確定性,而SWOT正是幫助識別圖書館威脅和未來機會從而允許圖書館不斷改變以有效適應變化的一種方法。Cervone也認為SWOT為圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃制定者提供了一個明確圖書館問題和機會的機制與方法[5]。此外,在Matthews的《面向管理者的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃與管理》一書中,列出了對圖書館規(guī)劃有益的規(guī)劃方法,如情景規(guī)劃、博弈論、決策分析、系統(tǒng)動力學模型等,以及平衡計分卡、績效棱鏡和3R績效等管理工具[6]。在我國進行規(guī)劃評價時,主要看規(guī)劃過程是否運用了科學的工具或方法,進而考察運用工具與方法的科學性和有效性。
(4)科學的預測
戰(zhàn)略規(guī)劃是面向未來的,如果沒有對未來的預測,就不可能獲知圖書館的發(fā)展方向,也不可能設計出符合未來方向的總體目標和具體任務。能否做出科學的預測,是關系戰(zhàn)略規(guī)劃成敗的關鍵問題。在評價圖書館規(guī)劃時,除了檢查規(guī)劃在預測過程中是否以科學的理論為指導,還要看規(guī)劃是否有定性和定量的預測。這主要是為了避免過去憑經驗判斷未來的走向,或者模糊地估計目標值的做法,比如簡單給出一個五年期藏書增長量、讀者借閱量等而不考慮各種可變因素的影響。
(5)戰(zhàn)略的科學性
圖書館的戰(zhàn)略制定包括擬定圖書館愿景和使命,確定圖書館所面臨的外部機會與威脅,明確內部優(yōu)勢與劣勢、建立長期目標,提出供選擇的戰(zhàn)略以及選擇具體的戰(zhàn)略方案。根據Riggs的研究[7],圖書館戰(zhàn)略制定應當遵守五個準則:(1)戰(zhàn)略制定必須具有選擇性,并能夠正式執(zhí)行;(2)戰(zhàn)略制定必須能實現復雜問題的簡單化,使更多人員了解圖書館的發(fā)展;(3)戰(zhàn)略制定必須要根據使命、愿景和價值觀等,形成由計劃、期限、實施方法等組成的完整體系;(4)戰(zhàn)略制定必須與日常管理緊密結合;(5)戰(zhàn)略制定必須要有各工作流程的管理者和部門領導參與。這些準則可以作為我國評價“十三五”規(guī)劃戰(zhàn)略的基本要求。
任何一個圖書館的規(guī)劃制訂工作,最后呈現的結果都是規(guī)劃文本。經過研究發(fā)現,國外規(guī)劃文本大多有鮮明的主題,如英國國家圖書館2015—2023年戰(zhàn)略規(guī)劃的主題是“鮮活的知識”[8],澳大利亞莫納什大學圖書館2015年度戰(zhàn)略規(guī)劃的主題是“轉換學術”[9]。而且在規(guī)劃名稱和內容中,更加強調新的概念組合如“過渡性戰(zhàn)略規(guī)劃”(Transitional Strategic Plan)[10]、“戰(zhàn)略動議和目標”(Strategic Initiatives and Goals)[11]、“戰(zhàn)略成效和戰(zhàn)略”(Strategic Outcomes and Strategies)[12]。
相比之下,我國規(guī)劃文本不僅缺乏主題,而且在結構上也比較隨意,沒有科學的要求。因此,我們編制的《我國圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃編制指南(征求意見稿)》[13]提出了規(guī)劃文本的標準化結構。從格式上,規(guī)劃文本由三個部分組成:一是說明部分,即前言(前言主要包括館長致辭、內容提要、執(zhí)行概要等);二是主體部分,即主要構成要素;三是是輔助部分,即附錄(包括各種數據分析表格、參考文獻目錄、規(guī)劃參與人員目錄等)。從要素上,規(guī)劃文本構成要素有兩類:一類是必備要素,主要包括愿景、使命、目標、任務、行動計劃五個要素;另一類是可選要素,包括價值觀、環(huán)境掃描、經費預算、保障措施、評價等輔助要素,以及回顧總結、發(fā)展方向、指導思想、各部門分工等具有中國特色的要素。
對于規(guī)劃文本的評價,從科學性來要求,一是新穎性,包括內容新穎,特色鮮明;形式新穎,富有吸引力。二是完整性,包括重點突出,必要附件;結構完整,邏輯性強。一份可信的文本應同時具備精確性和可信性,在具體行文中盡量多使用具體的定量數據。具有說服力的文本就是說服人們相信圖書館是重要的資源中心,值得人們支持。尤其是使用一些定量數據進行表述時,要使數據更為清晰、令人可信,如“持有圖書館證的居民將增加15%”就不如“圖書館證的居民數量將從41, 000增加到47,000”更令人信服。三是簡明性,包括:內容明晰,語言簡潔;圖表規(guī)范,表述一致。用盡可能少的文字表達更多的意思,避免冗余。一份清晰的文本要容易讀懂和理解,使用的語言應是較為簡單、為讀者熟悉的詞匯,不要涉及太多專深詞匯,對縮寫的詞匯在第一次出現時應注明全稱。
然而,規(guī)劃文本僅僅是公眾常見的規(guī)劃文件。從科學的角度看,一個完整的規(guī)劃過程,要求所有的文件必須要有科學依據。為了更清晰地呈現圖書館的具體目標、任務與詳細的行動計劃,通常沒有在文本中對應說明每一目標、任務、行動的具體理由,包括目標值的計算、具體計劃的背景、具體行動的可行性分析。而這些內容體現在文本之前的重要文件——研究報告和討論文件中。研究報告實際上就是對規(guī)劃文本的必要性與可行性進行論證,是詳細地反映研究過程的重要成果,與規(guī)劃文本形成“姊妹篇”。研究報告的科學性也直接影響到規(guī)劃文本的科學性。
總體來說,圖書館規(guī)劃文件是一個邏輯體系,由一個研究性文件和三個操作性文件組成。操作性文件包括:總體規(guī)劃文本、專項規(guī)劃文本和年度實施計劃。在評價規(guī)劃文件時,既要有系統(tǒng)觀針對整體的全面評價,也要有要素觀針對具體文件的專門評價。
參考文獻
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13柯平,等.圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃研究[M].北京:社會科學文獻出版社,2014:508-545.
(柯平 教授 南開大學商學院信息資源管理系)
收稿日期:2016-01-12