衛(wèi) 勝

(安徽科技學(xué)院,安徽 鳳陽 233100)

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高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的實(shí)踐與思考

衛(wèi) 勝

(安徽科技學(xué)院,安徽 鳳陽 233100)

高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，文明創(chuàng)建檔案是文明創(chuàng)建活動(dòng)的綜合反映和真實(shí)的歷史記載，也是接受上級(jí)文明單位考評(píng)驗(yàn)收組專家現(xiàn)場(chǎng)考察的重要內(nèi)容。文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的成效，很大程度上決定著高校文明創(chuàng)建的成敗，也是持續(xù)開展精神文明建設(shè)活動(dòng)的重要參考。通過對(duì)當(dāng)前相關(guān)工作薄弱環(huán)節(jié)的梳理分析，有針對(duì)性地提出相應(yīng)對(duì)策，對(duì)后續(xù)研究及相關(guān)實(shí)踐均具有借鑒價(jià)值。

高校；文明創(chuàng)建；檔案建設(shè)；探討

高校文明單位創(chuàng)建涉及教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新等各個(gè)方面，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，同時(shí)也是一個(gè)持續(xù)的、動(dòng)態(tài)的過程。高校在文明創(chuàng)建活動(dòng)中，自然形成的、記錄各類活動(dòng)的原始資料，真實(shí)地反映了創(chuàng)建活動(dòng)的全過程，這些資料包括大量的文書、音像、圖片資料，它們是文明創(chuàng)建活動(dòng)的綜合反映和真實(shí)的歷史記載，是實(shí)現(xiàn)文明單位創(chuàng)建活動(dòng)規(guī)范化的基本要求，也是接受上級(jí)檢查考核必須提供的主要內(nèi)容[1]。從一定意義上說，文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的成效，決定著高校創(chuàng)建的成敗，也是持續(xù)開展精神文明建設(shè)活動(dòng)的重要參考。因此，全面系統(tǒng)地收集、整理文明創(chuàng)建檔案工作理所當(dāng)然的將貫穿創(chuàng)建全過程。

1 目前高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)存在的不足

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，收集整理工作滯后

高校在推進(jìn)文明單位創(chuàng)建過程中，往往只注重面上工作的推進(jìn)，卻忽視文明創(chuàng)建檔案建設(shè)。部分領(lǐng)導(dǎo)(甚至是承擔(dān)檔案建設(shè)的部門領(lǐng)導(dǎo))存在檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況，諸如不注重平時(shí)文明創(chuàng)建檔案資料的收集整理，認(rèn)為檔案建設(shè)對(duì)于文明創(chuàng)建工作不是十分必要。這些觀念的出現(xiàn)，可能導(dǎo)致文明創(chuàng)建檔案收集整理工作滯后，有的還可能造成文明創(chuàng)建檔案材料的遺失。

1.2 檔案材料收集不全，整理不夠規(guī)范

承擔(dān)高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的工作人員，必須是全程參與文明創(chuàng)建的工作者，換句話說，就是必須在具體推進(jìn)文明創(chuàng)建的工作人員中指定專人，經(jīng)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)后兼做檔案管理(當(dāng)然，如果條件許可，抽調(diào)學(xué)校檔案部門的工作人員參加到創(chuàng)建辦中也是不錯(cuò)的選擇)。只有這樣，才能保證高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的全程化、規(guī)范化，保證創(chuàng)建檔案收集的完整性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，使得文明創(chuàng)建檔案做到準(zhǔn)確、完整、可信，使其應(yīng)有的“憑證”作用得以充分發(fā)揮。

1.3 通過檔案建設(shè)指導(dǎo)文明創(chuàng)建工作的力度不夠

國家和地方(行業(yè))文明單位創(chuàng)建達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是基層單位開展文明創(chuàng)建工作的依據(jù)和行動(dòng)指南，同時(shí)也是指導(dǎo)文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的綱領(lǐng)性文件。從理論層面分析，在文明創(chuàng)建檔案建設(shè)過程中，利用建成檔案對(duì)照創(chuàng)建達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從中不難發(fā)現(xiàn)所在單位文明創(chuàng)建的“短板”甚至“空白”項(xiàng)，在此基礎(chǔ)上，可以形成相關(guān)建議案，提供相關(guān)機(jī)構(gòu)及分管校領(lǐng)導(dǎo)決策參考，指導(dǎo)單位文明創(chuàng)建實(shí)踐，及時(shí)補(bǔ)“短板”、填“空白”。但是，在實(shí)踐中，此項(xiàng)功能往往被忽視或重視程度不夠。

2 加強(qiáng)高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)工作的建議

2.1 強(qiáng)化文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的意識(shí)

高校文明創(chuàng)建檔案要想獲得理想的建設(shè)效果，通常不能只依靠某一個(gè)機(jī)構(gòu)來實(shí)施，還應(yīng)與其他部門進(jìn)行橫向合作[2]。一個(gè)部門牽頭，多部門協(xié)同，大家齊抓共管。從領(lǐng)導(dǎo)到普通師生員工都要提高文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的意識(shí)，要從戰(zhàn)略的高度、全局的高度來認(rèn)識(shí)文明創(chuàng)建檔案建設(shè)工作在高校文明創(chuàng)建工作乃至學(xué)校事業(yè)發(fā)展中的重要作用，只有這樣，才有可能在人力、物力、財(cái)力等諸方面保證文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的順利開展。

2.2 明確高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)的基本思路

以高校參與安徽省教育系統(tǒng)文明單位創(chuàng)建工作為例，為做好文明創(chuàng)建檔案工作，方便查詢和利用，擬以“文明單位創(chuàng)建達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”中的一級(jí)指標(biāo)作為“卷”，卷內(nèi)按照二級(jí)指標(biāo)作為“類別”，每一類別按照時(shí)間順序存放。按照安徽省教育系統(tǒng)文明創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)，宜依據(jù)一級(jí)指標(biāo)分別按照“班子團(tuán)結(jié)創(chuàng)新，群眾威信好”、“干群師生和諧，思想道德好”、“創(chuàng)建機(jī)制完善，工作制度好”、“群眾參與廣泛，創(chuàng)建活動(dòng)好”、“管理規(guī)范科學(xué)，環(huán)境生態(tài)好”、“工作實(shí)績(jī)突出，社會(huì)形象好”、“文明創(chuàng)建特色突出，成效明顯”等七個(gè)方面組卷。卷內(nèi)，按照“領(lǐng)導(dǎo)班子貫徹民主集中制，落實(shí)工作責(zé)任制和黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制”、“將文明創(chuàng)建活動(dòng)擺上重要議事日程，有明確的創(chuàng)建目標(biāo)和工作措施”、“重大決策民主公開，師生員工滿意率高”等二級(jí)指標(biāo)分類；每一類材料按年度整理，同一年度內(nèi)按材料形成的時(shí)間順序排列。即形成“按年度整理，按內(nèi)容分類，按時(shí)間排序”的高校文明創(chuàng)建檔案收集整理基本原則。

2.3 明確高校文明創(chuàng)建工作檔案收集整理的重點(diǎn)

2.3.1 做好文字材料的收集整理 對(duì)照文明單位創(chuàng)建檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)圍繞以下幾個(gè)方面收集整理相關(guān)文字材料：?jiǎn)挝晃拿鲃?chuàng)建工作的規(guī)劃、年度計(jì)劃、階段性及年終總結(jié)；各類規(guī)章制度及其執(zhí)行情況、考核情況記錄、各類獲獎(jiǎng)證書；黨風(fēng)廉政建設(shè)、理論武裝、思想政治工作、組織建設(shè)工作、群團(tuán)組織工作、安全穩(wěn)定、計(jì)劃生育工作等材料；各類業(yè)務(wù)報(bào)表及其支撐材料；各類業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修、科研教研成果等材料；校園及周邊環(huán)境治理、治安綜合整治相關(guān)材料；好人好事評(píng)選活動(dòng)、師生員工文體活動(dòng)、軍警民共建活動(dòng)、社會(huì)公益活動(dòng)等專題活動(dòng)材料；學(xué)校在推進(jìn)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、開展協(xié)同創(chuàng)新方面的特色、亮點(diǎn)總結(jié)，獲得的市廳級(jí)以上各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、文件等材料。

2.3.2 做好圖片音像材料的收集整理 對(duì)照文明單位創(chuàng)建檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)圍繞以下幾個(gè)方面收集整理圖片音像材料：文明創(chuàng)建過程中開展的宣傳活動(dòng)、文體活動(dòng)、各類優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作會(huì)議、考察交流等方面的照片、圖片、光盤、錄像帶、錄音帶等，特別要強(qiáng)化對(duì)創(chuàng)建活動(dòng)中照片的收集和整理，因?yàn)橹谱鲃?chuàng)建專題片、匯報(bào)創(chuàng)建階段性工作的PPT等都會(huì)大量用到照片。要按照照片檔案的立卷方法安排照片材料立卷，使用檔案部門統(tǒng)一規(guī)范的檔案影集，按照從綜合到單項(xiàng)、時(shí)間先后順序排列，每一組照片撰寫總說明，內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、拍攝者等；每一張照片須撰寫分說明，否則可能造成無法甄別與使用；音像材料的立卷工作，同樣按檔案規(guī)范要求，按類編號(hào)整理。

2.4 重視文明創(chuàng)建檔案的價(jià)值挖掘

檔案建設(shè)是為了提供利用，因此，檔案材料的整理工作，要緊緊圍繞“利用”展開，使之既合乎檔案管理的規(guī)范，又便于日常查閱等利用。

在文明單位創(chuàng)建的過程中，同步強(qiáng)化文明創(chuàng)建檔案的建設(shè)，為最終接受上級(jí)文明單位考評(píng)驗(yàn)收組專家現(xiàn)場(chǎng)考察提供了詳實(shí)的原始資料；但文明創(chuàng)建檔案的功能遠(yuǎn)不止于此，通過文明創(chuàng)建檔案與創(chuàng)建達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及單位年度創(chuàng)建計(jì)劃任務(wù)三者的比對(duì)，很容易找到當(dāng)前創(chuàng)建工作的“短板”或“空白”項(xiàng)，可以說，不斷的補(bǔ)“短板”、填“空白”的過程，就是單位文明創(chuàng)建不斷取得階段性成果的過程，也是有效挖掘文明創(chuàng)建檔案使用價(jià)值的過程。在此過程中，文明創(chuàng)建檔案才能逐漸“豐滿”，創(chuàng)建成果自然就呈現(xiàn)“豐碩”狀態(tài)。

2.5 加強(qiáng)文明創(chuàng)建專兼職檔案人員的培訓(xùn)

檔案工作者是檔案工作中最活躍的因素，是檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的關(guān)鍵所在[3]。高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)工作的質(zhì)量及成效，很大程度上決定于文明創(chuàng)建專兼職檔案人員的綜合素質(zhì)，包括業(yè)務(wù)素養(yǎng)、敬業(yè)精神、責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)等。其中，業(yè)務(wù)素養(yǎng)至關(guān)重要，如果對(duì)文明創(chuàng)建檔案收集整理的基本原則、業(yè)務(wù)流程、文明創(chuàng)建達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等方面業(yè)務(wù)都不熟悉甚至不知曉，很難保證日常文明創(chuàng)建檔案資料收集、整理、分類、篩選等工作的完整、系統(tǒng)和科學(xué)性，甚至造成資料的流失，進(jìn)而造成在檔案提供利用方面的準(zhǔn)確性、權(quán)威性的缺陷。鑒于此，必須加強(qiáng)對(duì)文明創(chuàng)建專兼職檔案人員的培訓(xùn)。具體培訓(xùn)形式可以結(jié)合單位實(shí)際靈活選擇：送到檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)接受專門培訓(xùn)、校內(nèi)檔案專家培訓(xùn)咨詢、網(wǎng)上學(xué)習(xí)培訓(xùn)等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容除檔案學(xué)相關(guān)理論及實(shí)務(wù)，還應(yīng)包括計(jì)算機(jī)基本操作、現(xiàn)代信息技術(shù)管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊相關(guān)知識(shí)，為滿足對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的需求奠定基礎(chǔ)。

2.6 積極推進(jìn)文明創(chuàng)建檔案的信息化

文明創(chuàng)建檔案信息化建設(shè)是一個(gè)由檔案實(shí)體管理向檔案信息管理的過程，目標(biāo)是深入開發(fā)檔案資源，最大限度、最廣泛、最快捷地提供檔案信息滿足學(xué)校各方面要求[4]。因此，高校文明創(chuàng)建檔案的建設(shè)工作必須緊緊跟上信息化時(shí)代的要求，在文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件和電子檔案的信息管理。高度信息化后，除方便檔案查詢利用外，還便于文明創(chuàng)建成果的網(wǎng)絡(luò)推廣。為此，必須從人員培訓(xùn)和設(shè)備(即軟件和硬件)兩個(gè)方面加強(qiáng)建設(shè)，并積極加以推進(jìn)。

2.7 實(shí)現(xiàn)文明創(chuàng)建檔案的信息共享

目前，高校一些部門(包括檔案部門)在工作中習(xí)慣于各自為政，例如：在文明創(chuàng)建檔案建設(shè)中缺乏聯(lián)合與共享，易造成全校相關(guān)信息難以流通，形成“檔案信息壁壘”，甚至形成“檔案信息孤島”，即檔案信息分散、存儲(chǔ)形式不同、多以局部范圍的應(yīng)用模式存在，人為造成跨部門間的信息壁壘。檔案信息的分散使得師生員工在利用檔案的過程中不得不“四處奔波”，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，造成檔案利用效率低下[5]。鑒于此，應(yīng)借助學(xué)校信息化建設(shè)平臺(tái)，通過體制機(jī)制創(chuàng)新，有效破除“信息壁壘”和“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)文明創(chuàng)建檔案信息的校內(nèi)乃至社會(huì)共享。

3 結(jié)語

高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)工作與文明創(chuàng)建工作是相輔相成的，檔案工作既是文明創(chuàng)建的重要組成部分，又是文明創(chuàng)建的條件和基礎(chǔ)，對(duì)文明創(chuàng)建起著全面推動(dòng)作用。作為檔案工作者，在相關(guān)實(shí)踐缺乏統(tǒng)一規(guī)范的背景下，應(yīng)全力推動(dòng)高校文明創(chuàng)建檔案建設(shè)為相關(guān)政策咨詢、研究及實(shí)踐提供素材和依據(jù)。

[1]陳鴻．做好文明單位創(chuàng)建檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]．黑龍江檔案，2011(3)：140．

[2]鄭慧，梁艷．檔案文化傳播主體及其選擇[J]．檔案學(xué)通訊，2016(3)：38-41．

[3]鄭玉梅．淺析文明單位創(chuàng)建檔案管理工作[J]．應(yīng)用能源技術(shù)，2011(12)：13-15．

[4]鄭亞輝．淺析高校人才強(qiáng)校戰(zhàn)略下的干部人事檔案管理[J]．安徽科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，27(5)：119-121．

[5]馬仁杰，譚亞楠，王沐輝．論我國檔案檢索工作中存在的問題與改進(jìn)對(duì)策[J]．檔案學(xué)通訊，2016(3)：42-45．

(責(zé)任編輯：郭萬紅)

Practice and Thought on the Establishment of Civilization Construction of Archives in Colleges and Universities

WEI Sheng

(Anhui Science and Technology University, Fengyang 233100,China)

The civilization construction of archives in colleges and universities is a basic work, which is a comprehensive reflection and real historical record of civilization construction activities as well as the important content of the on-the-spot investigation by experts of the superior evaluation and acceptance group for civilized units. The effectiveness of the civilization construction of archives determines the success or failure of the construction of civilized university to a great extent and is an important reference for the sustained construction of spiritual civilization. Through the analysis of the weak links of the current related work, the paper puts forward corresponding countermeasures, which has a reference value for the follow-up research and related practice.

Colleges and universities; Civilization construction; Archives construction; Study

2016-01-14

安徽省教育廳高校思想政治教育綜合改革計(jì)劃項(xiàng)目(Szzgjh4-18)。

衛(wèi)勝(1969-)，男，安徽省合肥市人，碩士，研究館員，主要從事檔案管理及信息服務(wù)研究。

G647

A

1673-8772(2016)05-0119-03