梁莉

?

民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及策略

梁莉

（和田師范?？茖W(xué)校黨政辦 新疆 和田 848000）

民族地區(qū)高校地理環(huán)境、經(jīng)濟欠發(fā)達的因素的制約，檔案管理信息化相對滯后。分析其原因大致由大局觀念滯后，管理意識淡??；資金投入不到位，信息化建設(shè)落后；檔案隊伍水平有待提高，專業(yè)化程度不盡人意等；為此，提出提高思想認識，強化檔案管理；增加資金投入，增強基礎(chǔ)實施建設(shè)；加強檔案人才隊伍建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)等建議。

高校檔案信息化；必要性；存在問題；策略

高校檔案管理工作是高校管理工作的重要內(nèi)容之一, 隨著信息化浪潮的不斷高漲，電子檔案正逐步走進高校并將一步步的取代傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的圖文檔案而成為重要的管理對象。加強高校檔案管理信息建設(shè)，進一步推進高校檔案管理信息化水平，更好服務(wù)于高校建設(shè),實現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的全面信息化，是民族地區(qū)高校實現(xiàn)現(xiàn)代化重要的步驟。

一、民族地區(qū)高校檔案管理信息化的內(nèi)涵及必要性

“高校檔案是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研、管理和其他各項工作活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，是高校的重要信息資源，它全面反映了高等院校的辦學(xué)實力和教學(xué)水平，是維護高校真實面貌的重要工作，對高校的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用?！盵1]

（一）高校檔案管理信息化的內(nèi)涵

信息化對高校檔案的影響涉及到各個方面，不論是檔案理論方式的創(chuàng)新，還是技術(shù)手段的改革，都無不體現(xiàn)著受信息化的影響，同時檔案的管理也在不斷豐富著自身的內(nèi)涵。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作不可或缺是“應(yīng)用數(shù)字化原理等信息技術(shù),科學(xué)地配置檔案資源,并實現(xiàn)檔案信息資源能為普通大眾共享。”[2]民族地區(qū)高校的特殊性就在于檔案文字出現(xiàn)兩種以上文字，取讀過程中存在更多的不確定性。所以，民族地區(qū)高校檔案管理信息化更是迫在眉睫。

民族地區(qū)高校檔案信息化是大數(shù)據(jù)背景下，利用信息技術(shù)獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，為多民族師生服務(wù)的數(shù)字化建設(shè)?！捌淠繕司褪菍崿F(xiàn)民族高校館藏信息資源數(shù)字化,從以檔案實體保管和利用為重點,轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心,從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化.”[2]

（二）民族地區(qū)高校檔案管理信息化的必要性

高校檔案管理信息化比傳統(tǒng)的高校檔案管理方式有無可比擬的優(yōu)勢，使民族地區(qū)高校檔案管理信息化，無疑是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革這是因為是時代的要求，檔案工作未來發(fā)展的趨勢，也是高校檔案管理和資源開發(fā)利用的必然需求。

1.民族地區(qū)高校大數(shù)據(jù)時代的必然要求

傳統(tǒng)的檔案檢索方式，必須有專業(yè)的檔案管理人員，在用手、用腦記著每一本檔案的存放位置后，通過瀏覽人為制作的目錄，來查閱所需的材料。從偌大的庫房中間找到一本小小的檔案，費時、費力的同時又無法保障準確性。但在融入了信息化的檔案管理模式中，任何一個稍微掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員便可利用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種方式進入檔案信息查詢系統(tǒng)進行查詢 ，最后迅速、高效、準確地得到所需要的檔案信息。這就是大數(shù)據(jù)時代,民族高校檔案的工作對象、任務(wù)和性質(zhì)都發(fā)生了巨大變化,各項管理工作朝向自動化、信息化的方向發(fā)展,最大化地實現(xiàn)民族地區(qū)高校自身的特色和優(yōu)勢。

2.民族地區(qū)高校檔案工作發(fā)展的必然要求

大數(shù)據(jù)時代，民族地區(qū)高校教育教學(xué)、行政管理、后勤保障等部門實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)。檔案工作必須緊跟社會變革發(fā)展的步伐，根據(jù)檔案的實際需求建設(shè)和改進檔案工作的方向。在未來，隨著民族高校體制改革的不斷深入,民族地區(qū)高校的管理難度不斷增加,檔案門類越來越多,檔案內(nèi)容趨于復(fù)雜化、多樣化。檔案的用戶群將包括高校內(nèi)部和高校之外的社會公眾,都需要信息的數(shù)量、系統(tǒng)性和時效性等；民族地區(qū)高校文件數(shù)量日益增加,庫容量日趨飽和,拯救檔案自然老化最佳的途徑就是載體的信息化，實現(xiàn)機讀型、聲像型、縮微型等新型載體的廣泛應(yīng)用。計算機“管理方式、載體形式、信息互動等方面具有不可替代的優(yōu)勢.所以原有單一的管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求,高校檔案信息化管理方式的改革成為必然.?！盵3]

3.民族地區(qū)高校檔案管理的必然要求

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，無不是以紙質(zhì)為核心載體，隨著歷史的不斷發(fā)展，不斷積累的檔案資料文檔的，在存儲等方面的弊端逐漸顯現(xiàn)出來。占有龐大的物理空間，因為紙質(zhì)材料的天然缺陷，潮濕，霉變等自然的損壞因素阻礙著檔案資料的長期保存，不利于歷史資料的積累。

由于檔案在利用過程中，反復(fù)翻閱或者復(fù)印都會出現(xiàn)有一定程度的磨損。目前，民族地區(qū)高校大部分檔案都有保存期限，如學(xué)生的考試卷只有3-5年保存期。保存期結(jié)束就要銷毀或者作為廢紙出售,有可能造成信息流失?！皩﹄娮訖n案來說,高密度貯存、體積輕巧,使用壽命長、傳遞速度快、容易復(fù)制,它的生命力極強.因此,高校要保證信息完整和安全,必須進行信息化管理。”[4]

二、民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

民族地區(qū)高校檔案管理信息建設(shè)是未來高校檔案管理工作的發(fā)展方向,限于民族地區(qū)高校檔案管理信息化工作與全國高校管理信息化相比起步較晚,不受重視，投入少等諸多原因,檔案管理信息化工作存在一定差距。

（一）大局觀念滯后，管理意識淡薄

當前,民族地區(qū)高校普遍存在檔案意識不強，對檔案管理工作不重視，“重科研管理,輕檔案工作”現(xiàn)象嚴重，部分領(lǐng)導(dǎo)沒有戰(zhàn)略考量和大局觀念，缺乏對檔案工作的必要性和重要性的認識，還沒有意識到檔案管理在整個學(xué)校工作中的重要地位。

由于我領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理的具體工作人員管理意識也淡薄，對檔案管理的認識上也僅限于資料的收集整理與歸檔查閱等初級階段；一些檔案工作者檔案意識薄弱，思想意識仍停留在建檔、管檔、你查我找的初級階段，導(dǎo)致許多科研價值較高的檔案資料被束之高閣，無法發(fā)揮其作用。這些思想觀念嚴重制約了檔案資源的開發(fā)利用，更無法談及檔案信息的資源共享。這些人由于在思想觀念上的認識不足導(dǎo)致他們在行動上只求安于現(xiàn)狀，不思進取。

（二）資金投入不到位，信息化建設(shè)落后

民族地區(qū)高校所處位置大都是邊疆農(nóng)牧區(qū)，經(jīng)濟滯后，信息閉塞。對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理半信半疑，特別是需要大量的資金投入建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程時，往往是“心疼”。數(shù)字化的硬件、軟件、設(shè)備維護、技術(shù)的開發(fā)、利用以及人員培訓(xùn)在后期也是一個巨大的資金投入，使得民族地區(qū)高校的領(lǐng)導(dǎo)“望而卻步”。資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)就非常落后，不能滿足檔案管理的現(xiàn)實需要。所以，導(dǎo)致民族地區(qū)高校的檔案設(shè)施設(shè)備相當落后和簡陋，檔案數(shù)字化管理一片空白。有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。部分民族高校雖然有計算機設(shè)備，利用率不高，仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，導(dǎo)致現(xiàn)代化的管理設(shè)備成為了擺設(shè)。更不要談高校之間相互合作，形成完整的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

（三）檔案隊伍水平有待提高，專業(yè)化程度不盡人意

民族地區(qū)高校檔案管理人員隊伍主要是以兼職代替專職，科班出身的檔案人員占極少數(shù)，多數(shù)人員的專業(yè)知識技能和業(yè)務(wù)能力較差，現(xiàn)代信息技術(shù)人才嚴重匱乏。另外，檔案工作單調(diào)、枯燥、晉升難的現(xiàn)狀，致使許多檔案人員不愿意長期從事檔案工作，造成高校檔案工作隊伍變動頻繁，工作缺乏連續(xù)性，影了檔案工作的正常開展。檔案人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)化水平與檔案管理信息化的要求相差甚遠，成為制約高校檔案管理信息化工作開展的重要因素。

部分檔案管理人員專業(yè)不對口，沒有經(jīng)過正規(guī)的信息化技術(shù)的訓(xùn)練，運用計算機技術(shù)解決檔案工作的能力也比較差；有的工作人員雖然專業(yè)對口，但學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)又不盡合理；有的檔案工作人員甚至幾乎從未接受過檔案管理專業(yè)的專門訓(xùn)練，對檔案管理及檔案信息化管理中的基本理論、知識和技能都缺乏認識和了解，對檔案管理工作幾乎一無所知。

三、推進民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)民族地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化，更好地為高校和社會服務(wù)，針對民族高校檔案管理信息化工作存在的問題，提出幾點建議。

（一）提高思想認識，強化檔案管理

檔案信息化建設(shè)的好壞是衡量民族高?，F(xiàn)代化水平高低的重要標尺之一。搞好檔案信息化建設(shè)，首先要加強學(xué)習(xí)，深化信息意識與管理。民族地區(qū)各高校利用宣傳欄、廣播、講座等形式宣傳檔案的法律法規(guī)及其價值、地位、作用，增強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工的檔案意識，加強對檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)。其次，要建章立制，用制度規(guī)范檔案管理。各高校要結(jié)合學(xué)校自身特點和實際，不僅要建立健全涉及保管、移交、職責(zé)、安全等一系列配套的檔案管理制度，還要規(guī)范電子檔案的管理，其中包括制定網(wǎng)上電子檔案的接收、查閱、管理規(guī)范，確保檔案管理工作開展有序。此外，各高校還應(yīng)從實際出發(fā), 總結(jié)檔案信息化建設(shè)的客觀規(guī)律，開展與推進檔案信息化建設(shè)相關(guān)的策略研究，用科學(xué)思維、觀念指導(dǎo)高校檔案信息化建設(shè)。

在信息化的時代，面對高校改革和校務(wù)信息公開的必然要求，民族地區(qū)高校檔案信息化建設(shè)已是勢在必行。必須糾正檔案管理上的錯誤認識，提升檔案管理信息化建設(shè)重要性的認知，樹立檔案管理在學(xué)校教學(xué)、科研、信息交流中發(fā)揮的不可替代的作用，大力宣傳，給檔案管理信息化營造一個良好的氛圍。民族地區(qū)高校要根據(jù)自己的實際情況，明確任務(wù)，分清主次，與時俱進，研究新情況，解決新問題，按步驟，有計劃的創(chuàng)建自己的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（二）、增加資金投入，增強基礎(chǔ)實施建設(shè)

近年來，中央、國務(wù)院的高度重視民族地區(qū)高校的發(fā)展，加大了對民族地區(qū)教育經(jīng)費的投入比重。鑒于此，民族地區(qū)各高校應(yīng)做好相關(guān)資金統(tǒng)籌工作，不斷改善館舍條件，配備和完善檔案館的硬件設(shè)施和檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。特別是教育援疆工作的啟動，援助單位扶持民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)。由于檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)投入大、過程長、見效慢，我們要做好長期準備。依據(jù)國家對民族地區(qū)經(jīng)濟傾斜的政策多方籌措資金，不僅要爭取國家的財政支持還要積極自籌，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，解決目前建設(shè)資金匱乏的局面。

（三）、加強檔案人才隊伍建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)

民族地區(qū)工作環(huán)境、生活環(huán)境與內(nèi)地相比非常艱苦，產(chǎn)生檔案信息化建設(shè)人才的匱乏，已嚴重制約民族地區(qū)高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。提高民族地區(qū)高校檔案管理人才專業(yè)水平刻不容緩。首先，提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對在職的檔案管理人員，民族地區(qū)高校應(yīng)該通過在職教育、脫產(chǎn)培訓(xùn)、掛職鍛煉等形式，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提升專業(yè)化技能，提高他們的業(yè)務(wù)水平。其次，直接招聘檔案管理人才。充分利用民族地區(qū)高校自身的強大優(yōu)勢，加強與檔案管理信息化相關(guān)的學(xué)科建設(shè)，培養(yǎng)一批檔案管理的高級專門人才，加強民族地區(qū)高校以及地方檔案管理方面的人才儲備。再次，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核。民族地區(qū)高校每年一次考核檔案人員的實際操作技能，業(yè)務(wù)熟練程度，考核結(jié)果與職員的工資水平直接掛鉤，不能勝任工作的淘汰。激勵檔案人員不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，以滿足民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)的需要。

綜上所述，民族地區(qū)高校檔案管理信息化建設(shè)面臨很多問題，也是一項長期、系統(tǒng)、艱巨的工程建設(shè)。面臨當前全球信息化的浪潮，實現(xiàn)民族地區(qū)高校與全國高校接軌，向世界名校邁進。必須要有戰(zhàn)略眼光，不惜犧牲不必要的校園建設(shè)，也要進一步完善信息化基礎(chǔ)實施建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的人才，為民族地區(qū)高校檔案管理信息化的建設(shè)邁上新臺階。

[1]梅瓊,熊珊珊.高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].中國西部科技. 2011. 10(2):57-58.

[2]郝惠君.高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化芻議[J].蘭臺世界. 2008.(15):32.

[3] 詹艷輝.信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求與路徑選擇[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報. 2014 . 34(9):154-155

[4]劉雁,張立新. 試論高校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 長春師范學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2012,(3). 2012, 31(3):186-188

2016-3-3

梁麗（1972-），女，漢族，和田師范?？茖W(xué)校檔案室主任，主要研究方向：檔案管理。