王偉巖

威海市接待處

淺論檔案管理現(xiàn)代化

王偉巖

威海市接待處

社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極并不可或缺的作用，但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已滲入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，其已完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題，所以本文對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行了探討。

檔案；管理；現(xiàn)代化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈大，我國(guó)檔案部門于20世紀(jì)70年代末開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，我國(guó)已經(jīng)步入了檔案管理現(xiàn)代化時(shí)期，本文將對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行闡述。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國(guó)家建設(shè)服務(wù)，其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。

二、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

一方面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問(wèn)題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；一方面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實(shí)的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，目前的檔案保護(hù)條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問(wèn)題，據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國(guó)初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護(hù)手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的已失去了字跡，成了無(wú)字檔案，由此看來(lái)，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護(hù)水平；一方面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率的必由之路，傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動(dòng)量相對(duì)較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動(dòng)和有害的工作環(huán)境中解放出來(lái)，且大大地提高了工作效率。

三、檔案管理現(xiàn)代化措施

1.更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途；其次檔案工作人員也要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開(kāi)展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2. 重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理實(shí)踐中，想要真正地確保實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，必須根據(jù)需要制定一系列的切實(shí)可行的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序，達(dá)到最佳效益，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要手段和前提，若在檔案管理時(shí)僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么很難真正提高檔案管理的質(zhì)量和速度。所以，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，必須先進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)。

3.引進(jìn)先進(jìn)設(shè)施。實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。

4.加快復(fù)合型人才培養(yǎng) 。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)，所以要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中，還要采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才，逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

5.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理，檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購(gòu)置、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機(jī)關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館(室)的現(xiàn)代化管理工作，需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，各級(jí)檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開(kāi)，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展，交流、合作，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁，檔案工作在國(guó)內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國(guó)與世界上發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案工作也存在著一定的差距，這就需要及時(shí)地進(jìn)行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作，認(rèn)真對(duì)照、分析、研究，取長(zhǎng)補(bǔ)短，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

6.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)，不能將檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作，因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

綜上所述，檔案管理工作是記錄社會(huì)文化發(fā)展的有效措施，也是信息的內(nèi)存庫(kù)，現(xiàn)在檔案管理工作已經(jīng)有了新的發(fā)展，從原來(lái)的書本材料到現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)處理化，而作為合格的檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的方式方法，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的方法作為檔案管理的有效手段，這也有利于檔案管理的規(guī)整化科學(xué)化。