周金霞

北京航科發(fā)動(dòng)機(jī)控制系統(tǒng)科技有限公司

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

周金霞

北京航科發(fā)動(dòng)機(jī)控制系統(tǒng)科技有限公司

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作雖然發(fā)揮了更大的作用，但在實(shí)際操作中依然存在些許問(wèn)題亟待解決，當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)都變得異常激烈，保證檔案管理工作的質(zhì)量對(duì)檔案管理人員、所在企業(yè)甚至所在行業(yè)來(lái)說(shuō)都十分重要。但目前，檔案管理人員依然無(wú)法完全適應(yīng)和勝任大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，一定程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，因此必須積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施，以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。鑒于此，本文主要分析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；措施

1　大數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用的特點(diǎn)

1.1數(shù)據(jù)巨大

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要存儲(chǔ)的內(nèi)容極大，每個(gè)單位的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的任何事情都要被記錄下來(lái)。例如人事信息，各行各業(yè)員工少說(shuō)也得有上千萬(wàn)人，每個(gè)員工時(shí)刻都在制造信息，談話、工作內(nèi)容等都需要記錄下來(lái)，而且這些信息還可能是重復(fù)的，據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，所產(chǎn)生的可分析數(shù)據(jù)已經(jīng)超過(guò)104TB。傳統(tǒng)的檔案是沒(méi)有辦法滿足所有信息的存儲(chǔ)的，所以產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)檔案，面對(duì)如此大的數(shù)據(jù)規(guī)模，對(duì)于數(shù)據(jù)處理的能力要求極高。

1.2數(shù)據(jù)種類多

大數(shù)據(jù)時(shí)代徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案的收集整理方式，檔案的來(lái)源廣、種類多，它的數(shù)據(jù)類型既有結(jié)構(gòu)化也有非結(jié)構(gòu)化的，除了包括傳統(tǒng)檔案的音頻視頻，紙質(zhì)檔案，證件等還包括電腦的瀏覽記錄，微博，網(wǎng)頁(yè)，日志，聊天記錄等。檔案工作者必須要打破傳統(tǒng)檔案的局限性，用全新的眼光去了解大數(shù)據(jù)檔案的種類多樣性，進(jìn)行分析時(shí)需要工作人員有較強(qiáng)的分析能力，對(duì)所有的信息進(jìn)行相關(guān)性挖掘，找出你所想要的信息，用全新的審查方式對(duì)檔案進(jìn)行收集整理，提高檔案工作的效率。

1.3信息可用密度低

電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代，以指數(shù)級(jí)的速度增長(zhǎng)，這給傳統(tǒng)的檔案整理模式帶來(lái)了沖擊。收集的信息多，并不是意味著數(shù)據(jù)信息越多，可用價(jià)值就越高?？赡芤蝗f(wàn)條信息中沒(méi)有一條有用的，要想找到一條有用信息需要經(jīng)過(guò)層層篩選，在篩選過(guò)程的任何一個(gè)步驟出現(xiàn)錯(cuò)誤，都可能致使這條數(shù)據(jù)是無(wú)用的或者帶來(lái)更嚴(yán)重的后果。如果需要找一條需要做決定的相關(guān)數(shù)據(jù)，但是最后的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的，那么可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)決策失敗。

2　大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的新要求

2.1需要更新檔案管理觀念和流程

在以往的檔案管理工作中，對(duì)于檔案資料的歸類存檔一般都是檔案管理員負(fù)責(zé)，分門(mén)別類標(biāo)記檔案資料，留作日后的檔案查詢。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，需要處理的檔案信息變得更多，若還是采用以往的檔案管理院處理檔案的手段，不僅增加了檔案管理員的工作壓力，提升了工作難度，而且很可能無(wú)法處理交叉的檔案信息，不能做到科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案分類歸納。因此，在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，必須更新檔案管理觀念，改進(jìn)檔案管理流程。

2.2需要多樣化的檔案保存形式

就現(xiàn)階段各行各業(yè)發(fā)展而言，很多數(shù)據(jù)信息都是無(wú)法通過(guò)紙質(zhì)材料保存的，大多是以電子文檔、圖片等形式加以保存的，數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨給檔案管理的保存也提出了新的要求。檔案管理工作本來(lái)數(shù)據(jù)量大，需要分門(mén)別類處理的檔案資料多，為此，必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展，應(yīng)用多樣化的檔案保存形式，發(fā)揮關(guān)鍵詞的作用，做到對(duì)檔案信息的分門(mén)別類整理和方便快捷的查找。

2.3需要高素質(zhì)的檔案管理人員

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員的工作內(nèi)容也有了新的變化，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也變得更高。在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作內(nèi)容有了新的變化，需要應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案分類、分析，對(duì)檔案管理人員的技術(shù)性提出了新的要求。

3　優(yōu)化和提高檔案管理工作的對(duì)策

3.1提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，作為檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，以迎合時(shí)代發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，首先扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理觀念，開(kāi)始掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下應(yīng)當(dāng)具備的專業(yè)技能，在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理工作中解放雙手，逐步引進(jìn)具有先進(jìn)的檔案管理理念的專業(yè)人才，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，這是針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)的積極應(yīng)對(duì)措施。

3.2將先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中

為了使檔案管理工作與當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景相結(jié)合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術(shù)引進(jìn)到檔案管理的實(shí)際操作中來(lái)。無(wú)論是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，亦或是企業(yè)，檔案管理工作都應(yīng)當(dāng)主動(dòng)謀求與大數(shù)據(jù)公司合作，針對(duì)單位的實(shí)際研發(fā)符合自身情況的檔案管理技術(shù)和工具，由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺(tái)電腦就能完成相關(guān)工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運(yùn)用現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就勢(shì)必需要采用多種技術(shù)手段，將虛擬技術(shù)、云存儲(chǔ)等相結(jié)合。

3.3檔案管理監(jiān)管制度的建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，更加開(kāi)放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產(chǎn)生危機(jī)。因此，在實(shí)行大數(shù)據(jù)時(shí)代時(shí)，檔案管理的監(jiān)管制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入制度，并對(duì)各類檔案信息加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關(guān)信息。在加強(qiáng)對(duì)檔案管理監(jiān)管的同時(shí)，可以降低檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)安全性得到保障。

總之，科技的不斷發(fā)展使得各個(gè)領(lǐng)域近年來(lái)都得到了很大的發(fā)展空間，而信息時(shí)代的來(lái)臨給各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作也面臨著此種情況，檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項(xiàng)重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會(huì)的發(fā)展步伐，需要不斷進(jìn)行更新和存儲(chǔ)，以便于隨時(shí)查閱并發(fā)揮其應(yīng)有的作用，但根據(jù)目前的情況來(lái)看，我國(guó)檔案管理工作依然存在一定問(wèn)題，相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)加強(qiáng)此方面的研究和實(shí)施力度。

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，06：48-50.

[2]施永利.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].商，2012，11：145+129.