信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 甘露 熊本真

計算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

信陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 甘露 熊本真

信息技術(shù)的日新月異，推動著計算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的普及。將計算機(jī)多媒體技術(shù)引進(jìn)到檔案管理的日常應(yīng)用中，不僅能提高管理檔案的效率，還開辟了檔案使用的新途徑。本文主要介紹計算機(jī)多媒體在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，并且分析了目前存在的實(shí)際問題，然后有針對性地提出了幾點(diǎn)有效運(yùn)用的建議，為計算機(jī)多媒體技術(shù)與檔案管理工作的進(jìn)一步結(jié)合提供一點(diǎn)借鑒。

多媒體技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)狀；有效應(yīng)用

1 計算機(jī)多媒體技術(shù)概述

計算機(jī)多媒體技術(shù)（ComputerMultimediaTechnology）是指使用計算機(jī)綜合處理多種媒體信息，包括文本、圖形、圖像、音頻和視頻等，使多種信息建立邏輯連接，組成一個可以交互的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。媒體是核心，計算機(jī)對表示媒體信息加工處理，使用表示輸出設(shè)備將表示媒體信息還原為人們可以讀懂的感官信息。將信息抽象表現(xiàn)的媒體稱之為表示媒體，其種類和實(shí)例如表1所示。

表1 表示媒體

計算機(jī)多媒體技術(shù)有如下特點(diǎn)：

(1)功能多樣性。多種媒體技術(shù)能夠處理的信息包括文本、圖形、圖像、音頻和視頻等。

(2)信息集成性。能將不同的媒體信息有機(jī)地組合在一起,形成一個完整的整體并與這些媒體相關(guān)的設(shè)備集成。

(3)媒體交互性。用戶通過對各種媒體加工、處理過程的介入，從而達(dá)到各種媒體信息的有效控制。

(4)實(shí)時性。多種媒體集成時，其中的音視頻信息是與時間同步的，是實(shí)時記錄的。在加工、存儲和播放它們時，必須考慮時間特性，來對存取數(shù)據(jù)的速度、解壓縮的速度以及最后播放速度進(jìn)行實(shí)時處理。

（5）高品質(zhì)性。以數(shù)字化方式對聲音與圖像信息進(jìn)行加工處理，不僅精度高，而且質(zhì)量效果好。

2 計算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 信息革命時代檔案工作的新特點(diǎn)

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息革命時代，信息技術(shù)高速發(fā)展，迅速改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。在檔案工作中，傳統(tǒng)檔案信息中的紙質(zhì)文件，已經(jīng)滿足不了如今檔案信息發(fā)展的需求。信息革命時代，檔案信息工作出現(xiàn)了如下新特點(diǎn)：（1）種類繁多，數(shù)量巨大；（2）傳播速度快，科技含量高。

2.2 計算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

基于信息時代檔案管理工作的特點(diǎn)，我們將多媒體技術(shù)使用到檔案管理中去。

2.2.1 利用多媒體技術(shù)進(jìn)行原始館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

由于館藏檔案數(shù)量龐大，種類繁多，如何進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)這個問題一直以來困擾著檔案管理部門。要解決這個問題，最重要的就是各檔案部門必須自己要掌握檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)技術(shù)。各地各部門在遵照數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求進(jìn)行館藏數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也就是在利用計算機(jī)多媒體技術(shù)手段來進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化。

2.2.2 利用多媒體技術(shù)解決電子檔案的大容量存儲問題

檔案數(shù)字化有兩個很重要的目的,第一個要解決的是傳統(tǒng)檔案的存儲問題，第二個是要提供更大范圍內(nèi)的利用。傳統(tǒng)檔案的存儲需要占用大量庫房空間，而且也不便于查找利用，空間讓人們絞盡腦汁的同時，檔案數(shù)字化的存儲方式引起了人們的重視。將光盤、硬盤等數(shù)字化存儲設(shè)備作為載體，將電子文件、電子檔案存儲到數(shù)字化存儲設(shè)備上，并且建立電子檔案數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)庫，有效地解決了檔案資料存放空間不足，并大大提高了檔案的利用率。與紙質(zhì)檔案載體相比，光盤、硬盤等數(shù)字化存儲設(shè)備具有存儲量大、易查找使用等特點(diǎn)。這些經(jīng)過壓縮的數(shù)字化檔案更利于網(wǎng)上傳輸。

2.2.3 使用計算機(jī)多媒體技術(shù)開展數(shù)字化檔案信息服務(wù)

過去，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)一般只能用文字和圖表來展示，現(xiàn)在則可把檔案資料以圖形圖像、動畫、音頻、視頻的形式進(jìn)行建設(shè)，實(shí)現(xiàn)多元一體化服務(wù)，滿足數(shù)字化環(huán)境下用戶的信息需求，并能使觀眾有身臨其境的感覺，生動有趣，效果良好。

2.2.4 修補(bǔ)和復(fù)原已經(jīng)破損的檔案原件

計算機(jī)多媒體技術(shù)不僅可以儲存和管理檔案，還可以修復(fù)和復(fù)原已經(jīng)破損的檔案原件。某些重要的歷史文獻(xiàn)因?yàn)闀r間太長已經(jīng)破損，可以使用計算機(jī)多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲、修復(fù)和復(fù)原。這個過程是通過計算機(jī)模擬原件通過圖形（圖像）的編輯來完成的。

2.2.5 建設(shè)計算機(jī)多媒體技術(shù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)

通過對計算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)掘，在檔案電子化管理環(huán)境下，多媒體技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中將形成以下系統(tǒng)：

（1）計算機(jī)多媒體檔案瀏覽系統(tǒng)。此系統(tǒng)能夠使用戶在異地瀏覽檔案，用戶可以自主選擇瀏覽方式，如文字、語音、視頻等，系統(tǒng)的人機(jī)交互能力極強(qiáng)。

（2）計算機(jī)多媒體聲像編輯制作系統(tǒng)。此系統(tǒng)可對需要?dú)w檔的文件處理，形成文字、圖像、聲音檔案，檔案形成后還可進(jìn)行修改、增刪等編輯處理

（3）計算機(jī)多媒體展示和信息查詢系統(tǒng)。此系統(tǒng)主要可以和用戶直接交流，具備良好的人機(jī)交換互動功能以及美觀的界面。系統(tǒng)演示的可以是靜態(tài)的檔案文本，也可以是動態(tài)的檔案，擁有音視頻信息。

（4）交互式遠(yuǎn)程計算機(jī)多媒體信息服務(wù)系統(tǒng)。此系統(tǒng)以電視為載體，在電視上裝設(shè)數(shù)字信號控制器。接入互聯(lián)網(wǎng)后，用戶可以根據(jù)自己的喜好選擇檔案查閱。電子化管理下對用戶進(jìn)行檔案文化介紹，并給用戶提供檔案信息引導(dǎo)。

（5）計算機(jī)多媒體教育與培訓(xùn)系統(tǒng)。此系統(tǒng)可大大提高檔案的利用效果，對公民進(jìn)行所需的教育培訓(xùn)。使檔案教學(xué)家庭化，實(shí)現(xiàn)沒有圍墻的檔案電子教學(xué)。

（6）檔案電子光盤多媒體系統(tǒng)。電子光盤容量巨大，可以廣泛應(yīng)用于檔案存儲轉(zhuǎn)移等。不僅可以存儲文字和音視頻等，還可以使存儲信息與檔案原件高度接近。

3 計算機(jī)多媒體技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問題及應(yīng)對措施

3.1 硬件設(shè)備匱乏、落后

目前我國的檔案管理部門的設(shè)備數(shù)量極其有限，并且大部分老舊、技術(shù)落后。造成這種情況，一方面檔案管理部門并不能直接創(chuàng)造大量經(jīng)濟(jì)效益，資金捉襟見肘，投入大量的先進(jìn)硬件設(shè)備會占用大量資金；另一方面，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，部分領(lǐng)導(dǎo)過于注重眼前利益，因而忽視了引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的必要性，仍然以傳統(tǒng)思路來應(yīng)對檔案管理工作，因此導(dǎo)致對檔案管理硬件方面的投入嚴(yán)重不足。

我們要根據(jù)自身的實(shí)際情況加大對檔案管理工作中先進(jìn)硬件和軟件設(shè)備的投入，加大計算機(jī)多媒體技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，加速對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高電子檔案的安全性，逐漸實(shí)現(xiàn)計算機(jī)多媒體技術(shù)的普及。

3.2 缺乏專業(yè)技術(shù)人才

計算機(jī)檔案管理工作既需要相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員對檔案知識和業(yè)務(wù)比較了解，也離不開對計算機(jī)多媒體相關(guān)專業(yè)技術(shù)的掌握。但是，就我國現(xiàn)階段檔案管理工作而言，相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才比較缺乏。部分工作人員的文化素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)的專業(yè)背景，而且又無法有效掌握計算機(jī)的相關(guān)知識，然而計算機(jī)專業(yè)的人員對檔案管理工作則比較陌生，導(dǎo)致管理人員比較匱乏，制約了檔案管理的發(fā)展。

首先要改變管理部門領(lǐng)導(dǎo)者的觀念，讓其充分認(rèn)識到新型技術(shù)的重要性。領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，定期召開講座，派遣骨干人員參加培訓(xùn)班，幫助全體工作人員不斷提高自身素質(zhì)，既要包括計算機(jī)素質(zhì)，也要包括專業(yè)水平。同時，要采取多種措施引進(jìn)最新技術(shù)人才，為檔案管理部門注入新鮮血液。

3.3 計算機(jī)電子檔案的安全性

檔案管理中運(yùn)用計算機(jī)多媒體技術(shù)，雖然為日常工作帶來了便利，在一定程度上促進(jìn)了管理工作的發(fā)展，但是電子檔案的安全性卻存在著威脅。檔案管理在對信息進(jìn)行整理時，大多數(shù)會通過互聯(lián)網(wǎng)對其進(jìn)行電子存檔，形成電子檔案。然而，在存檔的過程中，就有可能會遭到病毒的攻擊，其相關(guān)數(shù)據(jù)可能會消失或者被惡意改變相關(guān)信息，制約了檔案管理工作。

這就需要我們的檔案管理人員提高警惕，處處小心，防止病毒侵入，造成檔案外泄。并對員工進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)安全教育，提高員工的安全意識，必須有一定的處理計算機(jī)安全問題的能力。

4 結(jié)束語

信息資源已經(jīng)成為當(dāng)前世界格局的戰(zhàn)略資源，信息技術(shù)已經(jīng)融入到生活中各個方面。計算機(jī)多媒體技術(shù)已逐步滲透到檔案管理這一領(lǐng)域中，但還沒有完全開發(fā)和利用，在實(shí)施過程中還會出現(xiàn)許多的問題和難題，我們應(yīng)勇于面對技術(shù)的挑戰(zhàn)，積極進(jìn)行對策研究，變挑戰(zhàn)為機(jī)遇，為發(fā)展檔案管理作出貢獻(xiàn)。相信在現(xiàn)代技術(shù)的支撐下，檔案管理將迎來質(zhì)的飛躍。

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014，（2）：32-34.

[2]譚斯文.試論多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè)，2015，（2）：6.

2016-04-12）