張潔

（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局云南 沾益 655500）

試論人事檔案管理對(duì)人力資源管理的提升

張潔

（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局云南 沾益 655500）

為適應(yīng)單位發(fā)展戰(zhàn)略的需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人事檔案工作必須從傳統(tǒng)的單純記錄功能發(fā)展到人力資源管理工作的重要輔助工具。本文重點(diǎn)論述如何發(fā)揮規(guī)范化的人事檔案管理對(duì)人力資源管理的提升作用，以及實(shí)現(xiàn)的對(duì)策。

人事檔案管理；人力資源管理；對(duì)策；提升

人事檔案管理是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案管理可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案管理可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案管理，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提供真實(shí)可靠的信息

單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。

1.2 提供重要的依據(jù)

人事檔案關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著單位對(duì)不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績(jī)效考核需要有大量的，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證單位決策的科學(xué)化、合理化。

1.3 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置的重點(diǎn)就是充分結(jié)合人與物，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變化，隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，人力資源應(yīng)該適時(shí)的做出一些調(diào)整，例如優(yōu)勝劣汰、崗位變化、人員流動(dòng)等等情況都有可能出現(xiàn)，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。

2 人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和問(wèn)題

在現(xiàn)階段人力資源管理的過(guò)程中，人事檔案起到了至關(guān)重要的作用，但是就其具體的應(yīng)用情況來(lái)看，依然不盡如人意。最突出的表現(xiàn)就是不斷淡化人事檔案管理。單位在留才、用才、選才、育才、激才的過(guò)程中不在依靠人事檔案，究其原因可以分為以下幾點(diǎn)：

2.1 終身雇傭制的打破

打破終身雇傭制實(shí)際上就增加了流動(dòng)人員的可能性，人員流動(dòng)性在一定程度上縮短了企業(yè)的施工工時(shí)，在這種情況下人事檔案對(duì)一個(gè)人的工作能力、培訓(xùn)資料、工作業(yè)績(jī)并沒(méi)有充分的展示和體現(xiàn)，有等同于無(wú)，并沒(méi)有給企業(yè)識(shí)才和選才帶來(lái)便利。

近些年來(lái)，個(gè)人信息內(nèi)容失真的現(xiàn)象屢禁不止，頻繁出現(xiàn)，人們難以真正的分辨一個(gè)人的學(xué)歷、工齡、年齡等信息的真假，造成這種現(xiàn)象的根本原因就是人事檔案的管理人員沒(méi)有有效的鑒定信息的渠道來(lái)源，這種被動(dòng)接受信息的做法就為虛假信息的泛濫提供了可乘之機(jī)，而信息缺乏真實(shí)性將會(huì)在一定程度上影響人事部門對(duì)職工的正確評(píng)估。

2.2 人事檔案缺少時(shí)效性

現(xiàn)階段的人事檔案大多數(shù)情況是記錄當(dāng)事人的歷史，材料缺乏時(shí)效性，比較陳舊，一般情況下來(lái)講，我國(guó)人事檔案的整理次數(shù)是每三年到五年整理一次，不會(huì)重新審核鑒定已經(jīng)歸納到人事檔案中的材料，而新放進(jìn)去的材料無(wú)非是一些程式化的東西，諸如工資表、考核登記表等等，可以真正反映出當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)的資料相當(dāng)匱乏，人力資源管理部門無(wú)法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息。

2.3 人事檔案管理技術(shù)落后

紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理的主要方式，隨著人員流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人已經(jīng)不在本市，但是他的檔案卻依舊在本市的現(xiàn)象，這樣當(dāng)事人所在的省市的人力資源部門要想知道當(dāng)事人的個(gè)人檔案，就需要“翻山越嶺”的到到另一個(gè)城市去查閱，這在一定程度上嚴(yán)重影響了人力資源管理部門的工作效率和工作質(zhì)量，浪費(fèi)人力和時(shí)間的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

3.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

以傳統(tǒng)人事檔案為基礎(chǔ)，增加一些個(gè)性化材料，例如反映個(gè)人綜合能力的材料，反應(yīng)個(gè)人素質(zhì)的材料，反應(yīng)個(gè)人興趣愛(ài)好、專業(yè)能力以及性格特征的材料，由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料等等。

3.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

人事檔案最基本的特征就是真實(shí)性，人事檔案管理工作應(yīng)該對(duì)人員信息進(jìn)行核對(duì)和清查，將虛假信息、無(wú)效信息有效的剔除出去，在一定程度上使檔案的范圍有所擴(kuò)展，分類儲(chǔ)備個(gè)人可以公開(kāi)的信息資料，在這種情況下建立健全人才數(shù)據(jù)庫(kù)就顯得尤為重要了。專人動(dòng)態(tài)管理這些數(shù)據(jù)庫(kù)，個(gè)新信息及時(shí)更新，更詳盡、仔細(xì)的收集對(duì)于單位來(lái)講比較重要的人的信息，例如專業(yè)技術(shù)人員、高管等等。以書(shū)面文字形式為主的傳統(tǒng)個(gè)人信息就決定了其信息內(nèi)容不會(huì)有多么的豐富，因此，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作可以充分利用現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，在記錄個(gè)人信息的過(guò)程中可以采用音像記錄的方式，這樣既可以實(shí)現(xiàn)信息量的擴(kuò)展，提高人事檔案的利用率，同時(shí)有助于建立健全信息處理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性

根據(jù)實(shí)際情況的需要和時(shí)代的不斷變化，人事檔案管理也應(yīng)該隨之做出調(diào)整和改變，及時(shí)的將有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的新產(chǎn)生的材料補(bǔ)充到人事檔案當(dāng)中，在一定程度上增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。

3.4 健全制度，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案資料管理

有效的保障檔案工作規(guī)范化管理就離不開(kāi)人事檔案管理工作制度的建立和完善，因此，各個(gè)單位都應(yīng)該充分重視人事檔案管理制度的建立健全，制定一套比較嚴(yán)格的、比較科學(xué)的、比較合理的制度，來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行檔案的日常利用、借閱、保管等工作，從檔案的收集、歸檔到移交檔案室都要真正的貫徹落實(shí)這一制度，這就在一定程度上降低了檔案丟失、改動(dòng)的可能性。此外，檔案管理工作責(zé)任追究制度和目標(biāo)管理考核制度的建立健全也非常重要，要嚴(yán)格根據(jù)各種法律法規(guī)和操作章程來(lái)規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、接受、借閱、查閱等等，盡可能的杜絕人為涂改、泄密檔案的可能性，即便是在管理人事檔案的過(guò)程中發(fā)生了不可避免的問(wèn)題，也可以根據(jù)責(zé)任追究制度，來(lái)追求責(zé)任，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范有序的進(jìn)行。

3.5 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案管理的重要作用就是對(duì)人才信息資源庫(kù)的充分利用，對(duì)各種資源的合理利用才能夠使其作用得到最大化的發(fā)揮，因此，在人事檔案管理工作當(dāng)中，務(wù)必要充分利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，其目的就是為了延長(zhǎng)人事檔案管理壽命以及提高工作效率。人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，這實(shí)際上符合我國(guó)人事制度改革以及社會(huì)發(fā)展的需求，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這實(shí)際上就對(duì)人事檔案管理工作提出了更要的要求，不僅要保證一定的工作效率，同時(shí)要確保傳輸人事信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使人事信息管理時(shí)效性大幅度提高。提高人事檔案管理的工作效率就必須要充分重視對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理的有效運(yùn)用，尤其是現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代設(shè)備，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)等等。在計(jì)算機(jī)輸入檔案資料，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行有效的處理，將聲像、圖片、文字等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)各種手段，如通過(guò)展覽，展現(xiàn)出檔案工作的各項(xiàng)職能；利用培訓(xùn)班、各種會(huì)議，以及各種公開(kāi)場(chǎng)合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過(guò)廣泛的宣傳，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識(shí)，有利于為檔案工作的開(kāi)展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的社會(huì)環(huán)境。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺(tái)階。

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1004-7344（2016）16-0014-02

2016-5-19