李春剛（吉林建筑大學，吉林長春，130118）

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檔案數(shù)字化建設實踐的探討

李春剛
（吉林建筑大學，吉林長春，130118）

摘要：本文闡述了檔案數(shù)字化建設的基本內(nèi)涵，具體分析了檔案數(shù)字化建設的必要性，并針對我國檔案數(shù)字化建設的基本現(xiàn)狀，提出了檔案數(shù)字化的發(fā)展方向和路徑。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化建設；檔案

近年來，檔案數(shù)字化建設作為開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎和前提，已逐漸被提上日程，并取得了一些長足的進步和發(fā)展。但是，我們也應該清醒地認識到，我國的館藏傳統(tǒng)檔案資料浩如煙海，檔案數(shù)字化建設無疑是一項艱巨而浩大的工程。同時日新月異的計算機技術與網(wǎng)絡技術為檔案數(shù)字化長效機制的發(fā)揮帶來不小的影響。因此，檔案工作人員要積極應對挑戰(zhàn)，充分認識檔案數(shù)字化建設的內(nèi)涵、重要性，并針對檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展路徑，以提高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1　對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設的理解

1.1檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現(xiàn)了檔案資源的共享。

1.2檔案數(shù)字化建設的主要內(nèi)容

從數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個方面:一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉換;二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次:一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結構;二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR(光學字鈞一技術)識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。

2　我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

2.1我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

我國很多地方已經(jīng)開始了檔案數(shù)字化的理論與實踐研究，具體來說，地方各級檔案部門不斷探索，廣泛應用現(xiàn)代信息技術將豐富的館藏珍貴歷史檔案進行數(shù)字化處理，對新產(chǎn)生的電子文件及時歸檔保存，直接建立全文數(shù)據(jù)庫，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，逐步開展對檔案信息資源的科學管理，使檔案信息逐步實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡化，從而更有效地實現(xiàn)檔案的資源共享，以滿足社會各個領域?qū)n案信息的需求目前，國內(nèi)檔案數(shù)字化工作還剛起步，正處在探索與論證階段，對檔案數(shù)字化建設的研究也剛剛興起，且主要集中在數(shù)字檔案館建設的研究，以及一些專門檔案數(shù)字化建設的研究。

2.2我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向與趨勢

在當前社會分工日益細化、專業(yè)化程度口益增強、數(shù)字化技術更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作已愈發(fā)撤得效率低下，且力不從心。鑒于此，國內(nèi)的一些檔案館開始嘗試將自身力量同社會力量相結合，實行檔案數(shù)字化業(yè)務外包，選擇有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來進行檔案的數(shù)字化建設。這樣既可以省時省力，又可以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量與成效。雖然目前來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務外包工作基木上還處于嘗試和探索階段，但是它已然成為我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展方向與趨勢。

（1）檔案數(shù)字化業(yè)務外包的內(nèi)容

業(yè)務外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方式它是將一些傳統(tǒng)上由組織內(nèi)部人員負責的非核心業(yè)務以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務外包內(nèi)容應包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設與管理，檔案信息網(wǎng)絡、網(wǎng)站的建設與維護，檔案管理軟件的開發(fā)與設計，計算機、網(wǎng)絡硬件設備的管理與維護等內(nèi)容。在數(shù)字化過程中，檔案館要積極做好數(shù)字化的前期準備工作，并不定期進行數(shù)字化業(yè)務的監(jiān)督與驗收。

（2）實施檔案數(shù)字化外包的策略

要選擇專業(yè)、可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務外包公司。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要根據(jù)自己的實際需求，在認真聽取內(nèi)外部專家意見的基礎上，對外包商的技術能力、業(yè)務處理能力、財務狀況、對新技術的研制與開發(fā)能力等進行全而的評估與審核，選擇業(yè)務能力強、信譽好的服務商。具體來說，一是要對外包商的專業(yè)實力進行資格審查，審查其是否持有相關的資質(zhì)證書或證明，如信息產(chǎn)業(yè)部頒發(fā)的系統(tǒng)集成商證書，認定的軟件廠商證書等，資質(zhì)證書與證明是否與外包項目的要求一致，證書的種類、級別、允許承接的業(yè)務范圍要作為資格審查的主要內(nèi)容;二是要對外包商的能力進行審查，通常判斷專業(yè)公司是否具備外包的能力，就要審查其所擁有的技術設備和所開發(fā)的軟件或其他信息技術產(chǎn)品能否滿足要求;三是要對外包商的經(jīng)驗、品牌和信譽進行審查，通過該公司在近幾年完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質(zhì)量的能力及水平，并針對其他客戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。

總之，檔案數(shù)字化建設是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略仃務。在數(shù)字化進程中采取檔案館與檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試，不僅有利于優(yōu)化社會資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業(yè)務運行成本。對于這一模式在實踐中出現(xiàn)的問題，我們應認真總結經(jīng)驗教訓，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。

參考文獻

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[2] 王宏月.科研單位如何推進檔案數(shù)字化建設[J].蘭臺內(nèi)外.2015(06)

Discussion on the construction of archival Digitalization

Li Chungang
(Jilin University of architecture，Changchun Jilin，130118)

Abstract：This paper describes the basic connotation of the construction of the digitized archives,a detailed analysis of the necessity of the construction of the digitized archives,and according to the basic situation of the construction of digital archives,puts forward the digital files of the developing direction and path.

Keywords：archives digitization;digital construction;Archives