盧紅梅

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，做好文書檔案的整理與保管工作尤為重要。舊的整理與保管方法出現(xiàn)了一些弊端，影響了工作效率。就此，本文從文書檔案整理保管的大背景、人員素質(zhì)對(duì)相關(guān)工作的影響方面做了淺析，并且著重分析論述了文書檔案的整理與保管的具體做法。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；特點(diǎn)

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性

（一）文書檔案管理的特點(diǎn)

1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒

由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過來留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件

任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢(shì)必要順應(yīng)時(shí)代的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢(shì)。

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢(shì)必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。

（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

就日前來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來說是一項(xiàng)重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁(yè)數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號(hào)章與頁(yè)碼編寫

檔案管理中章與頁(yè)碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁(yè)碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

五、結(jié)論

新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

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