王林娜

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊　050071)

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高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考與研究

王林娜

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊050071)

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代管理媒介的高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。各級(jí)各類(lèi)高校應(yīng)明確檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，并以檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題為導(dǎo)向，探索加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策，以期最大限度地滿足高校師生對(duì)檔案信息化的需求，推動(dòng)高校數(shù)字化校園建設(shè)和檔案信息資源共享，提升綜合辦學(xué)實(shí)力。

關(guān)鍵詞：高校；檔案數(shù)字化；必要性；問(wèn)題；對(duì)策

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是在以數(shù)字媒體網(wǎng)絡(luò)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)[1]。高校檔案管理工作者應(yīng)正確理解和把握高校檔案信息管理現(xiàn)代化的大趨勢(shì)，發(fā)揮自己的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)和主觀能動(dòng)性，積極投身于檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和實(shí)踐。通過(guò)高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存和高效利用。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

高校是傳播先進(jìn)科技文化的前哨，是引領(lǐng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的先鋒。面對(duì)全社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境，代表先進(jìn)生產(chǎn)力的高校強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性毋庸置疑。首先，檔案數(shù)字化建設(shè)是完善高校信息化和數(shù)字校園建設(shè)的客觀要求[2]。檔案管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為以光盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)及網(wǎng)絡(luò)空間為載體的數(shù)字格式檔案，使得高校檔案呈現(xiàn)形式上的多樣化，最大限度地滿足檔案查閱者，特別是年輕查閱群體的查閱習(xí)慣和查閱要求。同時(shí)，在高校的教學(xué)、科研和管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)已成為不可或缺的工具，由此自然形成了大量電子文件，對(duì)這些電子文件的歸化處理成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。其次，高校檔案數(shù)字化建設(shè)能夠促進(jìn)高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，計(jì)算機(jī)檢索成為現(xiàn)實(shí)，檔案利用的時(shí)間和空間概念被打破，利用者可以在任一時(shí)間、任一地點(diǎn)借助檔案信息資源的共享平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)的“零距離”傳輸快速獲取需要的檔案信息，從時(shí)效性和廣泛性等方面表現(xiàn)檔案信息的社會(huì)服務(wù)價(jià)值[3]。最后，高校檔案數(shù)字化建設(shè)促進(jìn)了檔案管理的優(yōu)化。高校的許多原始檔案具有唯一性和不可替代性，現(xiàn)場(chǎng)查閱難免會(huì)出現(xiàn)損壞或遺失，其后果無(wú)法彌補(bǔ)。數(shù)字化改變了館藏檔案結(jié)構(gòu)，將容易脆化的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有利于延長(zhǎng)檔案原件壽命，用戶可以經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行鏈接，有效避免了原始檔案的人為損毀；紙質(zhì)檔案的數(shù)字化壓縮打包，節(jié)省了檔案庫(kù)存的空間成本，使館藏檔案信息量得以極限增長(zhǎng)[4]。而采用CD-R或DVD-R等只讀一次式光盤(pán)，確保了存檔文件的不可修改和記錄的可靠性。由此實(shí)現(xiàn)的檔案信息快速檢索，推動(dòng)了現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理和利用的模式轉(zhuǎn)化。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)既是變革檔案管理方式的重要舉措，也是一項(xiàng)工作量大、涉及面廣的系統(tǒng)工程，其間存在的一些問(wèn)題不容忽視。

1.對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，部分高校領(lǐng)導(dǎo)忽視了計(jì)算機(jī)日益普及和網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)在“數(shù)字化校園”建設(shè)中的地位理解不透徹，片面地認(rèn)為：高校檔案涉及的內(nèi)容不多、數(shù)量不大，以既有的方式、方法也能夠做得不錯(cuò)，搞不搞數(shù)字化建設(shè)意義不大[5]。一些高校檔案管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏差，跟不上檔案信息化的步伐[6]。在實(shí)際工作中習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收集、整理和手工管理模式。

2.檔案信息數(shù)字化建設(shè)處于較低層次

為了使高校檔案管理跟上時(shí)代的步伐，高校檔案管理部門(mén)都配置了包括計(jì)算機(jī)、掃描儀和局域網(wǎng)路由器在內(nèi)的數(shù)字化設(shè)備。但由于缺乏專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸交換機(jī)、檔案管理系統(tǒng)軟件等配套設(shè)施，有些計(jì)算機(jī)、掃描儀幾乎就是原始記錄方式的替代品，其作用不外乎收錄紙質(zhì)檔案和編制索引，數(shù)字化設(shè)備成了擺設(shè)，功能難以得到充分的發(fā)揮。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，無(wú)法進(jìn)入全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，使得現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)在高校檔案管理層面應(yīng)用率不高，檔案信息數(shù)字化建設(shè)處于較低層次。

3.檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，高校教學(xué)科研部門(mén)和行政管理機(jī)構(gòu)日常工作中形成的檔案信息龐雜，電子檔案的存儲(chǔ)格式也是各自為政。如視頻文件就有avi、mpeg、mov、rmvb、flash等多種格式，文字類(lèi)檔案包括word、pdf、html等不同形式。各種文件缺乏兼容性，給檔案的后期處理和傳輸造成了較大的困難。在各類(lèi)電子檔案的命名方面也沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，對(duì)關(guān)鍵詞、檢索工具缺乏認(rèn)知，不便于計(jì)算機(jī)的快速檢索和查閱。

4.檔案管理人員復(fù)合專(zhuān)業(yè)能力有待提高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量既有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才。目前，高校檔案管理人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)多為偏文科或管理類(lèi)專(zhuān)業(yè)，擅長(zhǎng)與檔案內(nèi)容直接相關(guān)的歷史學(xué)、語(yǔ)言學(xué)、管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等方面的業(yè)務(wù)，而對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)掌握有限，復(fù)合專(zhuān)業(yè)能力欠缺。只能從事文件掃描拍照、電子文件歸類(lèi)建檔等簡(jiǎn)單工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)更新、網(wǎng)頁(yè)制作、文件格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)含量高的工作不甚熟練，在一定程度上制約著高校檔案數(shù)字化建設(shè)。

5.電子檔案信息的完整性和真實(shí)性面臨威脅

由于電子檔案易于修改和復(fù)制，數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)溫度濕度的敏感，加之網(wǎng)絡(luò)的相互連通、檔案數(shù)據(jù)信息的共享和信息訪問(wèn)的無(wú)邊界，使得數(shù)字化檔案在整理建檔、存儲(chǔ)備份、訪問(wèn)查閱等環(huán)節(jié)均存在信息失真、損毀和篡改的可能，也面臨著木馬病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊和黑客入侵的挑戰(zhàn)，時(shí)刻威脅著檔案信息的完整性和真實(shí)性。

三、加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)不斷完善、不斷發(fā)展的過(guò)程。檔案管理工作者要直面高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，以科學(xué)的態(tài)度探索富有實(shí)效性的對(duì)策。

1.切實(shí)提高對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

能否對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性有完整、深刻的認(rèn)識(shí)，決定著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案數(shù)字化建設(shè)的意義及其在“數(shù)字化校園”建設(shè)中的重要地位，從人力、物力、財(cái)力等方面對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)給予大力支持。高校檔案管理人員也要充分認(rèn)識(shí)自己肩負(fù)的歷史使命，積極主動(dòng)地掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，探索傳統(tǒng)檔案管理手段與現(xiàn)代數(shù)字管理手段的有機(jī)結(jié)合，培養(yǎng)與檔案數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理能力。

2.在高校檔案管理中積極應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)

現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)性支撐。要發(fā)揮現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)在高校檔案管理中的促進(jìn)作用，首先應(yīng)配置高校檔案管理專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸交換機(jī)、檔案管理系統(tǒng)軟件等配套設(shè)施，及時(shí)對(duì)設(shè)備更新維護(hù)。其次要建立檔案局域網(wǎng)，通過(guò)中心服務(wù)器為學(xué)校教學(xué)、科研、管理部門(mén)及普通檔案利用者提供館藏檔案的網(wǎng)上利用服務(wù)。再次應(yīng)結(jié)合高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)，強(qiáng)化檔案局域網(wǎng)與學(xué)校其他數(shù)字化信息系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各院系、處室電子文件的自動(dòng)收集、歸檔，保證檔案文件的真實(shí)、無(wú)疏漏。最后應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)距離共享。

3.規(guī)范和完善檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)要從源頭抓起。高校檔案館應(yīng)以文件的形式，公示教學(xué)、科研、管理和服務(wù)等各類(lèi)電子檔案文件的格式要求，完善對(duì)電子文件格式相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制。如：圖片類(lèi)文件為BMP或JPG格式，文檔類(lèi)文件為word或pdf。這樣，各院系、處室在制作電子文件時(shí)就有了指導(dǎo)性建議。檔案館在原有紙質(zhì)館藏文件的數(shù)字化處理中也依據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)，從而避免檔案材料的五花八門(mén)，格式互不兼容，縮短電子化檔案收集整理歸檔時(shí)間，為檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享創(chuàng)造有利的條件。

4.建立高校檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍

無(wú)論多么先進(jìn)的設(shè)備和管理模式，離開(kāi)了高素質(zhì)的實(shí)踐者都將失去價(jià)值。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理復(fù)合型人才建設(shè)起決定性作用。首先通過(guò)推薦《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》《信息與檔案管理》《多媒體與數(shù)字檔案建設(shè)》等專(zhuān)業(yè)書(shū)目，指導(dǎo)現(xiàn)有檔案管理人員開(kāi)展在職培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)，從而掌握更多的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)信息資源管理等知識(shí)，促進(jìn)檔案管理人員的觀念、知識(shí)和技能更新。其次要加強(qiáng)與其他高校檔案館(室)的業(yè)務(wù)聯(lián)系，在檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)、方法與經(jīng)驗(yàn)等方面開(kāi)展研討與交流，以他山之石推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。最后注重對(duì)檔案管理復(fù)合型人才的進(jìn)入，以新鮮血液活化高校檔案管理數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

5.強(qiáng)化高校檔案數(shù)字化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)控制

安全是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)，必須采取針對(duì)可能危害和侵襲的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。第一要提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)，掌握《互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)技術(shù)措施規(guī)定》和檔案數(shù)字化建設(shè)的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)因素，嚴(yán)格規(guī)范查詢、修改、提交檔案的工作權(quán)限，減少不可預(yù)料情況的發(fā)生。第二要在檔案數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃和立項(xiàng)中做好各種檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，通過(guò)設(shè)置防火墻、密鑰、用戶身份識(shí)別和災(zāi)難備份等防范手段，保證數(shù)字檔案信息的安全。第三要建立科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)化病毒防范體系，嚴(yán)禁在工作網(wǎng)絡(luò)上安裝非法軟件，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)殺毒系統(tǒng)，啟動(dòng)入侵檢測(cè)及訪問(wèn)控制的聯(lián)動(dòng)，阻止各類(lèi)非法訪問(wèn)及網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

四、結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)是信息時(shí)代，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，整合、鏈接和展示高校教學(xué)、科研、建設(shè)、管理和服務(wù)等方面的電子檔案信息資源，使高校檔案信息服務(wù)從現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和專(zhuān)業(yè)化服務(wù)轉(zhuǎn)化，是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路。高校應(yīng)將檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案對(duì)象選定及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入數(shù)字校園建設(shè)總體規(guī)劃，整合教學(xué)信息管理系統(tǒng)、學(xué)生檔案?jìng)鬟f系統(tǒng)和校園信息發(fā)布系統(tǒng)，構(gòu)建完整的、全方位的數(shù)字化檔案平臺(tái)。高校檔案管理工作者更要將數(shù)字化背景下的檔案管理作為新的研究課題，注重專(zhuān)業(yè)理論水平和計(jì)算機(jī)實(shí)操能力等相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，以合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)和較強(qiáng)的信息能力迎接檔案數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)。

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Thinking and Research on the Construction of Digital Archives in Colleges and Universities

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Along with the development of computer network technology, database technology and multimedia technology, construction of digital archives came into being in colleges and university. Colleges and universities at all levels should make clear the necessity of the construction of archives digitalization, analyze archives digital construction problems and probe into the countermeasures of accelerating the construction of digital archives on campus. Thus to satisfy the demand of teachers and students for informationaized archives, promote the digital campus building and archives information resources sharing, enhance the comprehensive school strength.

Key words:colleges and universities; digital archives; necessity; problem; countermeasure

收稿日期：2016-03-25

作者簡(jiǎn)介：王林娜(1979-)，女，河北石家莊人，檔案館員，主要從事檔案管理與研究。

中圖分類(lèi)號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008-469X(2016)03-0094-03