■盧巖紅

高校招生考試錄取檔案的管理與利用

■盧巖紅

一、 高校招生考試錄取檔案的管理

(一)錄取檔案整理的時(shí)間

高校招生考試錄取檔案也就是《高校錄取新生簡(jiǎn)明登記表》(以下簡(jiǎn)稱《登記表》)，一般是在集中錄取現(xiàn)場(chǎng)打印兩份并加蓋招生錄取專用章，一份寄給高校，作為發(fā)放《錄取通知書》及新生入學(xué)后在教育部網(wǎng)站注冊(cè)的依據(jù)，一份由省級(jí)招生考試管理部門存檔，它是證明考生合法錄取的唯一紙質(zhì)依據(jù)。教育部規(guī)定，高校組織考生報(bào)到后會(huì)對(duì)考生進(jìn)行入學(xué)資格審查，還會(huì)因各種原因出現(xiàn)考生退檔、改錄等問題。為保證錄取考生存檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，集中錄取現(xiàn)場(chǎng)只打印一份《登記表》寄給高校，省級(jí)招生考試管理部門存檔的《登記表》的打印時(shí)間應(yīng)安排在每年11月份，留出考生報(bào)到后兩個(gè)月的時(shí)間核實(shí)情況，處理遺留問題，以使最終存檔數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。

(二)錄取檔案整理程序

招生錄取檔案的整理一般是由省級(jí)招生考試管理部門業(yè)務(wù)處室或檔案室單獨(dú)整理。主要程序是：打印—蓋章—排序—裝訂—編號(hào)—存檔。為保證入庫(kù)存檔信息與招生錄取數(shù)據(jù)庫(kù)信息絕對(duì)一致，應(yīng)嚴(yán)密設(shè)計(jì)錄取檔案整理流程，增加多次校對(duì)環(huán)節(jié)。《登記表》在高校招生錄取現(xiàn)場(chǎng)的打印工作一般由錄取服務(wù)組完成，招生錄取工作結(jié)束后，要進(jìn)行《登記表》的再打印及整理工作。把紙制檔案重新整理后交印刷廠裝訂成冊(cè)，裝訂完畢后由錄取服務(wù)組與信息處共同清點(diǎn)并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接；信息處依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息對(duì)裝訂成冊(cè)的《登記表》進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)校核，重點(diǎn)核對(duì)錄取高校名單及各校各科類錄取人數(shù)，核對(duì)完畢確認(rèn)無誤后交檔案室保存。各環(huán)節(jié)進(jìn)行交接登記，登記記錄隨存檔《登記表》歸檔。

(三)錄取檔案的保護(hù)與管理

檔案保護(hù)，是指對(duì)已整理好并存入庫(kù)房中的檔案進(jìn)行日常的維護(hù)、保護(hù)性管理工作。一是維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序。要求檔案管理人員建立良好的工作習(xí)慣；檔案入庫(kù)要嚴(yán)格交接，認(rèn)真清點(diǎn)，排放有序;使用檔案時(shí)，當(dāng)日必須歸還，用畢放回原處。二是保護(hù)檔案實(shí)體的理化狀態(tài)，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的“自然壽命”。

檔案管理，就是維護(hù)檔案的管理秩序。一是檔案的庫(kù)房管理，即保證庫(kù)房堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施，建立庫(kù)房管理制度，定期進(jìn)行檢查。二是檔案流動(dòng)中的管理，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中，一般的安全防護(hù)，防止丟失。建立檔案查閱利用制度并嚴(yán)格執(zhí)行，不能因?yàn)槿饲殛P(guān)系或覺得事小無所謂而模糊管理。三是為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。

二、高校招生錄取檔案信息資源的利用

(一)高校招生錄取檔案的現(xiàn)實(shí)需求

省級(jí)招生考試管理部門存檔的《登記表》主要是用于為高校補(bǔ)辦《登記表》的依據(jù)或教育行政部門在需要核實(shí)考生報(bào)名資格或畢業(yè)生時(shí)的備查。但作為省級(jí)招生考試行政管理部門，各單位均將其作為考生入學(xué)途徑認(rèn)定的權(quán)威部門。

(二)現(xiàn)實(shí)需求與傳統(tǒng)管理模式相沖突

《登記表》作為高校錄取考生的名冊(cè)，目前是以匯總表格形式記錄錄取考生的信息。傳統(tǒng)的管理模式一般是僅供保存單位內(nèi)部使用，不對(duì)外提供復(fù)印件或影像件。而隨著社會(huì)對(duì)學(xué)歷、對(duì)個(gè)人誠(chéng)信的重視，各單位紛紛要求省級(jí)招生考試管理部門提供《登記表》復(fù)印件?！兜怯洷怼纷鳛閮?nèi)部資料是否應(yīng)對(duì)外公開，成了長(zhǎng)久以來爭(zhēng)論的焦點(diǎn)。而從檔案保護(hù)角度考慮，過度頻繁地查找、復(fù)印這些紙質(zhì)材料，不利于檔案的長(zhǎng)久保護(hù)。

(三)建立錄取檔案利用的程序

《登記表》對(duì)外開放需經(jīng)保存單位同意，也就是說，保存單位也可以不同意公眾的請(qǐng)求。但對(duì)拒絕公眾開放的行政行為，《檔案法》沒有規(guī)定相應(yīng)的救濟(jì)手段。單位或個(gè)人要求查詢錄取檔案的大多與人事檔案有關(guān)。作為保存《登記表》的單位中唯一具有行政職能的考試機(jī)構(gòu)，具有其他機(jī)構(gòu)無法比擬的公信力，受到單位、社會(huì)的高度認(rèn)可?！兜怯洷怼肥歉咝ｄ浫】忌膮R總表，對(duì)外開放有泄漏個(gè)人隱私的隱患，應(yīng)制定《登記表》查詢利用的規(guī)范性文件，建立查詢工作流程，將“復(fù)印《登記表》”需求改為由各省招生考試行政主管部門開具《錄取證明》。《登記表》記載的個(gè)人信息全部體現(xiàn)在錄取證明上，與復(fù)印《登記表》具有同樣效力。單位出具公函或個(gè)人憑身份證件均可提出申請(qǐng)，招生考試機(jī)構(gòu)受理后，明確回復(fù)時(shí)間，并對(duì)申請(qǐng)、回復(fù)資料進(jìn)行存檔。

(四)健全錄取檔案查詢的保障機(jī)制

明確錄取檔案查詢的責(zé)任主體和監(jiān)督主體，這樣，既可以防止檔案利用工作中的相互推托、責(zé)任空缺、隨意延遲，又有利于將檔案查詢工作責(zé)任落到實(shí)處。查詢紙質(zhì)錄取檔案應(yīng)為兩人，出具證明時(shí)需經(jīng)單位信息部門核對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息，以確保出證準(zhǔn)確無誤。檔案管理人員要積極參與高校錄取工作，了解招生錄取工作動(dòng)態(tài)和相關(guān)業(yè)務(wù)情況，以利于完善收集錄取信息工作，更科學(xué)地整理錄取表冊(cè)，便于錄取檔案準(zhǔn)確無誤地保存和合理利用。

(作者單位：山東省教育招生考試院，山東濟(jì)南250011)