李銀亭（寧夏職業(yè)技術學院現(xiàn)代教育技術中心）

高校檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設的思考

李銀亭
（寧夏職業(yè)技術學院現(xiàn)代教育技術中心）

通過對一些高校檔案館的調查，以期了解我國高校檔案館的建設現(xiàn)狀，并就將檔案館資源嵌入數字圖書館信息資源的整合建設提出建議。

檔案信息資源；圖書館信息資源；信息整合建設

《中華人民共和國教育部、國家檔案局令（第27號令）》（2008年）規(guī)定，檔案文件材料的歸檔門類主要包括：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類及財務類。高等學?？梢愿鶕W校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。［1］高校檔案是高校重要的信息資產，各個部門在教學、科研、管理等職能活動中形成的各種形式和載體的檔案文件材料，具體而生動地反映了學校發(fā)展的歷史軌跡，是學校各項工作的最為直接、最為真實的歷史記錄。高校檔案館是負責永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業(yè)機構，是學校檔案信息資源的保管和利用中心，是進行愛國主義宣傳的重要基地。檔案館屬于學校檔案工作的職能管理部門，是學校工作的組成部分，對于提高學校工作效率和教育質量、維護學校歷史真實面貌發(fā)揮著舉足輕重的作用。

檔案管理為學校領導決策及學校整體發(fā)展提供可靠的參考依據，許多工作的開展都離不開檔案工作的支持，檔案工作已成為學校建設的重要組成部分。同時，高校檔案館與圖書館一樣，共同承載著“保存高校記憶，傳承高校歷史”的職能作用。但是，長期以來，由于檔案信息與圖書館文獻信息屬性的差別和管理模式上的不同，檔案文獻與圖書館文獻的分類方法與體系不盡相同，使得檔案信息與圖書館文獻信息分立而制，大量的檔案信息存而無用，更不用說二者的共享利用與開發(fā)。盡管隨著檔案信息分類-主題的一體化建設和圖書館文獻分類-主題一體化的發(fā)展，圖書、檔案一體化建設與研究、實踐有了長足的發(fā)展，但是因二者的分立，資源共享的程度遠遠不能滿足公眾的需求，檔案資源的開放程度以及二者資源的融合建設還存在相當多的問題。本文擬就高校檔案資源嵌入圖書館信息資源融合建設與服務進行探討，以期促進高校檔案信息資源的進一步開發(fā)與利用。

1　高校檔案工作現(xiàn)狀

全國高校中最早成立檔案館的大學是中國人民大學檔案館，成立于1954年。我國高校檔案館迅速發(fā)展于20世紀80～90年代，如南京大學、四川大學、武漢大學、中山大學等。目前我國高校檔案館館藏資料門類主要包括黨群、行政、人事、教學、科研、基建、出版、外事、財會、聲像、人物等各類檔案。筆者查檢了北京大學、北京師范大學、南京大學、四川大學、武漢大學、湖南大學、中山大學、蘭州大學、寧夏大學等十幾所高校，一斑窺豹，以了解我國高校檔案工作的基本情況。

南京大學檔案館成立于1986年，現(xiàn)有館藏檔案逾15萬卷。目前，已實現(xiàn)了部分館藏多媒體檔案數字化、檔案信息管理數據庫化和檔案信息查詢網絡化。南京大學先后建成了20多個機讀檔案全文和檔案目錄數據庫，可以在互聯(lián)網上進行電子文件全文自動著錄、自動標引、各種格式的檔案全文、照片、錄音、錄像等多媒體檔案的遠程錄入與文件圖片的上載。并且在南京大學校園網上建立了“南京大學檔案館”和“南京大學校史博物館”主頁，已面向社會發(fā)布了50多萬條信息，網站訪問量達628多萬人次。［2］

四川大學由原四川大學、原成都科技大學、原華西醫(yī)科大學三所全國重點大學經過兩次合并而成，故現(xiàn)四川大學檔案館亦由這三所高校的原檔案館合并而成。四川大學檔案館館藏檔案共22個全宗，25萬余卷，館藏文獻資料豐富，內容覆蓋面廣，時間跨度長。其館藏檔案連續(xù)完整地記載了四川大學從建立至今的發(fā)展歷程，涵蓋的內容廣泛，包括四川近現(xiàn)代高等教育、文化醫(yī)療、科技產業(yè)、對外交流等多個方面的資料，其中不乏珍貴收藏。尤其是館藏的歷史檔案1萬卷，更是研究近代中國西南地區(qū)文化教育史、宗教史和中西文化交流史的寶貴資料。［3］四川大學檔案館（校史辦公室）有檔案館和校史展覽館兩棟樓，建筑面積達8800m2，是全國高校中規(guī)模最大、館藏最多、內容最豐富的檔案館之一，而校史展覽館更是目前全國高校中建筑面積最大的獨立的校史展覽館。檔案信息的查詢服務方式主要有到館查詢、電話與郵件查詢以及預約到館查詢三種。

復旦大學檔案館成立于1988年，館舍使用面積逾2000m2，截至2008年底，案卷總數逾25萬卷。現(xiàn)已實現(xiàn)檔案庫房環(huán)境的全自動智能控制,并在電子校務環(huán)境中實現(xiàn)了檔案信息資源的綜合管理,是全國高校中完成較早的，［4］但是目前沒有檢索功能。

湖南大學于1983年成立檔案館。一直以來，非常注重檔案的收集整理工作，確保各類文件材料收集歸檔完整、齊全、真實、系統(tǒng)、規(guī)范。截至2011年底，共有各類紙質檔案122548卷冊和81917件張，紙質照片檔案78780張。湖南大學檔案館以“利用為本，服務至上”為理念，通過多種方式，不斷拓展服務范圍。近幾年來，每年接待人數已超過8000人次，利用檔案案卷超過10000卷。湖南大學檔案與校史館非常注重檔案的信息化建設。檔案編目、登記、統(tǒng)計等全面實現(xiàn)了計算機管理。館藏檔案已基本實現(xiàn)了案卷的目錄級管理，機讀案卷目錄近8萬條，機讀文件目錄近50萬條，基本上實現(xiàn)了計算機檢索，2002年開通了檔案館門戶網站。截至2016年5月14日，總訪問量達677633人次。［5］

北京師范大學檔案館成立于1990年，現(xiàn)有檔案資料近15萬卷。館藏檔案采用組織機構年度的立卷方法，查閱檔案實現(xiàn)案卷級及卷內目錄級檢索，部分檔案進行了數字化，建立了檔案館門戶網站。［6］

蘭州大學檔案館成立于1988年，現(xiàn)有館庫面積1433m2，館藏13.9萬余卷（件）。無獨立門戶網站，隸屬于蘭州大學門戶網站，自動化檢索體系正在建設中。寧夏大學檔案館成立于2003年，館舍建筑面積320m2。

國內大部分高校的檔案館都建立了館內局域網，安裝使用了檔案管理軟件。部分高校建立了檔案館網站，如南京大學、四川大學、北京師范大學等；個別高校開通了官方微博，如中山大學。為了實現(xiàn)檔案業(yè)務建設的標準化和規(guī)范化，結合貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號），各館制定或完善了《檔案管理辦法》《檔案實體分類實施辦法》《電子文件歸檔管理辦法》《人物檔案管理辦法》《檔案安全保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案庫房管理制度》《檔案管理考核辦法》等規(guī)章制度。在檔案文獻著錄與標引方面，基本采用《紙質檔案數字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2005)、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T 32-2005) 2005-04-30、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《檔案縮微品制作記錄格式和要求》（DA/T 29-2002）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-1989）、《檔案主題標引規(guī)則》（DA/T19-1999）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等。

2　高校檔案資源建設存在的問題

總體而言，我國高校檔案館發(fā)展建設不同步、不均衡，普遍存在以下問題。（1）對檔案管理不重視。一些高校領導以及部分圖書檔案館的領導對檔案的重要性沒有足夠的認識，缺乏檔案建設工作的主動性，不重視檔案的管理工作和日常細致的收集。（2）檔案管理制度不健全。許多高校沒有建立檔案收集、存儲、整理、加工等管理規(guī)章制度，使得存檔檔案殘缺，沒有完整地建立一套齊全、有層次和分類整齊的檔案資料體系，影響檔案的使用效率。（3）收藏檔案形式比較單一。目前許多高校檔案館藏仍以印刷類紙質檔案為主，其他載體如電子檔案的種類和數量相對較少。（4）對檔案價值的重要性缺乏嚴格的分級（特重要、重要、一般、較輕等）。開放性檔案在檔案文件中占據相當的數量，一些檔案文件時效性很強，價值有大有小，因此，在收藏管理中應給予科學鑒定、分級管理。但目前，很多高校檔案館不管檔案的來源、時效性和價值大小，均不分類別地存放在一起，沒有通過必要的管理程序來確定各類檔案資料的準確性、價值性和保管期限，一方面造成檔案管理和檔案利用的困難，另一方面使得檔案文件的時效性和價值不能被充分利用。（5）缺乏與圖書館資源的共享，利用途徑單一。同為高校信息中心，但二者完全獨立。大部分高校圖書館有網站，而檔案館有網站的少；二者網站也鮮少鏈接。（6）檔案管理的信息化程度低。當前，多數高校檔案資源的管理和保存還是以紙質媒介文獻和傳統(tǒng)的收藏管理為主，電子文獻較少；建立網站的不多，一些即使建立了網站，其欄目簡單，只提供簡介，不能查檢；或網頁打不開。隨著社會信息化深度和廣度的不斷發(fā)展，檔案管理的建設沒有相應的硬件和軟件來支撐，導致優(yōu)質的檔案資源得不到有效的利用。（7）工作人員缺乏對職業(yè)和高目標的追求，專業(yè)素質低，業(yè)務技能欠缺，滿足于低水平的服務，缺乏強烈的進取心和競爭意識。

3　高校檔案資源嵌入圖書館信息資源系統(tǒng)研究

3.1檔案信息資源與圖書館信息資源一體化融合

檔案著錄是揭示、認識檔案及其信息的一種方法,是科學管理檔案的基礎，是檔案系統(tǒng)化、條理化的中心環(huán)節(jié),是深入開發(fā)檔案信息資源的必要手段。我國檔案分類工作歷史悠久，殷商時期已有保存檔案的萌芽；周代因為分官執(zhí)掌、各守其職，形成了以職官為檔案的分類標準；漢代形成按歷史時期結合部門的檔案分類方法；宋代出現(xiàn)了時間分類法、組織機構分類法和內容分類法的雛形；清嘉慶年間的《清離東大庫分類目錄》是我國檔案分類史上現(xiàn)存的第一部大型分類目錄，內分25類，多以年代為序。長時期內,人們一直把檔案分類看作一種工作、一種方法、一種技能而加以研究,［7］盡管檔案分類法始終是檔案分類應用與研究的重點，也是檔案分類學的主體，然而在互聯(lián)網+環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案分類編目方法已不能滿足人們隨時隨地“觸網”的需求。因此，探索新技術條件下檔案信息與圖書館信息資源的一體化著錄是實現(xiàn)檔案信息與圖書館信息共享的前提。

現(xiàn)代檔案著錄源于圖書著錄，可以說檔案著錄與圖書著錄同源。因此，可以將圖書館信息資源的著錄與揭示方法移植到檔案信息資源的著錄與揭示中。①利用檔案主題詞表與圖書文獻主題詞表映射，元數據和著錄的兼容與擴展，深化檔案信息在圖書館OPAC、博物館OPAC中的揭示度。將檔案信息著錄的一些特定元數據與圖書館信息著錄元數據相兼容，如主題詞、關鍵詞、人名、組織機構名稱等，使讀者在圖書館信息檢索系統(tǒng)輸入這幾個字段就能夠查檢到相關的檔案信息，也就是說，在圖書館信息檢索系統(tǒng)中能夠顯示相關的檔案館館藏信息。比如，在圖書館的檢索平臺查找“馬鴻逵”的相關資料，不僅能夠檢索到圖書館所藏“馬鴻逵”的文獻信息，也可以檢索到檔案館所藏有關“馬鴻逵”的檔案資料。（2）目前，相當一部分圖書館在使用書目記錄的功能需求（FRBR）模型，該模型將與書目數據相關的實體分為三類，詳細分析了實體的相關屬性和關系。三類實體分別是：第一類書目實體，包括作品、內容表達、載體表現(xiàn)和單件；第二類代理實體，包括個人、家庭和團體；第三類主題實體，包括概念、實體、事件和地點四個方面?；趯嶓w-關系的FRBR，理清了許多書目屬性的隸屬關系。在計算機和網絡技術下，檔案館采用FRBR有益于將檔案信息帶入網絡世界，并有益于促進與圖書館信息的融合。

3.2建立公共檔案信息共享平臺

目前，我國高校檔案館建有網站的并不多，且平臺功能設計相對簡單，內容相對粗淺，［8］不僅沒有與圖書館網站的合作，且各高校檔案館之間也沒有共建，各自為政。因此加快數字化檔案建設進程，建立整合的服務平臺是當前高校檔案館建設的重要舉措。

以檔案信息資源社會共享為目標，以“統(tǒng)一規(guī)劃、服務大眾、資源共享”為原則，依托互聯(lián)網，鏈接圖書館、博物館，構建公共信息共享平臺，大力建立與開發(fā)分布式開放檔案數據庫、公共檔案專題數據庫等，實現(xiàn)公共檔案信息在檔案館的管理與查詢，在數字圖書館的查詢利用，在博物館的展閱利用，全面解決公共檔案信息資源的整合、發(fā)布、管理與查詢利用等問題。構建區(qū)域性、分布式、規(guī)范化、超市型檔案信息資源的共享體系，提供在線查閱、外借和復制服務，最大程度地滿足大眾的檔案信息需求。廣州大學圖書館與廣州市人民政府政務管理辦公室、廣州市檔案局合作，對政府信息資源進行整合，開發(fā)了《行業(yè)分析報告》《企業(yè)名錄》《經濟社會年鑒》《中外經貿類專業(yè)數據庫》等文獻資源，不但為相關行業(yè)提供了豐富的決策參考資源，也彰顯了新時代情報工作部門的服務價值。［9］這一案例為高校檔案館與圖書館的共建共享提供了有益的借鑒與參考。

3.3解決制約檔案信息共享利用的技術問題

（1）利用中文分詞技術、查詢擴展技術、信息聚類技術、數據挖掘技術以及語義關聯(lián)技術等相關技術，在檔案信息領域實現(xiàn)查詢擴展，提供關鍵詞檢索，并結合各種來源的檢索詞，建立詞庫進行關聯(lián)。實現(xiàn)檔案信息資源與圖書館資源、博物館資源的共享，最大程度地便利于大眾的查檢利用。

（2）利用云、移動通信、大數據等技術，建立多服務渠道，實現(xiàn)檔案信息在電腦、手機和圖書館的查詢檢索，提供原文查看、借閱等服務，在檔案文化的傳播方式上，采取更多有效措施，幫助大眾更好地貼近和利用檔案。

3.4拓寬宣傳渠道，加大宣傳力度

與圖書館相比，檔案館的利用率明顯低很多，這一方面與長期以來檔案館擔負的保密職能有關，給人一種神秘的感覺，是不易涉足的場所；另一方面，也與大眾利用檔案、維護自身權益的意識不足有關。很多時候，大多數學生不曾留意，有那么一份檔案，靜靜地躺在學校檔案館的某個櫥柜中，如實地記錄著他們的點點滴滴，和他們一起經歷求學、擇業(yè)、就業(yè)，并伴隨一生。這就是學生人事檔案。人事檔案作為記錄個人學習經歷、工作經歷、考核獎罰等內容的文件材料，在擇業(yè)、就業(yè)、職稱評定、轉正定級、辦理養(yǎng)老等社會保障以及開具出國、考研有關證明等方面發(fā)揮著憑證、依據和參考作用，在個人權益保障方面，起著舉足輕重的作用。

檔案館有大量政策性檔案、社會保障檔案、戶口管理檔案、學籍檔案、人事檔案等資料，但是人們并不是很了解。因此，使用更多的方式方法、大力宣傳檔案館的職能與作用會是今后相當長一段時間內高校檔案館與圖書館的任務之一。

3.5加強檔案管理人員的業(yè)務素質

為了使高校檔案工作跟上時代發(fā)展的要求，必須轉變當前高校檔案事業(yè)的用人觀念，改善從業(yè)人員構成，建立人才培養(yǎng)機制，提高從業(yè)人員的業(yè)務素質與專業(yè)技能。

4　結語

西班牙國王胡安·卡洛斯曾說，“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會記憶、個人記憶的最權威場所”。沒有檔案館，人類發(fā)展將失去應有的記憶支撐。一所高校是一個地區(qū)文化教育的殿堂，是一個地區(qū)、城市文明的標志。作為高校發(fā)展過程中真實記錄的檔案是高校發(fā)展軌跡的記憶載體，也是城市記憶的重要組成部分，因此，將高校檔案文獻資源建設納入“城市數字記憶工程”，與數字圖書館建設有機整合，充分利用網絡技術、云技術、移動技術等現(xiàn)代媒體與通信技術，以及語義關聯(lián)技術、元數據、數據挖掘與揭示技術等，搭建一個科學有效的、可綜合利用的、便利使用的信息資源平臺，讓檔案信息得以最大化利用，應是檔案人員與圖書館員努力的一個方向。

［1］360百科．高等學校檔案管理辦法［EB/OL］.［2016－04－24］．http://baike.so.com/doc/2231502-2 361231.html.

［2］南大檔案館網站．南京大學檔案館、校史博物館簡介［EB/OL］.［2016－04－24］．http://dawww. nju.edu.cn/pub/?fpub=1&fid=1&id=18&showbtn=1.

［3］四川大學檔案館［EB/OL］.［2016－04－26］．http: //archives.scu.edu.cn/detail.asp?id=120.

［4］復旦檔案．本館簡介［EB/OL］.［2016－04－26］. http://www.fda.fudan.edu.cn/8819/list.htm.

［5］湖南大學檔案與校史館．本館指南［EB/OL］.［2016－04－28］．http://dag.hnu.cn/main.php?id=1.

［6］Archives Of Beijing Normal University［EB/OL］.［2016－05－03］.http://dangan.bnu.edu.cn/index.php? m=content&c=index&a=show&catid=6&id=184.

［7］鄧紹興．中國檔案分類發(fā)展之軌跡［J］．檔案學研究，1999（3）：34－37.

［8］孫燕．政府信息公開環(huán)境下對檔案工作的思考［J］．成都航空職業(yè)技術學院學報，2014，30（4）：90－92.

［9］匡定發(fā)，羅培．論政府信息公開環(huán)境下檔案工作改革創(chuàng)新［J］.檔案學研究，2009（2）：41－43.

Thoughts on the Embedded Integration Construction of Archieve Information and Library in Colleges and Universities

Li Yin-ting

This article,by investigating some university archives,analyzes the current situation of the construction of archives in our country,and puts forward some suggestions on the integration of the archival information and digital libraries.

Archieval Information Resource;Library Informaion Resource;Information Integration Construction

G250.73

B

1005－8214（2016）09－0051－04

李銀亭（1959－），男，回族，館員，就職于寧夏職業(yè)技術學院現(xiàn)代教育技術中心，研究方向：檔案學、檔案管理。

2016－02－20［責任編輯］劉丹