文/陳 寒

企業(yè)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題的應(yīng)對之策

文/陳 寒

“無規(guī)矩不成方圓”，這里所說的規(guī)矩，就是檔案工作中的標(biāo)準(zhǔn)。對于科技檔案工作來說，只有實行標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好的管理科技檔案，做好科技檔案工作

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，隨之產(chǎn)生的科學(xué)檔案數(shù)量以幾何倍數(shù)的速度在增多，而科技檔案的內(nèi)容、格式、載體形式等也復(fù)雜多樣。對于科技檔案工作來說，只有實行標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好地管理科技檔案，做好科技檔案工作。

一、標(biāo)準(zhǔn)化對檔案工作的影響

1.歸檔的效率與質(zhì)量

科技文件（檔案）產(chǎn)生于復(fù)雜多樣的科技生產(chǎn)活動之中，因其產(chǎn)生領(lǐng)域復(fù)雜多樣，其格式與載體形式也是多種多樣，如果移交給檔案部門的科技文件沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員在面對這些科技文件時，因?qū)I(yè)的限制，對其分類整理的難度加大，使得歸檔效率大大的降低，減緩科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的速率，影響歸檔的科技檔案質(zhì)量。比如：與基建項目設(shè)計配套的一些紙質(zhì)材料、光盤、模型等科技文件，如果沒有加以標(biāo)準(zhǔn)化限制，每份科技文件的生產(chǎn)者都按自己的套路走，會產(chǎn)生形形色色的科技文件，這樣就會加大科技文件（檔案）的整理難度，減緩文件轉(zhuǎn)化為檔案的效率，影響歸檔的科技文件的質(zhì)量。

2.信息的交流與共享

不同的科技文件產(chǎn)生于不同的技術(shù)與環(huán)境之中，某些科技文件對其產(chǎn)生時的技術(shù)和環(huán)境有著特殊依賴性，倘若不對這些科技文件施以標(biāo)準(zhǔn)化，那么，不論是在歸檔前的交流，亦或是歸檔后的共享，都是十分不便的。

比如：對于建筑設(shè)計單位來說，一張CAD圖紙可能產(chǎn)生于較高版本的AutoCAD軟件，在前期的交流中，持有低版本AutoCAD軟件的用戶就很難打開這張CAD圖紙；同樣是CAD圖紙，某些人可能在其電腦上安裝了個別其他人沒有的字體，其他的人打開這張CAD圖紙可能就會出現(xiàn)信息不全的情況，這就影響了歸檔之前科技文件的交流。這樣的CAD圖紙如果歸檔，之后利用時同樣也是困難重重，只有還原當(dāng)時CAD的產(chǎn)生環(huán)境以及相關(guān)技術(shù)需要，才可能完整的再現(xiàn)CAD圖紙的原貌，否則就可能出現(xiàn)信息丟失的問題，不利于科技檔案的共享。

二、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題的應(yīng)對策略

標(biāo)準(zhǔn)化，是科技檔案工作基本的要求之一，做好科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，才能做好科技檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作。

1.做好標(biāo)準(zhǔn)化的制定和宣傳工作

對于一個建筑設(shè)計單位來說，在其生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的主要的科技檔案就是圖紙及其配套的文件資料，為了更好地做好檔案的收集、整理等工作，就應(yīng)該結(jié)合實際工作需要制定合理的標(biāo)準(zhǔn)化制度，并且要進行相應(yīng)的宣傳及培訓(xùn)，要讓每一個生產(chǎn)設(shè)計人員以及歸檔人員都清楚歸檔的相關(guān)規(guī)定和流程，要求各個部門扎實地做好屬于自己的基礎(chǔ)工作,整個歸檔過程做到有規(guī)可行，每個環(huán)節(jié)緊扣在一起，這樣才能更好地提高歸檔效率與質(zhì)量。

再比如：對于一個建筑檔案接收管理者來說，在接收生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的文件資料時，就要求制定嚴(yán)格的實施歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化制度。首先要求歸檔的文件資料,各工種計算書、質(zhì)憑單、地勘報告、甲方提供的資料等必須齊全，按照規(guī)定整理，歸類，并且相關(guān)負(fù)責(zé)人必須確認(rèn)簽字；其次統(tǒng)計員按照數(shù)量，工種，以及規(guī)定填寫設(shè)計項目歸檔單，待接收管理員都核對無誤后，才可以依次驗收、簽字、整理、歸類、登賬、系統(tǒng)錄入。如果有特殊情況，也必須要有相關(guān)的負(fù)責(zé)人的說明簽字，才能接收。這些標(biāo)準(zhǔn)化的制定，其實就是在日常的工作中，養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣，踏踏實實做好自己的基礎(chǔ)工作，為收集、整理、借閱檔案奠定基礎(chǔ)。

2.強化崗位人員素質(zhì)，增強服務(wù)意識

目前,檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的技術(shù)更先進，內(nèi)容更豐富，分工更專業(yè)、更明確，這就為檔案管理人員的素質(zhì)又提出了新的要求。

檔案管理人員要非常熟悉了解企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的各項規(guī)章制度，只有自身掌握了標(biāo)準(zhǔn)化制度，才能更好地傳遞信息，才能更準(zhǔn)確地接收各個生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的科技檔案，如果有不標(biāo)準(zhǔn)不合格的歸檔資料（特殊原因除外），應(yīng)該直接拒絕，待歸檔人員重新完善后再接收；其次，要做好科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，檔案管理人員還必須要強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，檔案工作就是服務(wù)，以服務(wù)為核心，從而更好收集整理保管檔案。在信息化發(fā)展的時代，要在工作中，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷地嘗試創(chuàng)新，一切以標(biāo)準(zhǔn)化制度為基礎(chǔ)，做好科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使科技檔案工作水平更上一個臺階。

（作者單位：中國建筑西北設(shè)計研究院有限公司）