文/唐風(fēng)華

高中學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理芻議

文/唐風(fēng)華

實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，是實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。為學(xué)籍檔案的利用和服務(wù)提供了一個嶄新的平臺，可以實現(xiàn)資源共享，可以輕松完成學(xué)生成績統(tǒng)計工作。所以，高中學(xué)籍檔案管理一定要走網(wǎng)絡(luò)信息化之路

學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中，直接形成的具有保存價值的文字、照片、成績和其他活動的資料，也反映了學(xué)校教學(xué)工作的開展情況，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高中階段尤其是重點(diǎn)高中學(xué)生的各種信息量大幅增長，學(xué)籍檔案管理工作日趨復(fù)雜和繁瑣。要實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，就必須通過網(wǎng)絡(luò)信息化的渠道，使之在便捷、準(zhǔn)確、高效方面產(chǎn)生質(zhì)的變化和提高。

一、學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的必要性

實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，是實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是順應(yīng)時代發(fā)展的必然需求。檔案的數(shù)量總是與經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展同步增長的。當(dāng)前，檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來越廣，檔案的分類越來越細(xì)，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求也越來越高。作為一所學(xué)校，學(xué)生學(xué)籍檔案管理是日常管理工作的一個重要組成部分，具有工作量大、時間周期長、技術(shù)性強(qiáng)的特征。面對日積月累的學(xué)生檔案，用傳統(tǒng)手工目錄去查詢資料，顯然難以適應(yīng)快節(jié)奏、高效率的新形勢，縱使具備了完整的索引檢閱工具，查全率和查準(zhǔn)率也是比較低下的，而且耗時費(fèi)勁。譬如在每個學(xué)生的學(xué)籍檔案中，有學(xué)籍卡、成績單、思想品德考核表、健康卡、體育合格卡、會考成績、畢業(yè)生登記表等等，這些檔案不以個人為單位立卷，而是以年級或班級為單位裝訂成冊，高一下半學(xué)期還要進(jìn)行文理分班，學(xué)生畢業(yè)時的班級未必就是進(jìn)校時的班級，故而要查找某一學(xué)生在校時期的各種信息就不可能是一件容易的事了。網(wǎng)絡(luò)信息化工作啟動后，我們將學(xué)生的個人信息輸入數(shù)據(jù)庫中，建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)，這樣就能夠快速查詢、瀏覽和檢索所有學(xué)生的學(xué)籍檔案了。

與此同時，學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理也是方便學(xué)校和公眾利用檔案的必然發(fā)展趨勢。檔案資源只有獲得最大限度的利用，才能充分體現(xiàn)檔案工作的價值和作用。學(xué)籍檔案的利用率正在不斷提高，特別像一些歷史悠久的老校，學(xué)籍檔案又是研究學(xué)校發(fā)展軌跡的重要參考資料，只有將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，才能克服傳統(tǒng)紙質(zhì)、照片本身屬性所造成的保管和利用難題，實現(xiàn)學(xué)籍檔案利用價值的最大化。信息網(wǎng)絡(luò)化為學(xué)籍檔案管理突破了傳統(tǒng)管理的桎梏，為充分利用檔案資源提供了良好的手段和條件，真正做到了一次投入，多次產(chǎn)出。

二、學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，實行網(wǎng)絡(luò)化管理，可以實現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作步入現(xiàn)代化的關(guān)鍵性技術(shù)手段之一，學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化則是一項可由多部門協(xié)作、多臺計算機(jī)同時操作的系統(tǒng)工程。這些信息由學(xué)校各部門各司其職，共同配合完成輸入，同時也實現(xiàn)了各部門之間的資源共享。高中學(xué)籍檔案貫穿了每個高中生三年學(xué)習(xí)的全部記錄，按以往慣例，平時的學(xué)生學(xué)籍檔案分別由各部門獨(dú)立錄入并單獨(dú)保管，如學(xué)籍卡、成績卡、會考成績等歸教務(wù)處，健康卡歸醫(yī)務(wù)室，思想品德考核表歸政教處，黨團(tuán)關(guān)系歸校黨團(tuán)組織，所有資料等到學(xué)生畢業(yè)后再按班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此分散管理，勢必造成信息分割與資源浪費(fèi)。校園網(wǎng)信息管理系統(tǒng)建立后，學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理形成了各部門的合力，避免了重復(fù)勞動，為資源共享創(chuàng)造了必要的條件。

其次，實行網(wǎng)絡(luò)化管理，可以及時、準(zhǔn)確、全面地掌握校、班、生動態(tài)。信息技術(shù)為學(xué)籍檔案的利用和服務(wù)提供了一個嶄新的平臺，利用者可以超越時空和機(jī)構(gòu)，無論在任何一個部門、任何時間，只要使用聯(lián)網(wǎng)的電腦，就能自如地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息。教師無論在家中還是辦公室，都能通過計算機(jī)，快速查詢到學(xué)生的各種信息，以便及時了解學(xué)生的成長過程。各種及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和圖表，十分有利于教師們對自己的學(xué)科教學(xué)情況進(jìn)行綜合分析，以便對癥下藥，制訂好下一階段的教學(xué)計劃。教務(wù)處則可以迅速了解各門課程的教學(xué)質(zhì)量，成為開展教學(xué)質(zhì)量評估和教學(xué)管理考核的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化，更是班主任的得力幫手，他們能隨時檢索調(diào)閱學(xué)生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準(zhǔn)確掌握學(xué)生的第一手資料，使自己能得心應(yīng)手地開展工作。學(xué)生家長也從網(wǎng)絡(luò)信息化管理中得到了實惠，家長足不出戶，就能夠借助網(wǎng)絡(luò)查閱孩子在校的基本表現(xiàn)和各課各次考試成績。

再次，實行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，可以輕松完成學(xué)生成績統(tǒng)計。學(xué)生成績管理是學(xué)籍檔案工作最核心的部分，伴隨著學(xué)生在校期間的全過程，包括歷次期中、期末、競賽和會考、補(bǔ)考成績。我校原來的成績統(tǒng)計是通過Excel進(jìn)行簡單操作的，每次考試結(jié)束后，任課教師將學(xué)生成績上報教務(wù)處，由教務(wù)員集中錄入數(shù)據(jù)，再由班主任經(jīng)過校對，最后作出總分和平均分統(tǒng)計。這個過程非常繁雜，不僅耗時長久，而且很容易出現(xiàn)差錯。如今，通過校園網(wǎng)管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務(wù)員一匯總，計算機(jī)便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節(jié)省了時間，極大地提高了工作效率。

三、網(wǎng)絡(luò)化管理學(xué)籍檔案的信息安全管理

在推行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的進(jìn)程中，信息檔案的安全管理也是其中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，必須同步跟進(jìn)。高中學(xué)生學(xué)籍信息的保密級別固然不及政府機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)以及某些重要經(jīng)濟(jì)部門，但學(xué)籍信息在相對范疇內(nèi)、在一定程度上，同樣存在著隱私權(quán)的保護(hù)問題。至于學(xué)籍信息的完整性、準(zhǔn)確性，更不容許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。實行教務(wù)信息權(quán)限管理，在學(xué)籍檔案信息的安全管理中至關(guān)重要，其基本操作方式是：教務(wù)處負(fù)責(zé)設(shè)置各級權(quán)限，在“系統(tǒng)維護(hù)”的“權(quán)限管理”中對各用戶進(jìn)行分組，授予校長、教務(wù)主任、年級組長、班主任、任課教師以不同級別的權(quán)限，內(nèi)容主要包括對各個模塊進(jìn)行查詢、新增、修改、刪除等等。教務(wù)信息權(quán)限設(shè)置后，既能遏制某些人惡意涂改數(shù)據(jù)，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學(xué)生學(xué)籍檔案信息的完整、真實和安全。

四、檔案人員的業(yè)務(wù)能力要適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的需求

當(dāng)代高科技的廣泛應(yīng)用，以計算機(jī)、新材料、信息等技術(shù)為重要內(nèi)容的新技術(shù)革命，使檔案工作的技術(shù)環(huán)境正在發(fā)生著質(zhì)的變化與飛躍，同時也對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科技知識、相關(guān)學(xué)科知識以及管理能力等諸多方面提出了新的更高的要求。在這種情形之下，作為學(xué)校高層管理者，應(yīng)該認(rèn)真貫徹國家、省、市檔案主管部門關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見和實施意見，高度重視檔案人才隊伍建設(shè)，切實抓好檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和管理，采取“走出去”與“請進(jìn)來”相結(jié)合的辦法，抑或聘請市局專家前來授課，鼓勵專職、兼職人員參加培訓(xùn)；抑或開展橫向聯(lián)系，向先進(jìn)達(dá)標(biāo)的兄弟單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，為造就高素質(zhì)的學(xué)籍檔案信息化管理隊伍提供便利，創(chuàng)造條件。作為學(xué)籍檔案管理人員，必須積極主動地開展自學(xué)和繼續(xù)教育，不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，堅持不懈地充實自己，完善自己，使自己具備應(yīng)有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校對學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理正常運(yùn)行的需求，為促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，提高學(xué)校的知名度和聲譽(yù)發(fā)揮出檔案工作的作用。

（作者單位：銅川礦務(wù)局一中）