文/薛 娜

檔案工作信息化建設(shè)道路思考

文/薛 娜

檔案部門要利用自身掌握信息庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，有目的地收集經(jīng)濟(jì)、科技檔案信息進(jìn)行整理分類，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)，開展編研工作，開發(fā)高附加信息產(chǎn)品，建設(shè)檔案信息化道路

檔案作為一種重要的信息資源，越來(lái)越顯示出在現(xiàn)代化建設(shè)中的地位和作用。開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。檔案信息資源開發(fā)利用工作是檢驗(yàn)和衡量檔案工作水平的重要標(biāo)志。充分開發(fā)利用檔案信息資源，走信息化道路，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是發(fā)揮檔案本身職能和優(yōu)勢(shì)的客觀需求。

一、 努力轉(zhuǎn)變觀念，了解利用需求

檔案是人們從事各種生產(chǎn)、文化、宣傳、科研、教育等活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，是進(jìn)行科學(xué)研究必不可少的重要材料。面對(duì)社會(huì)發(fā)展日新月異的新情況、新動(dòng)向，檔案工作者應(yīng)主動(dòng)、自覺地加強(qiáng)與各單位的關(guān)系，了解檔案的開發(fā)和利用。首先，檔案工作者要了解本單位、本部門、本系統(tǒng)范圍內(nèi)的利用需求，要根據(jù)掌握的利用需求，及時(shí)地甚至是超前地把潛在的檔案信息挖掘出來(lái)，傳遞出去，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。其次，檔案工作者一定要轉(zhuǎn)變觀念，改變過(guò)去墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀、坐等利用者上門的服務(wù)作風(fēng)，主動(dòng)面向社會(huì)、面向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，把開發(fā)利用工作的重心轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)中來(lái)。

二、 發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)，充分利用檔案信息

文化、宣傳、IT行業(yè)單位是知識(shí)、人才、科技密集之地，檔案工作為文化、宣傳、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)具備了得天獨(dú)厚的自身優(yōu)勢(shì)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)物質(zhì)生活和精神生活的需求也越來(lái)越高，產(chǎn)生的各種檔案材料也越來(lái)越多，內(nèi)容也日趨完善，所起的憑證、參考價(jià)值也越來(lái)越明確。這些單位檔案工作者收集、整理、管理利用的職能和權(quán)力，就構(gòu)成了檔案部門聚集本單位全部檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)。檔案門類的設(shè)置包括單位全部的管理，如人事、文書、會(huì)計(jì)、基建、科技以及領(lǐng)導(dǎo)人外出活動(dòng)和本單位開展的重要社會(huì)活動(dòng)。這樣就使檔案工作者從一個(gè)特定的角度把握了本單位的整體情況和第一手信息，檔案部門的職能使它處于一個(gè)全局的高度，成為搜集信息的中心，發(fā)布信息的中心和傳播信息的中心。檔案室儲(chǔ)備的眾多檔案，也就成為本單位最寶貴的資源和財(cái)富。眾多的檔案資源優(yōu)勢(shì)，若能與經(jīng)濟(jì)建設(shè)掛鉤，不僅能給本單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)收入，而且會(huì)帶來(lái)不可估量的社會(huì)效益。

三、發(fā)揮信息庫(kù)基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)，建立信息網(wǎng)絡(luò)

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來(lái)，在原有的機(jī)構(gòu)、人才、設(shè)施的基礎(chǔ)上，形成以各級(jí)各類檔案館為點(diǎn)，以各級(jí)檔案館室為面，以各級(jí)檔案管理事業(yè)管理機(jī)構(gòu)為中樞組成信息網(wǎng)絡(luò)體系，把檔案工作納入信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實(shí)現(xiàn)面向社會(huì)、面向市場(chǎng)，積極主動(dòng)地為社會(huì)提供各種信息服務(wù)的目標(biāo)。

檔案部門要利用自身掌握信息庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，有目的地收集經(jīng)濟(jì)、科技檔案信息進(jìn)行整理分類，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)，開展編研工作，開發(fā)高附加信息產(chǎn)品，走檔案信息化道路。

四、高科技投入是開發(fā)檔案工作的正確出路

從深化科技體制改革，加大科技投入，完善科技發(fā)展體制入手，調(diào)動(dòng)各行各業(yè)大范圍開發(fā)科技資源的積極性。21世紀(jì)是一個(gè)高科技發(fā)展的時(shí)代，也是世界進(jìn)入高科技競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代。檔案工作者應(yīng)當(dāng)應(yīng)該多渠道開發(fā)檔案信息，適度建立電子檔案管理，從而能提高檔案質(zhì)量，保證發(fā)揮全方位檔案信息作用。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，最初主要作為計(jì)算工具的計(jì)算機(jī)功能越來(lái)越強(qiáng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越廣，已經(jīng)大量應(yīng)用到工業(yè)自動(dòng)化控制、信息收集和分析處理、圖像識(shí)別、文字翻譯等方面。當(dāng)計(jì)算機(jī)與遠(yuǎn)程通訊日益緊密結(jié)合，將構(gòu)成把圖像、聲音和記憶都結(jié)合在一起的信息處理傳播網(wǎng)，工具是計(jì)算機(jī)，內(nèi)容是信息，這些都為建立電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

社會(huì)信息化是人類社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案工作也與時(shí)俱進(jìn)，步入現(xiàn)代化，主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣、開發(fā)、應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息綜合開發(fā)，檔案管理科學(xué)化。當(dāng)前，許多檔案部門引進(jìn)、研制計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在程序開發(fā)、設(shè)計(jì)、編制上實(shí)現(xiàn)了科學(xué)著錄、準(zhǔn)確檢索、專題匯編、自動(dòng)校對(duì)、管理借閱、統(tǒng)計(jì)、一次輸入、多次輸入等功能，提高了檔案利用率和檔案管理科學(xué)化程度。

五、緊跟時(shí)代步伐、增加檔案工作智力附加值

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門被視為不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的“清水衙門”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立完善，檔案工作產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的威力也不斷顯露出來(lái)。信息是財(cái)富，而檔案工作走向市場(chǎng)，走向開放，隨時(shí)都在產(chǎn)生信息，都在為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，搞活檔案也是經(jīng)濟(jì)，檔案工作在改革大潮中，要樹立自身的社會(huì)地位，只有這樣，才能改善自身生存環(huán)境和生存條件。檔案已被社會(huì)公認(rèn)為重要信息資源，除了為社會(huì)快速準(zhǔn)確提供原始信息資料外，以市場(chǎng)為取向，收集、整理、加工、綜合開發(fā)信息產(chǎn)品，增加其智力附加值，以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，并逐步向?qū)I(yè)化的“智囊”、“外腦”、“參謀”機(jī)構(gòu)發(fā)展，提供深層次信息服務(wù)。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)黨性、政治性很強(qiáng)的工作。檔案人員要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，學(xué)習(xí)掌握行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，精通檔案業(yè)務(wù)。日新月異的信息技術(shù)發(fā)展給檔案信息收集、整理、加工、利用等帶來(lái)了革命性的變化，檔案管理工作只有緊跟時(shí)代潮流，適應(yīng)社會(huì)新發(fā)展，才能更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于政府部門及各企事業(yè)單位，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)檔案管理水平邁上新臺(tái)階。

（作者單位：寶雞廣電網(wǎng)絡(luò)傳媒有限責(zé)任公司）