■張鴻蕓

新形勢下績效考核有效促進(jìn)了檔案的收集

■張鴻蕓

檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的重要性越發(fā)突出，但醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門在檔案收集和整理的過程中存在著如收集不齊全、對檔案收集重視程度不夠，立卷質(zhì)量參差不齊等諸多問題。

檔案資料的收集是醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。尤其是涉及到信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與全面性，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案信息的有效使用，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高?，F(xiàn)實(shí)中有些部門的人員對材料歸檔認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為自己部門較為重要的材料理應(yīng)由自己保管，不向檔案部門移交。使本應(yīng)歸檔的檔案材料留存于個(gè)人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對存在的問題，我們醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的考核，促進(jìn)了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。

一、績效考核理論概述

績效考核，最早由美國提出并實(shí)施。該理論主要關(guān)注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發(fā)生關(guān)注關(guān)系的多方主體，以此對被考核者進(jìn)行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統(tǒng)的績效考核理論優(yōu)勢在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內(nèi)部與各部門之間有關(guān)的多方主體均作為績效考核的來源。

績效考核理論被應(yīng)用于內(nèi)部對各科室的考核過程中，因其科學(xué)性和客觀性獲得青睞?？冃Э己丝梢园凑諜n案工作的好壞來進(jìn)行績效考核，按分?jǐn)?shù)的多少，發(fā)放績效獎(jiǎng)。

二、績效考核理論在檔案考核中的應(yīng)用

在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業(yè)務(wù)部門都是與被考核的部門相關(guān)的主體。據(jù)此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應(yīng)包括檔案部門和其他平行業(yè)務(wù)部門。其中，檔案部門作為指導(dǎo)和考核各部門檔案工作的主要機(jī)構(gòu)，在考核過程中占主導(dǎo)地位，屬于被考核對象的上級指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，因此在考核中占較大權(quán)重（大于50%）。其他平行業(yè)務(wù)部門屬于同級的考核機(jī)構(gòu)，占較小權(quán)重。各部門在具體應(yīng)用過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權(quán)重比例。

三、具體考核辦法

對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結(jié)合的方式進(jìn)行全方位立體式考核。同時(shí)，根據(jù)各部門和行政各部門形成檔案性質(zhì)的不同，逐科按接收標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行考核。

（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經(jīng)檔案部門和各業(yè)務(wù)部門考核后，由檔案部門將所得分值進(jìn)行加權(quán)平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內(nèi)容及相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)，按考核標(biāo)準(zhǔn)，如果達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，就要扣分，每個(gè)部門抽調(diào)一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內(nèi)容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據(jù)考核得分，排成名次，每月對每個(gè)部門考核一次，按考核分值以此發(fā)放績效獎(jiǎng)勵(lì)。這樣就能夠真正達(dá)到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評定標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門對各業(yè)務(wù)部門的考核及各業(yè)務(wù)部門間的互評考核均包括 ：組織領(lǐng)導(dǎo)（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項(xiàng)（10分）六個(gè)方面。組織領(lǐng)導(dǎo)主要考核業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務(wù)部門移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進(jìn)部門立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務(wù)部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進(jìn)平行立卷的規(guī)范化；加分項(xiàng)考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進(jìn)業(yè)務(wù)部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進(jìn)一步提升檔案員素質(zhì)。

（三）考核評定的特點(diǎn)

1.注重多元主體考核

變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動(dòng)了基層檔案部門對檔案的關(guān)注和參與醫(yī)院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個(gè)一級指標(biāo)10個(gè)二級指標(biāo)，每個(gè)指標(biāo)對應(yīng)不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理關(guān)注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。使全員都能按考核指標(biāo)及系數(shù)，拿到獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到了公平性。

3.注重過程評價(jià)

堅(jiān)持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實(shí)時(shí)跟蹤和評價(jià)。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫(yī)院則是在每個(gè)月都對各業(yè)務(wù)科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進(jìn)行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時(shí)了解和掌握本部門檔案工作的質(zhì)量以及存在的問題，以便整改提高。

四、考核的實(shí)踐效果

自將績效考核應(yīng)用于我院的各項(xiàng)工作考核中，有效促進(jìn)了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較好的效果。

一是互評這一環(huán)節(jié)，通過對其他部門移交檔案的實(shí)際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現(xiàn)狀，更好地促進(jìn)檔案員改進(jìn)本部門檔案工作。

二是各部門都積極履行職責(zé)，主動(dòng)作為，全面加強(qiáng)對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關(guān)工作協(xié)調(diào)機(jī)制，為順利推進(jìn)檔案管理，起到了推動(dòng)作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎(chǔ)。

三是由于全方位多角度的對工作成果進(jìn)行考核，考核結(jié)果公平性和可信度更高。我們將考核結(jié)果作為月績效考核及年度績效考核，以此發(fā)放績效獎(jiǎng)，作為獎(jiǎng)勵(lì)各部門移交檔案的主要依據(jù)，并且得到了各部門的一致好評。

四是大大促進(jìn)我院的檔案工作，使檔案真正做到了齊全完整，全院檔案工作整體水平上了新的臺(tái)階。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）