孟萍

檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題及對(duì)策探析

孟萍

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然結(jié)果，信息化建設(shè)的目標(biāo)在于將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理范疇，各級(jí)檔案管理部門(mén)作為信息化建設(shè)的主體，應(yīng)在確保檔案實(shí)質(zhì)內(nèi)容保持原樣的前提下，促使檔案信息資源的存在方式與結(jié)構(gòu)發(fā)生數(shù)字信息化及網(wǎng)絡(luò)化的改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理模式的革新。隨著互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)終端的飛速發(fā)展，各級(jí)檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始加快檔案信息化的發(fā)展步伐，借助現(xiàn)代科技手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文獻(xiàn)，檔案信息的電子數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)已有小成；檔案信息服務(wù)模式也出現(xiàn)了較大改變。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題

1.檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄

面對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息化發(fā)展的趨勢(shì)，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性與迫切性。但在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程中，部分單位并未意識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意義與價(jià)值，其檔案建設(shè)仍停留在傳統(tǒng)形式下。一些企業(yè)或單位甚至未設(shè)置檔案管理部門(mén)，檔案管理人員由其他工作人員兼任，檔案管理流于形式，檔案信息化建設(shè)更無(wú)從談起。檔案信息化建設(shè)工作資金投入不足，設(shè)施引進(jìn)與更新滯后，都為檔案信息化建設(shè)的有效開(kāi)展設(shè)置了障礙。

2.檔案信息化建設(shè)體制不健全

體制不健全是制約當(dāng)前檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要因素。檔案信息化建設(shè)體制的構(gòu)建不僅直接影響檔案管理效率，而且對(duì)推進(jìn)檔案信息化發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案信息聯(lián)通建設(shè)都具有重要意義。一方面，檔案信息化建設(shè)的工作體制不完善，尤其是專(zhuān)門(mén)的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)與工作開(kāi)展不完善，受地區(qū)建設(shè)不平衡的限制，檔案信息化建設(shè)處于缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分而治之的狀態(tài)。另一方面，檔案信息化建設(shè)管理體制缺乏頂層協(xié)調(diào)，處于各自為政的狀態(tài)，檔案信息化建設(shè)步伐不統(tǒng)一，檔案信息化建設(shè)人才不足，這些都已成為制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵所在。

3.檔案信息化建設(shè)的資源整合與開(kāi)發(fā)利用力度不足

檔案信息中存在諸多可以多樣化利用的信息資源，但縱觀當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)歷程，檔案信息的資源整合與開(kāi)發(fā)利用力度明顯不足，信息資源未能得到充分有效的利用。這種情形的不足表現(xiàn)在以下方面。首先，檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范未能統(tǒng)一，很多單位適用的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)各不相同；其次，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的遠(yuǎn)程認(rèn)證尚未實(shí)現(xiàn)，整合難度突出，信息孤島的情況普遍存在；最后，很多單位往往只針對(duì)檔案信息進(jìn)行單純儲(chǔ)存，深層次的開(kāi)發(fā)利用比較少，造成信息資源處于閑置狀態(tài)。

三、解決檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理與建設(shè)理念逐漸進(jìn)入公眾視野。只有轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理與建設(shè)工作，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，使其為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)改革提供助力。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算逐步進(jìn)入了信息化建設(shè)視野，檔案信息化建設(shè)的革新勢(shì)在必行。對(duì)此要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，真正將檔案管理工作放到為全局服務(wù)的位置，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展創(chuàng)新。

2.立足資源整合，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的管理系統(tǒng)

只有構(gòu)建合理的檔案信息化建設(shè)的管理系統(tǒng)才能有效推進(jìn)檔案管理工作。從管理體制角度看，檔案管理部門(mén)必須依據(jù)檔案管理政策法規(guī)，理順現(xiàn)有檔案管理體制，強(qiáng)化各部門(mén)在檔案管理中的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，不斷完善檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行機(jī)制，才能構(gòu)建出符合時(shí)代發(fā)展需求的檔案信息化建設(shè)的體系網(wǎng)絡(luò)。從管理制度角度看，應(yīng)著力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)制度，健全檔案管理的法規(guī)規(guī)定，必須將當(dāng)前檔案管理工作納入到政府統(tǒng)一的電子信息化建設(shè)范疇，高位統(tǒng)籌，逐步完善檔案信息管理的步驟，整合現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)的全部資源，包括技術(shù)人員、設(shè)施設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等，以檔案信息化建設(shè)評(píng)估管理為關(guān)鍵點(diǎn)，完成檔案信息化工作制度、流程及評(píng)價(jià)體制的完善與銜接，促使檔案信息化建設(shè)走上規(guī)范化、制度化軌道。

3.依托大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，構(gòu)建以共享為核心的檔案信息化建設(shè)體系

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)在檔案信息化建設(shè)中的重要作用已廣為人知。構(gòu)建檔案信息化建設(shè)體系，離不開(kāi)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息技術(shù)的支持。首先，發(fā)掘大數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。制定檔案信息化發(fā)展的社會(huì)性效益目標(biāo)，以全文數(shù)字化的檔案信息建設(shè)為工作要求，完善電子檔案信息與紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案信息建設(shè)的齊頭并進(jìn)。其次，從實(shí)際需要出發(fā)，以檔案建設(shè)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，構(gòu)建以共享為核心的檔案信息化建設(shè)體系。打破信息化發(fā)展過(guò)程中的技術(shù)壁壘，立足資源整合，以建設(shè)統(tǒng)一高效的檔案信息體系為根本目標(biāo)，尤其是探索檔案信息化建設(shè)與企事業(yè)單位現(xiàn)行辦公應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)體系融合的路徑，以共享發(fā)展、注重實(shí)效為原則，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)體系的完善。

4.尋求技術(shù)支撐，完善檔案信息化建設(shè)的安全保障機(jī)制

技術(shù)要素是檔案信息化建設(shè)的根本要素，信息技術(shù)是檔案信息化發(fā)展的根基，檔案信息化安全保障機(jī)制的構(gòu)建必須立足于信息技術(shù)這一原動(dòng)力。這要求檔案管理技術(shù)人員必須時(shí)刻對(duì)信息技術(shù)變革保持較高的關(guān)注度，追蹤網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可能會(huì)給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的威脅與變革。具體而言，要重視硬件設(shè)施安全，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，及時(shí)排查檔案信息化建設(shè)中可能存在的安全隱患，構(gòu)建符合實(shí)際需要的檔案信息數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。同時(shí)，重視網(wǎng)絡(luò)安全，以檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警體系為核心，以網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)為依托，采取有效措施防止數(shù)據(jù)丟失或毀壞的情形發(fā)生，構(gòu)建積極有效的檔案信息安全保障機(jī)制。

四、結(jié)論

檔案信息化建設(shè)既是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理自身改革與發(fā)展的實(shí)際需求。面對(duì)日益發(fā)揮重要作用的檔案管理工作，信息化建設(shè)不可能一蹴而就，還需要檔案部門(mén)在認(rèn)清形勢(shì)的過(guò)程中，堅(jiān)持服務(wù)至上的理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展思路，追求社會(huì)效益，加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)，突破發(fā)展瓶頸，才能逐步建成符合時(shí)代需求的現(xiàn)代化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)■

（作者單位：安徽省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院230088）