文/陳曉媛

信息化背景下高校檔案利用模式的發(fā)展與創(chuàng)新

文/陳曉媛

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案利用模式受到?jīng)_擊，高校檔案工作面臨著新的問題，同時也伴隨著機遇和挑戰(zhàn)。依靠網(wǎng)絡技術更好地服務大眾，成為高校檔案工作的新熱點。文章分析了信息化背景下高校檔案利用工作的特點和服務模式的變化，并提出了一些適應發(fā)展的新舉措。

信息化；高校；檔案利用；創(chuàng)新

在這個科學技術迅猛發(fā)展、信息化水平不斷提高的時代，數(shù)字化校園建設進程不斷推進，高校檔案機構傳統(tǒng)的積累和保管工作，以及相對被動的服務模式，已經(jīng)無法滿足當代用戶的需求。為了適應時代發(fā)展，高校檔案館應該重新審視檔案的利用模式和服務手段，深度挖掘檔案信息資源，創(chuàng)新檔案利用模式，提高服務質量。

近年來，隨著高校擴大辦學規(guī)模，積極培養(yǎng)和引進高層次人才，重視學術研究，檔案的數(shù)量與質量也逐年上升，加之電子文件的普及和網(wǎng)絡化的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作模式遭受了沖擊，作為高校檔案工作人員，我們應該以此為契機，著力探索高校檔案利用服務新模式。

一、高校檔案利用工作的特點

檔案工作是高校的一項基礎性工作，是“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的專門事業(yè)，對學校教學、管理、科研等各項工作具有重要的參考、憑證、借鑒價值。高校檔案利用工作也有其自身的特點。

（一）科學性

檔案學是一門系統(tǒng)嚴密的管理科學，需要統(tǒng)一的領導、專業(yè)的人才和嚴明的規(guī)章制度。高校檔案館的館藏來源于不同的行政、教學、科研部門，檔案的內容、種類、形態(tài)包羅萬象，整理方法也各有不同，必須有科學的管理方法，統(tǒng)籌兼顧，分門別類，才能提高工作效率，實現(xiàn)更好的利用。

（二）專業(yè)性

《高校檔案管理辦法》把高校檔案大致劃分為11大類，主要包含黨群、行政、學生、教學、科研、基建、財務等。所以，高校檔案館在專業(yè)性和功能性上有著無可替代的作用，由于檔案的原始記錄性，所以高校檔案館所出具的學歷文憑認證、學生的學籍檔案、家庭背景調查等各類證明和認證具有憑證價值，是最有說服力的?！案咝n案館是學歷文憑最具權威、最終的認證單位，在治理學歷文憑造假、維護高等院校聲譽、凈化社會風氣中起著舉足輕重的作用。”[1]

（三）文化性

高校檔案館也屬于文化事業(yè)機構，擔負著宣傳教育的職責。檔案工作作為校園文化建設的重要組成部分，在推動校園文化發(fā)展中扮演著重要角色。檔案館保存了高校建校以來形成的具有原始記錄性的紙質、實物和圖片影音等各類檔案，是高校歷史文化性的積累和存儲，記錄了高校的變遷和發(fā)展，為教學和科研提供了很多直接和間接的服務。

二、信息化背景下高校檔案利用服務發(fā)展趨勢

（一）高校檔案利用服務數(shù)字化、網(wǎng)絡化程度越來越高

檔案信息化建設工作如火如荼地在全國各大高校展開，建立檔案館網(wǎng)站，豐富檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，逐步形成文檔一體化管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案館的信息服務功能日益顯著。

筆者所在的合肥工業(yè)大學檔案館，一直承擔著出具出國留學證明材料的工作。以前一直采取人工錄入課程和成績的工作方式，工作量大，取件周期長。隨著社會的發(fā)展，越來越多的學生選擇出國留學深造，對證明材料的需求越來越大，檔案館的工作量也逐年增加。經(jīng)過半年的考察和實踐，出國學籍證明打印系統(tǒng)研發(fā)成功，于2016年10月正式啟用。學生可以通過網(wǎng)絡，在系統(tǒng)中申請材料的制作，檔案館通過后臺審核學生申請、通知取件，學生只要到館一次便可取到材料。出國學籍證明服務系統(tǒng)的研發(fā)成功，提升了檔案服務水平，提高了部門工作效率，方便了廣大校友及在校生，是檔案館面向用戶、網(wǎng)絡化服務模式的創(chuàng)新。

信息化背景下，各大高校檔案館也在積極探尋新的服務模式，開展網(wǎng)絡信息服務。首先，以電子郵件、網(wǎng)站發(fā)布為主要形式的單項溝通模式廣泛用于日常工作，合工大檔案館公開辦公郵箱，每天安排工作人員查看郵件，回答用戶提出的問題。第二，及時的交流工具，如QQ、聊天室等交流模式，可節(jié)約時間，提高效率，使信息傳播更加便捷。第三是以FAQs為最典型工具的共享式交流，如很多高校檔案館網(wǎng)站中都設有常見問題的板塊，工作人員將利用者經(jīng)常提出的問題進行總結，放置在網(wǎng)頁上供用戶瀏覽。

（二）共性化與個性化的統(tǒng)一

社會化是我國檔案工作的重要發(fā)展趨勢之一，高校檔案事業(yè)的發(fā)展也必須以公眾的需求為向導、以公眾的便利為原則、以公眾的滿意為目標。但高校檔案館的服務對象主要集中在本校師生，校外社會人士僅占9%，這說明高校檔案館社會化服務程度較低，信息服務的項目與內容同社會需求的聯(lián)系還不夠緊密。只有不斷努力滿足大眾的需求，才能獲得社會的認可和源源不斷的發(fā)展動力。[2]

在信息化時代，檔案利用服務需要針對不同用戶的信息需求，制定不同的服務方案，提供及時、準確、高效的信息服務。對高校檔案部門來說，深度挖掘檔案信息資源，根據(jù)不同用戶的需求，進行個性化的檔案利用服務。合肥工業(yè)大學檔案館在設計中英文成績打印系統(tǒng)時，就充分考慮到這一點，設計了兩種打印方案可供選擇。保研與就業(yè)的學生一般會選擇打印完整成績單，而出國留學所需要的中英文成績單有其特殊的要求，檔案館還提供最優(yōu)成績單的打印，默認隱藏未考免修的課程，并且可以手動覆蓋因教學計劃調整導致課程代碼改變不能直接覆蓋的課程，滿足了出國留學生的需要。

（三）受國外“休閑利用觀”影響

1980年第9屆國際檔案大會以“檔案利用”為中心議題，第一次提出“普遍利用”的概念，這標志著檔案館也開始把普通民眾也視為服務對象，滿足其“休閑利用”的需求，與“學術利用”、“實際利用”三足鼎立。挖掘檔案館的文化休閑功能，是近幾年高校檔案部門都很重視的問題，尤其是已經(jīng)建館的985、211學校。由檔案館參與籌建的合肥工業(yè)大學校史館，其中展示的各類檔案是工大發(fā)展過程的原始記錄，成為廣大師生、各界校友、上級領導乃至普通市民了解工大、宣傳工大的一個重要窗口，也成為工大的一個重要文化教育基地。

三、高校檔案利用模式拓展新舉措

（一）加強高校檔案工作人員的業(yè)務素質，轉變服務觀念

檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要檔案學、計算機、文史等各專業(yè)的人才。但現(xiàn)實情況是，高校檔案館里檔案工作人員素質參差不齊，在引進人才中，家屬安置現(xiàn)象普遍存在，這些人缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識，不肯主動鉆研業(yè)務，導致檔案工作出現(xiàn)職業(yè)倦怠。所以，高校檔案部門要有針對性地開展“業(yè)務拓展”訓練，推廣先進的檔案管理經(jīng)驗，建立競爭考評機制，檔案工作者也要樹立終身學習的理念。

在2016年“國際檔案日”來臨之際，合肥工業(yè)大學檔案館組織開展了一系列“國際檔案日”宣傳活動，第一次走出辦公室，走向校園，與師生溝通交流。檔案館提前征訂了“檔案與民生”宣傳海報、“檔案與民生”宣傳掛圖和新版《中國的世界記憶遺產(chǎn)》宣傳冊，同時，針對校檔案館工作實際，制作了檔案館宣傳冊，以生動的漫畫卡通形象，向廣大師生介紹檔案館的工作。6月7日，在廣場開展集中宣傳活動，通過展出宣傳展板、現(xiàn)場接受群眾咨詢、散發(fā)宣傳資料等方式，著力宣傳檔案工作的重要性，宣傳檔案法律法規(guī)、檔案與師生關系等知識，增強廣大師生的檔案意識。

（二）開發(fā)檔案信息資源，加強高校檔案編研工作

高校開展檔案編研工作，是開發(fā)檔案信息資源、優(yōu)化檔案信息的重要手段。近幾年隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量激增，但編研工作遠遠滯后于各項工作的發(fā)展。很多高校檔案館的編研工作集中于二次文獻編研，僅僅停留在對原始文件的簡單加工，具有報道和查找的作用，如大事記、組織沿革這樣最基本的編寫，而更深層次的三次文獻編研成果卻寥寥無幾，沒有發(fā)揮出檔案編研應有的參考和決策依據(jù)作用。對高校檔案編研工作來說，最重要的切入點就是突出自己的特色，確立科學的選題，或以某個特殊時期，如校慶、工作改革、重大會議期間進行專題匯編，或對高校特色工作和重大科研項目的挖掘，形成有本校特色的系列編研成果。

隨著信息化的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡應用于高校的各項工作，這對傳統(tǒng)的檔案編研工作是一個沖擊，但也帶來了更多的機遇和挑戰(zhàn)，對高校檔案工作隊伍提出了更高的要求。豐富優(yōu)化數(shù)字化館藏，為網(wǎng)絡編研奠定良好的基礎；建立高水平網(wǎng)站，為網(wǎng)絡編研提供優(yōu)秀的展示平臺；著力培養(yǎng)高校檔案工作者的網(wǎng)站維護、編輯審美等各方面能力，對浩如煙海的檔案信息能夠準確合理采擷、綜合分析、系統(tǒng)整理，編寫出符合現(xiàn)實需要的編纂成果；運用先進的計算機和多媒體技術，突破傳統(tǒng)的紙質載體的限制，進行圖片、聲像資源的整合與開發(fā)，以新形式展現(xiàn)給用戶，使編研成果更加生動形象，更具吸引力。

（三）創(chuàng)新多樣化服務方式，開展多層次、多方位的網(wǎng)絡檔案信息服務

北美檔案學者一直持有這樣的觀點，“網(wǎng)絡是最好的，也是唯一的使檔案資源為本國以外的人們所利用的工具?！盵3]檔案信息資源可以通過網(wǎng)絡，不限時間、不限地點、不限范圍的被世界各地不同層次的利用者所利用，具有廣闊的發(fā)展空間和無窮的生命力。

筆者所在的合肥工業(yè)大學檔案館于2016年國際檔案日期間在全校進行了一系列宣傳活動，其中，在網(wǎng)絡上舉辦了“憶當年·感懷母?！滟F畢業(yè)照片展”，在檔案館網(wǎng)站中展出幾十年前珍貴的畢業(yè)照，供廣大師生在線瀏覽。同時，聯(lián)合宣傳部，利用校官方微博，以#一九三號老照片#為話題，推出學校珍貴畢業(yè)老照片展示，一周以內共推送19條微博，這一話題閱讀量超過43.6萬次。這一系列的網(wǎng)絡檔案信息服務，創(chuàng)新了檔案利用模式，更起到了一個宣傳教育作用，使檔案館成為工大文化教育的重要基地，凸顯了檔案的歷史性、文化性。

四、結語

創(chuàng)新檔案利用模式不是空洞的演講詞，更不是響亮的口號，而是需要每一個高校檔案工作者做出實績。編寫大事記、中英文成績打印系統(tǒng)、檔案實體信息庫、老照片網(wǎng)絡展等服務項目的研發(fā)和推廣，使合肥工業(yè)大學檔案館的服務范圍由教學科研、學校管理拓展到全社會，提高了檔案工作在高校各項工作中的重要性。但是，我們未來的路還很長，立足本館特色，發(fā)揮本館優(yōu)勢，在保障傳統(tǒng)利用服務穩(wěn)步進行的同時，不斷改進工作理念，創(chuàng)新服務方式和服務工具，拓展業(yè)務領域，創(chuàng)新檔案利用模式，讓檔案發(fā)揮其應有的價值。我們高校檔案工作者定當不辱使命，積極探索創(chuàng)新，開拓進取，為實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的新發(fā)展、提高檔案工作在全校工作中的地位做出貢獻。

[1]邸家琴.試論高校檔案館的性質、功能與發(fā)展定位[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2010,(5).

[2]朱慶華.高校檔案館社會化服務存在的問題及對策分析[J].山西檔案,2014,(5).

[3]趙屹,宋曉穎.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息利用服務創(chuàng)新研究[J].檔案與建設,2013,(7).

G275.7

A

1005-9652（2016）05-0047-03

本文系2016年安徽省高等學校檔案工作協(xié)會基金研究項目“高校檔案館服務功能的拓展研究”的階段性研究成果，項目編號：2016yb03。

（責任編輯：魏登云）

陳曉媛（1989-），女，安徽淮南人，合肥工業(yè)大學檔案館館員，碩士，研究方向：檔案學基礎理論。