■趙新宇

前端介入加強(qiáng)滇中引水工程檔案工作

■趙新宇

滇中引水工程是國家“十三五”規(guī)劃綱要明確未來五年計(jì)劃實(shí)施的重大引調(diào)水工程之一，是我省“五網(wǎng)”建設(shè)中“水網(wǎng)”建設(shè)的核心和骨干項(xiàng)目，是我省的重大戰(zhàn)略工程、支撐工程、民生工程和生態(tài)文明工程。重視和做好滇中引水工程項(xiàng)目檔案工作，對于項(xiàng)目管理、審計(jì)核查、存史記憶等具有重要的作用，也是法律賦予項(xiàng)目參與單位的職責(zé)和義務(wù)。

一、提高認(rèn)識，切實(shí)增強(qiáng)做好項(xiàng)目檔案工作的自覺性

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理工作的真實(shí)記錄，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)和管理提供重要依據(jù)，同時(shí)也為各類監(jiān)管驗(yàn)收、稽察審計(jì)等提供不可或缺的憑證。滇中引水工程建設(shè)各有關(guān)單位要站在對黨、對國家、對人民、對歷史負(fù)責(zé)，對重大建設(shè)項(xiàng)目未來發(fā)展負(fù)責(zé)的高度，充分認(rèn)識做好滇中引水工程項(xiàng)目檔案工作重要性，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)組織管理，規(guī)范開展檔案工作，切實(shí)把項(xiàng)目檔案工作納入到項(xiàng)目建設(shè)的全過程，通過完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制、建立各項(xiàng)規(guī)章制度、制定符合工作實(shí)際的業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案的有效管理，發(fā)揮檔案工作在項(xiàng)目管理中應(yīng)有的作用，為提高建設(shè)項(xiàng)目管理水平提供支撐和服務(wù)。

二、明確職責(zé)，合力推進(jìn)滇中引水建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全面協(xié)調(diào)開展

滇中引水工程建設(shè)工期長、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，項(xiàng)目檔案工作將貫穿建設(shè)全過程，因此，需要各有關(guān)單位相互配合，共同推動(dòng)。涉及項(xiàng)目的各級檔案行政管理部門要加強(qiáng)對該項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)管，做到提前介入，做好過程跟蹤服務(wù)；項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視項(xiàng)目檔案工作，支持和配合檔案部門加強(qiáng)監(jiān)管，發(fā)揮項(xiàng)目檔案工作的主導(dǎo)作用，適時(shí)組織中間檢查和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，同時(shí)應(yīng)將當(dāng)年項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃抄送同級檔案行政管理部門；各參加建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)等單位要認(rèn)真貫徹落實(shí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)過程管理控制，確保提交檔案資料的質(zhì)量。

三、提前謀劃，把項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)內(nèi)容納入合同管理

項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）及項(xiàng)目管理單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確各方有關(guān)責(zé)任，并對歸檔范圍、項(xiàng)目檔案套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量等提出具體要求。按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定，完成各自職責(zé)范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件的整理、歸檔工作。項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位在項(xiàng)目完成后，應(yīng)將經(jīng)整理、編目的項(xiàng)目文件按合同、協(xié)議規(guī)定的要求，向項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）檔案管理機(jī)構(gòu)移交。項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目移交竣工文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，經(jīng)項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并移交項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）檔案管理機(jī)構(gòu)。

在簽訂工程項(xiàng)目合同時(shí)，對工程竣工文件的質(zhì)量，資料的積累、形成，竣工圖的編制和檔案驗(yàn)收交接進(jìn)行明確規(guī)定，將工程文件材料的整理、編制、歸檔作為工程竣工結(jié)算支付的條件之一。工程文件材料整理、編制完畢后須經(jīng)業(yè)主單位驗(yàn)收合格后方能辦理移交手續(xù)，之后才能辦理竣工結(jié)算支付，沒有建設(shè)單位檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)，不予辦理竣工結(jié)算支付。

四、加強(qiáng)過程管理，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步開展

項(xiàng)目開工時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定適應(yīng)本項(xiàng)目實(shí)際的檔案管理制度，檔案行政管理部門應(yīng)給予業(yè)務(wù)支持，同時(shí)對所有參建單位的工程技術(shù)人員和檔案人員進(jìn)行檔案工作交底。單項(xiàng)工程施工單位在開工3個(gè)月內(nèi)要編制《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃》，向建設(shè)單位報(bào)送。項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目建設(shè)單位要定期組織開展項(xiàng)目工程文件材料形成質(zhì)量及安全保管情況檢查。

五、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)建立健全項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制

1.建立以項(xiàng)目法人為主體的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

把項(xiàng)目檔案工作納入“四制”（項(xiàng)目法人制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程合同制、工程監(jiān)理制）管理，納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。項(xiàng)目法人要明確項(xiàng)目檔案工作職責(zé)，制定檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，將檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)全過程。要以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同管理為依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門及參建單位全方位參與下，實(shí)施事先介入、事中控制、事后驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案管理工作的落實(shí)。

2.明確項(xiàng)目法人、參建單位項(xiàng)目檔案工作責(zé)任

樹立建精品工程、創(chuàng)一流檔案的意識，項(xiàng)目法人對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)。在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃、檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，要同時(shí)部署、檢查檔案工作；在工程驗(yàn)收時(shí)，要把項(xiàng)目檔案和檔案工作納入驗(yàn)收范圍。參建單位具體負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。要按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，將項(xiàng)目檔案工作納入相關(guān)人員崗位職責(zé)，做到工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔與項(xiàng)目工程同步進(jìn)行，保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全。

3.項(xiàng)目檔案歸檔和移交要按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行

工程文件材料的歸檔范圍應(yīng)包括從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工至竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)使用等全過程形成的各種門類、載體的文件材料。工程文件的整理立卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，做到分類科學(xué)、組卷合理、保持項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系。要認(rèn)真做好工程竣工圖的編制工作，保證竣工圖達(dá)到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備的要求。工程文件制成材料和案卷質(zhì)量要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

4.做好單位工程交工、竣工檔案資料的驗(yàn)收工作

工程檔案驗(yàn)收是保證竣工材料齊全完整的重要手段和措施。要把各單位工程的完工、竣工檔案資料的交驗(yàn)工作作為單位工程交工、竣工的必要條件，在過程中切實(shí)保障檔案質(zhì)量。

5.抓好移民檔案管理工作

認(rèn)真貫徹國家《水利水電工程移民檔案管理辦法》，各相關(guān)州市縣移民工作管理部門要建立管理制度，完善管理?xiàng)l件，做好移民搬遷安置過程中形成的各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

6.加強(qiáng)音像、照片及電子檔案的收集管理

相關(guān)資料要達(dá)到圖像清晰，聲音清楚，文字說明和內(nèi)容準(zhǔn)確的要求。要加強(qiáng)對原始地貌、隱蔽工程、重大事件、重要節(jié)點(diǎn)及工程竣工形象面貌的拍攝，使音像、照片檔案能夠全面記錄項(xiàng)目建設(shè)過程，客觀反映工程建設(shè)成果。

六、依法監(jiān)管，確保檔案的齊全完整與安全

檔案行政管理部門要主動(dòng)、及時(shí)了解該項(xiàng)目在本行政區(qū)域內(nèi)的進(jìn)展情況，將項(xiàng)目檔案管理工作納入執(zhí)法檢查范圍，針對項(xiàng)目檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)執(zhí)法。對違反檔案法律法規(guī)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)生檔案安全事故的單位和有關(guān)責(zé)任人，省檔案局和有關(guān)部門將依照有關(guān)法律嚴(yán)肅追責(zé)，對造成檔案丟失、損毀的，將依法處置。

作者單位：云南省檔案局