文?姚雪琴

論核電項(xiàng)目文件歸檔控制措施

文?姚雪琴

核電站建設(shè)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的不同類型的文檔。對(duì)于核電站工程來講，文檔是重要的信息載體，涉及到項(xiàng)目建設(shè)的全部工作內(nèi)容。文檔質(zhì)量的好壞直接影響電站的建造、運(yùn)行、維修和維護(hù)的有效開展。在建設(shè)好一座符合質(zhì)量要求的核電站同時(shí)，妥善保存工程文件和檔案，為電站的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和技術(shù)改進(jìn)提供可追溯性的原始記錄，是核電站安全運(yùn)行必不可少的基礎(chǔ)。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，做好項(xiàng)目文件歸檔控制，是把控項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要關(guān)口，決定了項(xiàng)目檔案能否被高效的利用，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案才能發(fā)揮其憑證和參考利用價(jià)值。筆者結(jié)合海陽(yáng)核電項(xiàng)目文檔工作實(shí)踐，分析和總結(jié)文件歸檔的有效控制措施，以保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

一、項(xiàng)目歸檔文件存在的問題和困難

（一）檔案意識(shí)不足，歸檔文件收集困難

核電項(xiàng)目參建單位眾多，來自不同國(guó)家，各參建單位的文檔管理水平參差不齊。在工程建設(shè)階段，從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)到一般技術(shù)人員大多關(guān)注的是工程實(shí)體，認(rèn)為“工程都忙不過來，哪有空管文檔”，這種重工程輕檔案的思想非常普遍。[1]項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)技術(shù)人員檔案意識(shí)不足，缺乏對(duì)文檔重要性的認(rèn)識(shí)，將導(dǎo)致歸檔文件不能及時(shí)形成、及時(shí)收集整理，項(xiàng)目檔案移交與項(xiàng)目實(shí)體同步移交也就無法落實(shí)。承包商歸檔文件收集工作開展困難，不能按時(shí)完成向業(yè)主移交歸檔文件，影響項(xiàng)目檔案工作的開展。

（二）歸檔文件收集不全，質(zhì)量較差

核電項(xiàng)目技術(shù)文件數(shù)量大，版本更新快，載體類型多，整個(gè)工程建設(shè)下來，文件數(shù)量往往達(dá)到數(shù)十萬(wàn)份甚至上百萬(wàn)份，數(shù)量驚人。核電站建設(shè)周期通常比較長(zhǎng)，工程從選址到開工就得數(shù)年，從項(xiàng)目開工到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收也得五至六年。在這十余年的建設(shè)過程中，文件會(huì)不斷修改補(bǔ)充、生成變更、升版發(fā)布，且文件的載體類型多，有照片、視頻、音頻、射線底片、實(shí)物等各種介質(zhì)，要自始至終對(duì)文件進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，才能保證最終建設(shè)過程中文件的完整性。一般來講項(xiàng)目前期文檔人員編制少，缺少配套管理制度，這將可能導(dǎo)致前期文件形成不規(guī)范、文件質(zhì)量差。同時(shí)，各供應(yīng)商、承包商、總承包商包括業(yè)主單位的文檔人員都是在不斷流動(dòng)和變化的，這就可能造成前期文件遇到的問題，后人無法處理或根本找不到原始文件的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致某些文件缺失，且無從追索，給文件歸檔工作帶來很大的困難[2]。

二、建議采用的控制措施

（一）明確項(xiàng)目文件歸檔范圍，納入項(xiàng)目合同

國(guó)家檔案局發(fā)布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》[3]，明確企業(yè)應(yīng)依據(jù)該《規(guī)定》和國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品成本和服務(wù)特點(diǎn)，編制其文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。同時(shí)，《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》[4]規(guī)定了項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限。項(xiàng)目業(yè)主必須根據(jù)國(guó)家檔案相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際，編制完整的項(xiàng)目歸檔范圍清單，各門類載體要齊全，尤其是隱蔽工程、監(jiān)造聲像照片、電子文件等特種介質(zhì)檔案已成為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)專家關(guān)注的重點(diǎn)。在合同簽訂時(shí)，要將文檔要求納入設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建安和監(jiān)理等各類合同條款中，明確歸檔范圍、介質(zhì)、份數(shù)、提交進(jìn)度和整理要求。最好能設(shè)置專項(xiàng)文檔保證金，以確保文檔條款得到有效實(shí)施。

（二）參加項(xiàng)目開工啟動(dòng)會(huì)議，明確歸檔要求，規(guī)范記錄表格

常言道“好的開始等于成功的一半”“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，文檔人員要參加項(xiàng)目開工啟動(dòng)會(huì)議，包括建安項(xiàng)目和設(shè)備制造項(xiàng)目，從一開始就對(duì)承包商提出明確的文件歸檔要求，下發(fā)管理程序，檢查承包商文檔管理崗位設(shè)置和制度編制情況，對(duì)各類表式和填寫進(jìn)行規(guī)范。

（三）建立文檔工作協(xié)調(diào)機(jī)制，保證項(xiàng)目文檔工作有序開展

1.文檔培訓(xùn)

業(yè)主要定期組織項(xiàng)目文檔培訓(xùn)，邀請(qǐng)國(guó)家檔案局、省檔案局、核電同行專家對(duì)項(xiàng)目業(yè)主和承包商人員進(jìn)行文檔培訓(xùn)，提高參建人員文檔意識(shí)，正確理解國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目文檔的要求?？偝邪桃鋫浜细竦奈臋n人員，既要懂得文檔知識(shí)，亦要具備核電工程管理知識(shí)，同時(shí)總包單位要加強(qiáng)對(duì)承包商人員的定期培訓(xùn)和指導(dǎo)，使項(xiàng)目文檔程序得以執(zhí)行，使文件歸檔工作得以順利實(shí)施。

2.專項(xiàng)文檔檢查計(jì)劃

業(yè)主要制定年度文檔專項(xiàng)檢查計(jì)劃，定期組織對(duì)總承包商和監(jiān)理單位的文檔工作實(shí)施監(jiān)督，同時(shí)，總承包商要對(duì)承包商實(shí)施文檔專項(xiàng)檢查，業(yè)主選擇性參與。文檔專項(xiàng)檢查主要對(duì)項(xiàng)目文檔分級(jí)管理體系的實(shí)施情況，對(duì)文件的產(chǎn)生 、收發(fā)、保管利用、整理歸檔等文檔控制過程的有效性進(jìn)行檢查和確認(rèn)。文檔專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題要制定行動(dòng)項(xiàng)，并跟蹤關(guān)閉。

3.文檔協(xié)調(diào)會(huì)議

建立項(xiàng)目文檔協(xié)調(diào)會(huì)議制度，加強(qiáng)參建各方的有效溝通?？偝邪探M織項(xiàng)目文檔月度協(xié)調(diào)會(huì)，業(yè)主、承包商和監(jiān)理單位參與；業(yè)主不定期組織項(xiàng)目文檔協(xié)調(diào)會(huì)議，總承包商、監(jiān)理單位參與；根據(jù)業(yè)務(wù)需要，召開文檔專題會(huì)議，跟蹤會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目文檔工作事宜。同時(shí)，應(yīng)將文檔經(jīng)驗(yàn)反饋列入文檔月度協(xié)調(diào)會(huì)議，做好項(xiàng)目文檔經(jīng)驗(yàn)共享，將培訓(xùn)工作融入日常工作中。

4.文件歸檔計(jì)劃

在合同開工后半年內(nèi)，承包商應(yīng)編制項(xiàng)目文檔移交總體規(guī)則。業(yè)主根據(jù)工程進(jìn)展，在承包商和業(yè)務(wù)部門的年度計(jì)劃基礎(chǔ)上，發(fā)布項(xiàng)目文件年度歸檔專項(xiàng)計(jì)劃，各單位和部門設(shè)立文件歸檔聯(lián)絡(luò)人。歸檔計(jì)劃中列明應(yīng)歸檔的項(xiàng)目名稱、責(zé)任部門和歸檔時(shí)間，并“按月”跟蹤統(tǒng)計(jì)，做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”。

（四）加強(qiáng)歸檔文件審查

歸檔文件審查是把好檔案質(zhì)量的最后關(guān)口，檔案人員、項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員、監(jiān)理工程師等應(yīng)各司其職。檔案人員從檔案的角度審查歸檔文件的規(guī)范性，而其他人員則從業(yè)務(wù)角度審查文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

1.規(guī)范性方面

審查目錄與文件是否對(duì)應(yīng)，文件字跡是否清楚，圖樣是否清晰，圖表是否整潔，簽字蓋章手續(xù)是否完備、表格內(nèi)容填寫是否齊全完整，是否為原件，文件的書寫材料是否符合要求等。審查案卷編制是否規(guī)范，卷內(nèi)目錄編制是否完整，頁(yè)碼是否正確標(biāo)識(shí)，裝訂是否便于保管和利用。

2.內(nèi)容方面

審查工程項(xiàng)目是否有文件歸檔；歸檔的文件種類、數(shù)量是否完整，是否能反映工程實(shí)際起到追溯作用；內(nèi)容是否準(zhǔn)確；項(xiàng)目驗(yàn)收記錄與項(xiàng)目劃分是否相符等。重點(diǎn)還要審查隱蔽工程驗(yàn)收記錄是否齊全；還要對(duì)照施工圖和變更文件索引，審查竣工圖和變更是否齊全；對(duì)照變更，審查竣工圖是否修改到位等。

（五）建立項(xiàng)目文檔考核機(jī)制

1.文檔績(jī)效考核

業(yè)主定期對(duì)總承包方文檔管理組織體系和關(guān)鍵崗位人員開展考核，并根據(jù)考核結(jié)果對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，從而督促承包方切實(shí)落實(shí)文檔管控職責(zé)[5]。一方面，從文檔人員配備數(shù)量、制度建設(shè)、文檔條款執(zhí)行情況等開展組織體系考核評(píng)介；另一方面，考核評(píng)介關(guān)鍵崗位人員專業(yè)技術(shù)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、工作配合度等。

2.合同控制

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，經(jīng)濟(jì)合同是重要的法律文件。合同控制即在合同執(zhí)行過程中，將承包商在項(xiàng)目建設(shè)中的文檔工作情況納入執(zhí)行管理，包括合同支付控制、履約評(píng)價(jià)控制和合同結(jié)算控制。

合同支付控制即支付時(shí)應(yīng)征詢文檔管理部門意見，文檔管理部門核實(shí)合同中文檔條款是否履約，文檔的移交與支付掛鉤。如設(shè)備到貨款支付應(yīng)確保相應(yīng)設(shè)備文件已經(jīng)提交，否則不予支付。

合同履約評(píng)價(jià)是商務(wù)部門定期組織對(duì)主要工程合同進(jìn)行的履約情況的評(píng)價(jià)，征集相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)供應(yīng)商履約情況的評(píng)價(jià)，對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)行有效控制。業(yè)主應(yīng)將文檔工作的主要控制指標(biāo)列入履約評(píng)介體系中，對(duì)承包商的文檔管理履約情況進(jìn)行有效評(píng)介。

合同結(jié)算控制指建安施工合同需進(jìn)行結(jié)算，海陽(yáng)核電項(xiàng)目實(shí)施跟蹤審計(jì)，由第三方審計(jì)單位對(duì)每個(gè)建安施工合同進(jìn)行同步審計(jì)，審計(jì)通過后，確認(rèn)最終結(jié)算金額，而審計(jì)工作開展以承包商向業(yè)主移交的建安竣工文件（包括竣工圖等）為依據(jù)，這將有利于推動(dòng)建安竣工文件的及時(shí)移交。

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目，不得開展項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。做好項(xiàng)目檔案工作是每個(gè)項(xiàng)目文檔人員的神圣使命，需要每個(gè)項(xiàng)目參建人員的參與和認(rèn)真對(duì)待。只要“領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參員”，做好前端控制，對(duì)文件實(shí)施全過程有效控制，就一定能做好項(xiàng)目文檔工作，為項(xiàng)目的投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供強(qiáng)有力的信息支持保障。

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[1]李方兵.試析工程項(xiàng)目文件歸檔影響因素及應(yīng)對(duì)措施[J].西北水電（2012增刊2）：11-14.

[2]王浩文.核電工程總承包中的文件管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用2014（1）：264.

[3]《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局10號(hào)令）.

[4]《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）.

[5]巫佳立.核電項(xiàng)目EPC合同文檔管理實(shí)踐[J].浙江檔案2014（04）：60-61.

（作者單位：山東核電有限公司）