文?李慶紅

肥城市數(shù)字檔案館建設發(fā)展的歷程、成就及經(jīng)驗啟示

文?李慶紅

數(shù)字檔案館建設是檔案管理模式從以檔案實體保管利用為重點，向以檔案數(shù)字化信息向社會提供服務為重心的轉(zhuǎn)變過程。肥城市檔案局（館）扎實踐行“忠誠守護肥城記憶、忠實記錄肥城軌跡、忠心服務肥城人民”的工作理念，搶抓機遇，創(chuàng)先爭優(yōu)，在泰安市六個縣市區(qū)中率先建立并持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設，使檔案信息化建設有了質(zhì)的飛越，檔案管理手段有了劃時代的變革。

一、肥城市數(shù)字檔案館建設的探索與發(fā)展歷程

1978年至1995年是館藏檔案數(shù)字化的探索研究階段。當時，肥城市檔案局（館）軟硬件設施落后，沒有配備計算機、存儲設備及相關的檔案軟件等，根本不具備數(shù)字化的基本條件。檔案檢索利用只能依賴案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、人名卡片、專題目錄等原始落后的手工檢索工具，利用服務的效率很低。

1995年至1999年是館藏檔案數(shù)字化的萌芽起步階段。隨著計算機的逐漸普及，肥城市檔案局（館）的硬件設施上了一個新臺階，配備了辦公電腦，可以通過最簡單的office辦公軟件，將館藏的案卷目錄及卷內(nèi)目錄錄入到辦公軟件里，從而有了最原始的機讀目錄，逐漸進入館藏部分目錄級文件數(shù)字化初級階段。這個階段主要依靠手工與機檢相結合，但是由于機讀目錄的數(shù)量不大，而且不夠齊全完整，檢索利用仍然很不方便，機讀目錄起作用有限。

1999年至2006年是館藏檔案數(shù)字化的快速推進階段。安裝了專門的檔案管理軟件，借助軟件，形成了專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進入了館藏部分目錄級文件的數(shù)字化發(fā)展階段。這個階段，肥城市檔案局（館）開始探索有沒有一款檔案方面的軟件，可以完成錄入、整理、形成目錄、快速檢索等程序。于是，先后嘗試了廣東紹林科技有限公司開發(fā)的我國第一個文檔一體化管理軟件——SLWS、泰安同力計算機軟件公司開發(fā)的TL-DA綜合檔案管理軟件等，但智能化程度仍然不高，檢索局限于目錄，不能實現(xiàn)原文檢索，并且檢索利用時效率、查準率、查全率較低，服務效率和水平有所提高，但不明顯。

2006年至今是館藏檔案數(shù)字化的系統(tǒng)發(fā)展階段。根據(jù)信息化發(fā)展需求，借助專門的數(shù)字化檔案管理軟件，搭建網(wǎng)絡管理平臺，建立“三網(wǎng)四庫”模式的檔案數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)了館藏檔案全部目錄級文件和部分重要全宗原文檔案的數(shù)字化階段。這個階段，在總結前期經(jīng)驗教訓的基礎上，在保持和上級檔案部門一致的前提下，積極探索研究，通過政府招標，與北京八九數(shù)碼科技有限公司通力協(xié)作，在軟件系統(tǒng)功能設置、檔案著錄標準規(guī)范、檢索利用、用戶權限管理等方面結合檔案工作實際提出自己的意見建議，不斷改進和完善肥城市數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確定了“三網(wǎng)四庫”（三網(wǎng)即局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、因特網(wǎng)，四庫即專題人名庫、專題基建庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫）的建設模式，全面開展數(shù)字檔案館建設，實現(xiàn)了真正意義上的目錄和原文的數(shù)字化，檔案的查準率和查全率顯著提高，檢索效率大幅提升，從而為人民群眾提供高效便捷的檔案利用服務。

二、肥城市數(shù)字檔案館建設取得的重要成效

（一）檔案利用服務工作整體水平顯著提升

一是提高檔案利用效率，提升為民服務效能。通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，輸入相關的文件題名、文號、責任者、成文日期等為關鍵詞的信息內(nèi)容，通過復合檢索、二次檢索等方式，快速檢索定位檔號，進而鏈接原文，進一步提高檔案利用服務的查全率查準率，為社會公眾提供更加快捷高效的檔案服務，滿足人民群眾的利用需求，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展提供檔案利用服務。

二是建立網(wǎng)絡管理平臺，改善傳統(tǒng)的檔案利用模式。首先不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要的人共享。其次不再受“空間”限制，數(shù)字文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸和查閱，使異地調(diào)閱利用成為可能，擴大了檔案利用空間。再次不再受“時間”限制，檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

（二）檔案實體安全得到最大限度保護

一是對館藏檔案進行了及時搶救修復。數(shù)字化加工過程中，通過對已破損的檔案的修復，防止進一步惡化；對易碎、易裂的檔案及時進行加固，以防破損；對已褪色褪變的檔案進行搶救性恢復并及時復制，以保存檔案信息；對易褪色或字跡擴散的檔案，及時采取措施加以預防；對產(chǎn)生霉變的檔案，及時除霉去污；對一些膠片、磁帶進行音頻視頻的轉(zhuǎn)換，確保了長期保存。

二是盡可能地降低對檔案原件的使用次數(shù)。傳統(tǒng)的檔案保存保管方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用大量的庫存空間，而且提供利用需到庫房直接調(diào)用檔案原件，管理成本高，檔案易受損，容易發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等?？梢酝ㄟ^權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，能夠大大減少對庫存檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復利用與檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案原件進行有效的保管和保護，確保檔案實體的安全。

（三）檔案工作圍繞中心服務大局的能力顯著提高

一是服務政治建設有了新進展。進一步規(guī)范政府信息查閱，通過政務網(wǎng)平臺，積極主動地向社會公眾提供現(xiàn)行文件服務，在切實保障公民及其他組織利用政府信息的權利、化解群眾矛盾糾紛等方面發(fā)揮積極作用，有效維護社會穩(wěn)定，促進社會和諧。

二是服務經(jīng)濟建設有了新舉措。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，在開發(fā)利用珍貴檔案資源的基礎上，創(chuàng)造性地開展了“桃都記憶”“重大項目建設檔案”等檔案記憶工程，記錄肥城發(fā)展變遷，為領導決策提供依據(jù)借鑒，更加積極主動地為經(jīng)濟建設服務。針對各類檔案的不同特點，通過建立的專題基建數(shù)據(jù)庫，在為領導決策、維護社會和諧穩(wěn)定、平息上訪糾紛、處理突發(fā)事件等方面發(fā)揮應有作用。

三是服務民生工程有了新成效。在數(shù)據(jù)庫建設中，始終堅持以人為本的服務理念，想民眾之所想，急民眾之所需。優(yōu)化整合現(xiàn)有檔案信息資源，積極接收數(shù)字化民生檔案資源，將關系民生、利用率高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，建立了專題人名數(shù)據(jù)庫和民生檔案專門數(shù)據(jù)庫，通過依法出具相關的檔案證明，為人民群眾解決一系列的實際問題，切實維護他們的根本權益。

三、肥城市數(shù)字檔案館建設的基本做法

（一）切實解放思想，以人為本，率先爭先，扎實推進數(shù)字檔案館建設進程

一是切實解放思想，推動檔案工作實現(xiàn)新一輪的大發(fā)展。在信息化高速發(fā)展的今天，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，從保管好檔案就萬事大吉的思想中解放出來，從重保管輕利用的觀念中解放出來，將數(shù)字檔案館建設作為工作重心，抓住了泰安市實施縣級國家綜合檔案館建設工程的新機遇，以時不我待的精神，創(chuàng)造性地開展數(shù)字檔案館建設工作。

二是堅持以人為本為核心，建好“兩個體系”。肥城市在數(shù)字檔案館建設中積極將涉及人的檔案資源接受進館并優(yōu)先數(shù)字化，豐富館藏資源進而方便人民群眾利用。轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人的傳統(tǒng)觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的數(shù)字檔案資源體系；轉(zhuǎn)變重機關團體利用輕個人利用，重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。

三是率先爭先，扎實推進數(shù)字檔案館建設進程。肥城市檔案局（館）把數(shù)字檔案館建設工作作為頭等大事來抓，以全部館藏為目標，以重要檔案、民生檔案為重點，堅持保護檔案實體、方便查閱利用的原則，在泰安市六個縣市區(qū)中，率先建立起覆蓋全部館藏的目錄數(shù)據(jù)庫248萬條、原文數(shù)據(jù)庫242多萬頁、照片檔案數(shù)據(jù)庫2930張、多媒體數(shù)據(jù)庫9898分鐘。

（二）爭取支持，整合資源，搭建平臺，全力建好民生檔案資源信息數(shù)據(jù)庫

一是爭取領導支持，把數(shù)字檔案館建設納入市政府信息化建設總體規(guī)劃。首先科學制定數(shù)字檔案館建設實施方案，多次向市委、市政府提出建設數(shù)字檔案館的可行性研究報告，尋求市委、市政府的政策支持與資金支持。其次積極主動地向省、市檔案局爭取業(yè)務和技術方面的指導支持。近年來，各級領導多次到檔案部門實地調(diào)研，聽取相關工作情況匯報，研究如何貫徹落實省、市檔案工作部署要求和會議精神，共商數(shù)字檔案工作大計。肥城市委、市政府也高度重視檔案信息化建設工作，按照國家、省、市檔案部門信息化的標準要求，及時將數(shù)字檔案館建設工程納入全市經(jīng)濟社會發(fā)展重點工作及市政府信息化建設總體規(guī)劃。

二是爭取財政支持，在軟硬件建設上持續(xù)加大投入力度。自2006年以來，為滿足信息化需要，市委、市政府累計投入200多萬元，先后購置了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，以及服務器、磁盤陣列、微機、掃描儀、刻錄機和數(shù)碼相機等硬件設施設備。2014年對數(shù)字檔案管理軟件、服務器和磁盤陣列進行了升級更新，投資配備了電子檔案備份一體機、庫房遠紅外電子監(jiān)控系統(tǒng)、火災聲光報警系統(tǒng)、光電感煙探測器及消防基礎設備，更新改造了庫房老舊線路及電力設備等。

三是進一步整合資源，搭建好民生檔案信息資源平臺。肥城市檔案局（館）充分認識到服務民生的重要性，進一步增強抓好民生檔案工作的主動性和敏銳性，將涉及民生、群眾利用率高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，建好婚姻、農(nóng)村房產(chǎn)、林權證、農(nóng)村土地承包、獨生子女、知青、招工、待業(yè)、退休、干部職工關系轉(zhuǎn)移、干部職工任免獎勵、職稱評定等民生檔案專門數(shù)據(jù)庫、專題人名數(shù)據(jù)庫和專題基建數(shù)據(jù)庫，搭建起專門的民生檔案管理服務平臺，方便群眾查閱利用。

（三）服務至上，質(zhì)量為先，全程控制，嚴格把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關

一是強化源頭防控，實行誰著錄誰審核誰負責的首問負責審核制，分階段分步驟實施一系列源頭防控措施。一建立檔案數(shù)字化的全程控制制度、檔案借閱制度、保密制度、檔案審核制度等，用制度規(guī)范約束工作人員。二嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，制定著錄掃描信息采集標準，對數(shù)據(jù)加工公司每名上崗人員進行專門崗位培訓，確保全部掌握標準規(guī)范。三對需要著錄的人名專題條目和基建專題條目，由局（館）業(yè)務骨干人員嚴格按照確定的錄入范圍篩選標記，制定相應的錄入標準并指導數(shù)據(jù)公司工作人員準確規(guī)范錄入。四對全文數(shù)字化的檔案實體，要求數(shù)據(jù)公司明確有責任心的專人進行拆裝，確保檔案實體安全。

二是注重過程管理，對數(shù)據(jù)邊加工邊審核，由數(shù)據(jù)公司抽取不低于百分之十的案卷進行審查，實行數(shù)據(jù)驗收前的自我抽查審核制。

三是加強監(jiān)督指導，實行由檔案局（館）專人按比例抽取卷宗，對數(shù)據(jù)加工情況進行監(jiān)督、指導，及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題并要求予以限期整改的抽檢審核制。

（四）防患于未然，多套容災備份，定期更新，注重加強檔案數(shù)據(jù)安全保障工作

一是實行多套備份。在做好實時在線備份的基礎上，采取與設備隔離的多套備份措施，將各類數(shù)據(jù)同時在磁盤陣列、光盤、移動硬盤等不同介質(zhì)的載體上進行多套備份。

二是進行異地備份。將館藏檔案信息數(shù)據(jù)分別在山東省檔案局和泰安市檔案局進行了異地容災備份，以確保在發(fā)生萬一情況使檔案遭到毀滅性損失時，用備份檔案來避免或彌補檔案損失。

三是定期更新備份。當數(shù)據(jù)更新后，通過對備份一體機備份周期設置，數(shù)據(jù)至少每周定時更新一次；每半年對移動介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)更新一次；每年對異地備份數(shù)據(jù)更新一次。通過定期更新，保證數(shù)據(jù)的準確性、規(guī)范性和完整性。

四、數(shù)字化建設的幾點啟示

（一）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，是建好數(shù)字化檔案館的前提

一要進一步更新思想觀念。要用科學發(fā)展觀統(tǒng)一思想，打牢思想根基。要深入調(diào)查研究，摸清現(xiàn)狀，把檔案工作中影響和制約科學發(fā)展的主要問題找準、找足、找實，切實轉(zhuǎn)變不適應、不符合科學發(fā)展觀要求的思想觀念，不斷提高運用科學發(fā)展觀分析和解決檔案工作實際問題的能力，提高服務經(jīng)濟社會發(fā)展大局的水平。

二要進一步增強民生意識。要充分認識檔案的特有作用，樹立正確的檔案價值觀，增強檔案的民生意識，自覺在檔案工作中貼近民生、服務民生。在解決人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題中，找準檔案工作與民生工作的結合點。

三要進一步創(chuàng)新服務機制。要突出服務這個主題，進一步強化服務意識，更新服務觀念，改進服務方式，增強檔案服務的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現(xiàn)檔案服務機制的不斷創(chuàng)新，切實把檔案服務工作提高到一個新水平。

（二）領導重視、多方支持，是建好數(shù)字檔案館的保障

一是領導重視是根本。領導對檔案工作價值的認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，也在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把數(shù)字檔案工作列入領導的議事日程至關重要，這是時代發(fā)展的需要，也是規(guī)范檔案工作的需要。而如何以有力有效的工作服務中心大局，以爭取領導的重視支持，則是對檔案人水平能力的檢驗。肥城數(shù)字檔案館的建設發(fā)展，正是“有為才有位，有位更有為”的具體實踐。

二是多方支持是保證。建好數(shù)字檔案館離不開各方的支持，離不開省、市檔案局等上級業(yè)務部門的強有力的指導和技術支持，離不開相關部門單位的大力配合，離不開財政部門的強有力的資金支持，也離不開數(shù)據(jù)公司的必要的軟件支撐和相關的數(shù)據(jù)庫技術支持。

三是政策推動是依據(jù)。在國家政策的推動下，數(shù)字檔案館建設已成為各級各類檔案部門的重心工作。2002年國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》，2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》將啟動數(shù)字檔案館建設作為重要內(nèi)容。2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設指南》，全面指導數(shù)字檔案館建設。2011年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》將加快數(shù)字檔案館建設作為主要目標之一。2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要 》將持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設作為主要的任務和指標。

（三）前端控制、全程管理，是建好數(shù)字化檔案館的關鍵

數(shù)字檔案館的建設質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)的生命力所在，也是檔案利用服務的前提和保障。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強對數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控，千萬不能因為外包給數(shù)據(jù)處理服務機構，而產(chǎn)生數(shù)據(jù)加工項目管理、數(shù)據(jù)加工質(zhì)量監(jiān)管不力等方面的問題。為避免出現(xiàn)這些問題，切實保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，必須從源頭上防控，關鍵是實行前端控制，在整個的數(shù)據(jù)加工過程中全面從嚴管理。數(shù)字檔案館的建設是一項資金投入大、建設周期長、技術難度大、維護成本高的系統(tǒng)工程，涉及前期準備、標準規(guī)范的制定、軟件功能相關設置、人員業(yè)務培訓、著錄、掃描、存儲、質(zhì)檢、審核、數(shù)據(jù)鏈接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)安全等多個環(huán)節(jié)，涉及數(shù)字化設備的成套性和配套性，項目硬件與軟件的集成性、數(shù)字化方案與局（館）實際的適應性等方方面面，每一個環(huán)節(jié)、每一個方面都至關重要，忽略了任何一個環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量都難以保障。

2016年9月，肥城市檔案局（館）啟動數(shù)字檔案館續(xù)建項目，“十三五”期間，完成10萬條條目著錄（包括案卷級、文件級及人名級）、260多萬頁檔案原文數(shù)字化掃描、檔案管理系統(tǒng)全文檢索功能升級及檔案自助查詢系統(tǒng)配置等多項工作目標，使館藏檔案數(shù)字化率達到90%以上。今后，肥城市檔案局（館）將繼續(xù)管理好、維護好、利用好已建成的數(shù)字檔案館，并繼續(xù)不斷擴展完善。同時，緊緊圍繞社會需求開展檔案業(yè)務建設，實現(xiàn)檔案的在線收集、存儲、管理、利用，逐步達到檔案信息資源共享化、管理自動化、服務在線化，使檔案工作更好地為全市的經(jīng)濟社會發(fā)展大局服務，為“五城”建設，譜寫“中國桃都、美好肥城”新篇章作出新的更大貢獻。

（作者單位：肥城市檔案局）