文?秦兆玲

從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文?秦兆玲

人事檔案是中國(guó)人力資源管理的重要特色之一，也是認(rèn)定個(gè)人在組織、待遇和社保等方面的重要證據(jù)，具有一定的法律效力，是記載一個(gè)人成長(zhǎng)軌跡的可靠依據(jù)。人事檔案就像是一個(gè)人的身份，它伴隨著每個(gè)人的成長(zhǎng)逐步積累形成，能夠清晰記錄一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，并且伴隨其一生。它具有鮮明的時(shí)代特征，通過(guò)它既可以了解一個(gè)人，也可以了解一個(gè)時(shí)代的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等各方面的改革發(fā)展。

近年來(lái)，伴隨著國(guó)家干部人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理模式功能逐漸弱化，人事檔案管理工作改革迫在眉睫。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）部分人事檔案存在弄虛作假等問(wèn)題。檔案材料的失真，使用人單位無(wú)法依據(jù)人事檔案記載內(nèi)容作出評(píng)價(jià)判斷，更多的通過(guò)其工作實(shí)踐和工作業(yè)績(jī)來(lái)判斷工作人員的能力和去留。所以“棄檔”的現(xiàn)象越來(lái)越多，人事檔案對(duì)個(gè)人的影響力逐漸降低，檔案自身的作用日益弱化。究其原因如下∶

1.個(gè)人私利原因。人事檔案在提拔、任用等方面是非常重要的參考依據(jù)，同時(shí)它又有保密性強(qiáng)的特征，因此出現(xiàn)為了個(gè)人私利想盡辦法進(jìn)行檔案造假的現(xiàn)象。

2.檔案制度與監(jiān)督存在漏洞。當(dāng)前的檔案制度建設(shè)不夠健全，尤其是監(jiān)督力度方面。組織人事部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)都有監(jiān)督人事檔案工作的職責(zé)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常出現(xiàn)重管理輕監(jiān)督，重文書(shū)檔案輕人事檔案等現(xiàn)象，因此人事檔案管理出現(xiàn)漏洞在所難免，造成信息虛假等現(xiàn)象，且不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視程度問(wèn)題。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是單位的主要工作，更不能產(chǎn)生直接效益，只要保存好，不要有遺失現(xiàn)象，不要有泄露信息的情況，日常的領(lǐng)導(dǎo)查閱、工作查詢(xún)、教職工外調(diào)能夠順利進(jìn)行就可以了，因此使人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。

4.檔案工作者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)原因。有的檔案管理工作人員在日常的檔案收集、鑒定、整理過(guò)程中不按規(guī)定執(zhí)行；有的不能盡職盡責(zé)，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；有的分類(lèi)混亂造成工作失誤；更嚴(yán)重的，甚至給個(gè)人偽造檔案信息提供方便。由此可見(jiàn)，檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提升，檔案管理的規(guī)范化和管理水平亟待提高。

（二）人力資源管理改革的影響

隨著國(guó)企改革及勞動(dòng)合同法的實(shí)施，國(guó)有企業(yè)已打破了“鐵飯碗”用人制度，職工對(duì)企業(yè)的依附性逐漸降低，再就業(yè)現(xiàn)象迅速增加。企業(yè)在選拔人才時(shí)不再以人事檔案為主要參考依據(jù)，甚至以往調(diào)動(dòng)工作中涉及到的戶(hù)口、檔案和手續(xù)都不需要，而是以職工的實(shí)際工作能力和業(yè)務(wù)水平為重點(diǎn)，通過(guò)勞動(dòng)合同對(duì)員工進(jìn)行制約。這樣一來(lái)雖然解決了人員流動(dòng)問(wèn)題，但是人事檔案逐漸形同虛設(shè)，不利于國(guó)家對(duì)人才的掌控和人力資源管理的有序發(fā)展。

相比之下，事業(yè)單位改革相對(duì)滯后，人事管理制度本身的局限性，造成了對(duì)人才流動(dòng)的限制，特別是高等院校為了留住有學(xué)識(shí)、有才華的人才，經(jīng)常出現(xiàn)通過(guò)卡、扣檔案來(lái)限制人員流動(dòng)，檔案制約人才的情況尤為嚴(yán)重。高等院校人員素質(zhì)、學(xué)歷、學(xué)位層次普遍較高，特別是崗位的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)。由于以上原因，高等院校人員對(duì)繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的需求格外強(qiáng)烈，人員流動(dòng)性較大，但是人事檔案卻成為人才流動(dòng)的絆腳石。如何更好的調(diào)配、合理的流動(dòng)、充分的利用這類(lèi)人才，為他們提供優(yōu)秀的平臺(tái)，發(fā)揮知識(shí)型人才的最大價(jià)值成為高等院校干部人事檔案管理急需解決的一大問(wèn)題。

（三）人事檔案的信息化程度有待提高

隨著計(jì)算機(jī)管理水平的不斷提高，各種軟件迅速開(kāi)發(fā)利用，人們逐漸適應(yīng)了計(jì)算機(jī)操作，紙質(zhì)材料逐漸被電子資料取代。許多機(jī)構(gòu)原本提供的紙質(zhì)材料已不再要求，比如人員流動(dòng)后需要入檔的養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移函已經(jīng)不再要求提供，每年的養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)清單也不再打印，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)大多都要求通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。這些現(xiàn)象都迫切要求檔案管理要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，信息化程度要迅速提高。目前人事檔案管理信息技術(shù)水平低下，亟待提高。

二、事業(yè)單位人力資源管理改革的重大突破

近年來(lái)，人力資源管理制度改革不斷深化，管理制度不斷完善。首先，事業(yè)單位推行了全員聘用制，通過(guò)公開(kāi)招聘選拔人才，簽訂聘用合同。合同期滿(mǎn)后，人員有了自由流動(dòng)的機(jī)會(huì)，單位必須按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)移人員的檔案和工資材料，使人事檔案的轉(zhuǎn)移有了保障，杜絕了單位為了留住人才，利用卡、扣人事檔案的手段制約人才合理流動(dòng)的情況發(fā)生。

隨著事業(yè)單位人事管理制度改革的深入發(fā)展，高等院校、公立醫(yī)院取消了事業(yè)單位編制管理，保留事業(yè)單位性質(zhì)。這兩類(lèi)事業(yè)單位的終身制率先被打破，工作人員即將告別事業(yè)編制，原有編制逐步自然減員，最終單位的全體人員轉(zhuǎn)為合同制。取消編制后人員的性質(zhì)發(fā)生了變化，編制不再是人才流動(dòng)的障礙，人員可以自由流動(dòng)，有出有進(jìn)，更便于人才的社會(huì)化管理。

三、新形勢(shì)下人事檔案管理應(yīng)該從自身及外部進(jìn)行改革

隨著事業(yè)單位人事管理制度改革的深入，事業(yè)單位出現(xiàn)了知識(shí)型人才流動(dòng)加速的新?tīng)顩r，人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化，人事檔案管理工作如何適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，筆者認(rèn)為應(yīng)該從自身及外部?jī)蓚€(gè)方面進(jìn)行改革：

（一）改變?nèi)耸聶n案管理權(quán)限。人事檔案管理可以考慮不再由單位的人事部門(mén)管理，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。比如，把目前的多頭管理改成集中管理，建立國(guó)家人事檔案中心，下設(shè)各級(jí)管理中心，集中管理各地區(qū)的人事檔案，如美國(guó)的國(guó)家人事文件中心、人事管理總署等。這樣一來(lái)，管理檔案部門(mén)可以中立的、公正的管理人員檔案，有明確的管理制度，責(zé)任分明，相對(duì)獨(dú)立，不僅能夠很好地遵守國(guó)家相關(guān)檔案的法律、法規(guī)和條例，而且可以更好地接受社會(huì)各界的監(jiān)督。如此一來(lái)，既能夠改進(jìn)人事檔案工作自身的不足，又能夠使人事檔案在改革的新形勢(shì)下繼續(xù)為人力資源管理做貢獻(xiàn)。

（二）改進(jìn)用人機(jī)制，合理利用干部人事檔案。有的干部千方百計(jì)的弄虛作假，與當(dāng)前用人機(jī)制非常有關(guān)。單位過(guò)于看重干部的人事檔案，特別是在學(xué)歷、學(xué)位方面，有的單位規(guī)定的學(xué)歷門(mén)檻比較高，所以偽造證書(shū)、冒用別人學(xué)歷的現(xiàn)象屢禁不止。要改變這樣的局面，用人單位必須要改變思路和態(tài)度，比如可以把干部人事檔案作為選拔人才的參考，而不是唯一依據(jù)。應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，側(cè)重考慮干部本人的實(shí)際工作能力。

（三）改變?nèi)耸聶n案管理的分類(lèi)方法

傳統(tǒng)的人事檔案一般是依據(jù)人員的“身份”，分成學(xué)生檔案、干部檔案或是工人檔案。隨著國(guó)家人事管理制度的改革，筆者認(rèn)為可以統(tǒng)一稱(chēng)為員工檔案，然后根據(jù)具體崗位的不同進(jìn)一步合理分類(lèi)，這樣將有利人事檔案管理擺脫身份束縛，建立和諧環(huán)境，以利于人事檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化提高。

（四）加大依法監(jiān)督力度，形成監(jiān)督體系

我國(guó)目前干部人事檔案方面的法律、法規(guī)比較健全，涉及到工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，但是不注意執(zhí)行，不嚴(yán)格遵守，容易出現(xiàn)管理流于形式的現(xiàn)象。在督查工作中，必須規(guī)范規(guī)章制度，督促各部門(mén)和檔案工作者嚴(yán)格規(guī)范的執(zhí)行。對(duì)于干部檔案造假等問(wèn)題要嚴(yán)肅查處，嚴(yán)格按照程序追究干部本人及相關(guān)人員的責(zé)任，加大處罰力度等措施，把工作落到實(shí)處，杜絕干部檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

監(jiān)督工作不僅需要各部門(mén)通力合作，而且需要發(fā)揮社會(huì)大眾的力量?？梢圆扇⌒畔⒐_(kāi)的形式，建立檔案公務(wù)網(wǎng)，在注重個(gè)人隱私的情況下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)適當(dāng)公開(kāi)部分內(nèi)容，提高干部檔案的透明度。

（五）提高干部人事檔案工作者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理相關(guān)部門(mén)必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的思想和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加大人才培養(yǎng)力度，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，打造一只業(yè)務(wù)和素質(zhì)過(guò)硬的隊(duì)伍，減少人為因素導(dǎo)致的干部檔案造假問(wèn)題，奠定檔案工作的人才基礎(chǔ)，推動(dòng)人事檔案管理工作的改革發(fā)展。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院組織與人力資源處）