文/陳 通 賴敬延 Chen Tong Lai Jing-yan

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檔案利用評價(jià)指標(biāo)述論

文/陳 通 賴敬延 Chen Tong Lai Jing-yan

摘要：從建立檔案利用評價(jià)體系的視角出發(fā)，通過對學(xué)界討論比較集中的檔案利用率、檔案拒用率（有效利用率）、檔案利用效益評價(jià)三種評價(jià)指標(biāo)深入剖析，分別討論其在檔案利用評價(jià)體系和實(shí)際工作中的理論和實(shí)際效果，以期達(dá)到引起人們在新視角下對檔案利用評價(jià)指標(biāo)研究的重新審視。

關(guān)鍵詞：利用評價(jià)；檔案利用率；檔案拒用率；效益評價(jià)

檔案利用工作位于檔案工作鏈條的末端，正確評價(jià)檔案利用工作，往往能夠起到追溯評價(jià)檔案工作其他環(huán)節(jié)的效果。從目前的研究情況來看，一方面松散的利用評價(jià)指標(biāo)研究尚未建立起健康均衡的利用評價(jià)體系；另一方面，對單項(xiàng)評價(jià)指標(biāo)的研究存在一些可商榷之處。如不理清闡明，對我們理解檔案利用工作和檔案利用評價(jià)體系的建構(gòu)都將產(chǎn)生不利的影響。筆者將就現(xiàn)有的幾項(xiàng)指標(biāo)的研究情況進(jìn)行簡要地梳理并加以分析，以期有助于檔案評價(jià)體系的建構(gòu)。

一、檔案利用率：檔案利用的數(shù)量比例

（一）檔案利用率的兩種定義

顧名思義，檔案利用率是指被利用檔案與館藏檔案的比率，它所考察的是館藏檔案的活躍度。諸多檔案學(xué)論著在討論檔案利用工作或者統(tǒng)計(jì)工作時(shí)都使用了這個(gè)概念。對于這個(gè)概念的理解，學(xué)界也有不同的觀點(diǎn)。何嘉蓀主編《檔案管理理論與實(shí)踐》、陳永生著《檔案工作效益論》等均認(rèn)為，檔案利用率是指一定時(shí)間內(nèi)被提供利用檔案卷（冊）數(shù)與館藏檔案總量的比值。［1］另有論者認(rèn)為，如此理解無異于將檔案利用率等同于館藏檔案動用率，其考察的是館藏檔案的活躍點(diǎn)數(shù)與檔案館藏的比值，而對于檔案的活躍程度則無法反映。因此提出了另一種定義，即檔案利用率指一定時(shí)間內(nèi)被提供利用檔案卷（冊）次數(shù)與館藏檔案總量的比值。這種定義將檔案的利用頻率作為一項(xiàng)考察條件列入公式，不以檔案利用卷（冊）數(shù)量作為唯一考察對象，從而提供了相對多樣的考察視角。對比兩種定義，我們可以看到，前一種定義所考察的是檔案活躍點(diǎn)在館藏檔案中的情況，是一定時(shí)間內(nèi)活躍檔案在館藏檔案中的比例，是將館藏檔案作為一個(gè)整體來考察其活躍度。這種考察相對來講是一種平面的考察，是一種館藏檔案活躍點(diǎn)數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。而后者則更多的將視野集中在檔案個(gè)體上，其考察的重點(diǎn)是館藏檔案的利用頻率。此種考察則可視為一種立體的考察，不光考察了館藏檔案的活躍點(diǎn)，同時(shí)還反映了活躍點(diǎn)的活躍程度。前者考察的意義在于利用的廣度，后者考察的意義在于利用的頻度。

（二）對“提高檔案利用率”的質(zhì)疑

有學(xué)者對檔案利用率產(chǎn)生質(zhì)疑。其中以林清澄《“提高檔案利用率”悖論》一文最具代表性。文章從不同種類檔案對提供利用要求不同，導(dǎo)致檔案工作急功近利思想產(chǎn)生，不利于檔案利用工作橫向和縱向比較等方面對學(xué)界片面“提高檔案利用率”的論點(diǎn)提出了中肯的意見。［2］另外還有論者從檔案保護(hù)的角度出發(fā)，認(rèn)為片面追求提高檔案利用率不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。雖然隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，保護(hù)與利用之間的矛盾已經(jīng)漸趨消弭；但片面提高檔案利用率所帶來的其他負(fù)面影響依然存在，這也恰恰是檔案利用評價(jià)指標(biāo)單一、未形成均衡評價(jià)體系所導(dǎo)致的后果之一。

二、利用拒絕與有效利用：檔案利用質(zhì)量的正反評價(jià)

（一）檔案拒用率或檔案利用拒絕率

顧名思義，拒用率或利用拒絕率是考察檔案提供利用過程中未能滿足檔案利用需求的情況，是相對于檔案利用需求而言“負(fù)面效果”的考察。目前學(xué)界對此討論的并不多，且多從圖書館學(xué)的拒借率借鑒?；粽穸Y、李碧清著《檔案利用評價(jià)指標(biāo)研究》一文中，對此用公式表示為“一定時(shí)間未能滿足合理需求的檔案卷次”與“一定時(shí)間利用者所提合理需求的總卷次”的百分比。［1］

此公式，存在兩個(gè)問題：第一，考察對象鎖定為利用者，盡管公式將利用者需求限定為“合理”，但這并不能完全排除檔案利用者由于自身原因?qū)е碌睦眯枨笪幢粷M足的情況；第二，在實(shí)際工作中，當(dāng)檔案利用者提供所需檔案信息相對模糊（尤其是對歷史研究者而言），對檔案難以形成明確指向，因此在無法預(yù)知所需卷冊數(shù)量的情況下，統(tǒng)計(jì)“一定時(shí)間利用者所提合理需求的總卷次”是十分困難的，即便有統(tǒng)計(jì)結(jié)果也難以保證準(zhǔn)確。筆者以為，以下公式在實(shí)際工作中似乎更為可行，“一定時(shí)間未能滿足合理需求的檔案卷次”與“一定時(shí)間內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)提供的檔案總卷次”的百分比。上述兩種公式相比較而言，前者的考察重心在檔案利用者的利用需求，而后者的考察重心在檔案機(jī)構(gòu)檔案利用提供情況。除了前述后者在可行性方面更具優(yōu)勢外，從國際檔案學(xué)發(fā)展歷程來看，人們越來越傾向于認(rèn)為檔案的存在應(yīng)該具有其自在的意義，而非由利用需求所決定，更非某項(xiàng)工作的附庸。因此，我們考察檔案利用中的拒絕情況，也應(yīng)當(dāng)立足檔案工作自身進(jìn)行評價(jià)。

（二）檔案有效利用率

筆者曾經(jīng)提出“檔案有效利用率”的觀點(diǎn)，以之作為檔案利用質(zhì)量評價(jià)的指標(biāo)，與檔案利用率共同建構(gòu)檔案利用評價(jià)體系中數(shù)量評價(jià)和質(zhì)量評價(jià)的兩個(gè)維度。所謂有效利用，即指所利用的檔案對檔案利用者需求而言具有積極的效果，無論研究者所探究的“真相”，抑或是其他利用者所追求的“效力”，還是其他需求。檔案有效利用與檔案利用拒絕是互補(bǔ)的兩項(xiàng)指標(biāo)，分別從正反兩個(gè)方面來考察檔案利用的實(shí)際效率。

（三）片面追求檔案利用質(zhì)量之弊

檔案有效利用率是否越高越好？或者檔案利用拒絕率是否越低越好？我們對于這兩個(gè)考察指標(biāo)是否以追求極限為終極目標(biāo)？筆者認(rèn)為，任何評價(jià)對于評價(jià)對象而言都具有潛在的導(dǎo)向性，檔案利用評價(jià)指標(biāo)也不例外。在沒有建立起相對平衡的評價(jià)體系之前，任何單獨(dú)的評價(jià)指標(biāo)都不宜追求極端化。僅就檔案利用效率評價(jià)而言，如果我們片面以達(dá)到極限為終極目的，那么，在實(shí)踐中勢必對檔案工作其他方面產(chǎn)生某種程度的負(fù)面影響。以下以檔案有效利用率為例稍作探討。

1. 會降低主動提供檔案利用的熱情

檔案機(jī)構(gòu)為了更大的發(fā)揮檔案作用，往往提倡提供檔案利用的主動性。從檔案機(jī)構(gòu)的角度來看，主動提供利用可以為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值提供更多的機(jī)會和途徑；從利用者的角度來看，尤其對研究者而言，他們希望能夠獲取更多的信息資源，盡管可能不是檔案利用者明確要求，但或許是利用者確實(shí)需要的。因此，向利用者主動提供相關(guān)聯(lián)檔案的利用服務(wù)是應(yīng)當(dāng)允許適度存在并加以鼓勵的。主動提供檔案利用服務(wù)必然是建立在對檔案用戶需求預(yù)判的基礎(chǔ)之上，應(yīng)當(dāng)允許有一定程度的誤差。

2. 不利于相關(guān)聯(lián)檔案的整體性

誠然，我們當(dāng)前檔案管理的基本單位正逐漸變小，原本以卷、冊為基本管理單位的管理模式逐漸向以件為基本單位的管理模式過渡。表面上看來似乎較之卷冊式的管理模式其關(guān)聯(lián)檔案的整體性更為松散，實(shí)際上，由于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的介入，尤其是近年來蓬勃發(fā)展的云計(jì)算平臺，使看似松散的管理體系其內(nèi)在各層面的整體性更強(qiáng)也更易于把握。而一旦我們以高效的檔案利用作為評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，無異于規(guī)定了檔案利用的精確指向，從而割裂了檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不利于我們將相關(guān)聯(lián)檔案作為一個(gè)整體把握。

3. 將導(dǎo)致檔案利用服務(wù)理念向提供檔案的證據(jù)性價(jià)值傾斜

根據(jù)文件的雙重價(jià)值理論，檔案具有近期的證據(jù)價(jià)值和長遠(yuǎn)的文化價(jià)值。二者相比而言，前者的特征更明顯一些，后者的價(jià)值往往需要研究者深入挖掘才能彰顯。顯而易見，在提供利用過程中，證據(jù)性價(jià)值的提供服務(wù)在滿足利用者需求方面的精準(zhǔn)度方面無疑占有優(yōu)勢。因此，當(dāng)我們片面的追求檔案有效利用率，對于檔案長遠(yuǎn)文化價(jià)值的保護(hù)和提供利用將會產(chǎn)生嚴(yán)重的不利影響。

三、效益評價(jià)：悖于公益的模糊評價(jià)

（一）評價(jià)效益有悖檔案及檔案機(jī)構(gòu)職能

顧名思義，所謂效益即效果和利益。從檔案及檔案機(jī)構(gòu)的公益性質(zhì)來說，無所謂利益可言，充其量我們只能評價(jià)檔案的利用效果。具體的一次檔案利用活動能夠產(chǎn)生多少的效益，并不是檔案機(jī)構(gòu)所應(yīng)該考慮的內(nèi)容。也就是說，無論檔案利用所產(chǎn)生的后續(xù)效益多少，其檔案利用者所享有的利用服務(wù)應(yīng)當(dāng)是同樣的。而我們一旦開始評價(jià)檔案利用所產(chǎn)生的效益時(shí)，擁有效益優(yōu)勢的檔案利用者無疑更受擁有資源優(yōu)勢的檔案機(jī)構(gòu)的青睞，如果沒有相應(yīng)的約束機(jī)制，擁有資源優(yōu)勢的檔案機(jī)構(gòu)與檔案利用者之間將會出現(xiàn)類似于壟斷性質(zhì)的嚴(yán)重不對等關(guān)系，從而使檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際提供利用工作中有選擇性的賦予擁有效益優(yōu)勢的利用者以優(yōu)先權(quán)。同時(shí)，在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部，由于不同門類的檔案產(chǎn)生的效益也有所差異，效益評價(jià)會使不同門類的檔案所受到的關(guān)注度因此而不同，并由此影響到隨后的后續(xù)工作的開展。

（二）檔案利用效益評價(jià)的可行性難以具備

從效益評價(jià)的可行性來看，效益（尤其是社會文化效益）的量化是一個(gè)難點(diǎn)。以檔案機(jī)構(gòu)為主體通過各種方式實(shí)現(xiàn)的檔案提供利用服務(wù)所產(chǎn)生的效益，從實(shí)現(xiàn)過程來看，可以分為直接效益和間接效益。直接效益是檔案機(jī)構(gòu)作為效益產(chǎn)生主體，通過檔案提供利用、檔案信息編研、檔案信息發(fā)布等方式對社會直接產(chǎn)生的效益，此種效益多為文化效益；間接效益是指檔案機(jī)構(gòu)通過檔案用戶對檔案信息的利用，由檔案用戶作為效益產(chǎn)生主體所形成的效益。間接效益的形式比較多樣，既可以是文化效益，也可以是經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)視利用者具體產(chǎn)生的效益性質(zhì)而定。關(guān)于經(jīng)濟(jì)效益的評價(jià)，國家檔案局曾經(jīng)針對科技檔案開發(fā)利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)布《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定（試行）》，僅規(guī)定了通過利用科技檔案所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的計(jì)算方法，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案利用所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的量化。但對于其他門類檔案而言，對文化效益及其他形式的效益而言，量化仍然是一項(xiàng)過程相對復(fù)雜、結(jié)果難以精確的工作。因此，計(jì)算效益的可行性難以具備。

從目前來看，關(guān)于檔案利用評價(jià)指標(biāo)的研究主要集中在以上三項(xiàng)，然而就檔案利用評價(jià)體系的建構(gòu)而言，無論指標(biāo)數(shù)量還是指標(biāo)間的均衡程度都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，尚需要我們進(jìn)行更深入的研究和探討。

（責(zé)任編輯：閻海燕）

參考文獻(xiàn)：

［1］霍振禮，李碧清.檔案利用評價(jià)指標(biāo)研究［J］.檔案學(xué)通訊，2002，（2）.

［2］林清澄."提高檔案利用率"悖論［J］.檔案，2001，（2）.

中圖分類號：G273.5

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0052-03

作者簡介：

陳 通（1978—），男，吉林梅河口人，青島理工大學(xué)檔案館館員，碩士。

賴敬延（1967—），女，山東濟(jì)南人，青島理工大學(xué)檔案館副研究員，碩士。

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