林亦雯

(中海網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司， 上海 200135)

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企業(yè)內(nèi)控體系的信息化建設(shè)及應(yīng)用

林亦雯

(中海網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司， 上海 200135)

摘要:內(nèi)部管理控制是企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力的有效手段，信息化系統(tǒng)已深入到企業(yè)經(jīng)營的各環(huán)節(jié)中，并在內(nèi)部管理控制方面發(fā)揮著重要作用。闡述了推進(jìn)內(nèi)部管理控制體系信息化的重要性，分析了實際應(yīng)用中對完善企業(yè)管理的影響，驗證了其可促進(jìn)企業(yè)管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而提高內(nèi)、外部風(fēng)險防范能力，實現(xiàn)管理提升。

關(guān)鍵詞:內(nèi)控；信息系統(tǒng)；企業(yè)管理；應(yīng)用

1內(nèi)控體系信息化的重要性

企業(yè)內(nèi)部管理控制(以下簡稱內(nèi)控)作為公司治理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要舉措，貫穿于公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、產(chǎn)品研發(fā)、市場運(yùn)營、財務(wù)管理、內(nèi)部審計、法律事務(wù)和安全生產(chǎn)等各項經(jīng)營活動之中，對規(guī)范管理、監(jiān)督執(zhí)行、防范風(fēng)險和促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。而隨著信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，信息系統(tǒng)已深入到企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)之中，從最初的電子化臺賬逐漸發(fā)展為企業(yè)業(yè)務(wù)操作、經(jīng)營管理，輔助決策的重要工具，對提高操作效率、提升管理水平具有至關(guān)重要的作用，是企業(yè)參與市場競爭、提高核心競爭力的關(guān)鍵。內(nèi)控體系的信息化使得原本停留在紙上的制度得以切實運(yùn)用，政策得以落實，經(jīng)營過程得以更加透明、高效，并提供了更為便捷的手段進(jìn)行事前規(guī)劃、事中控制和事后評估，而這些正是一個企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定經(jīng)營、發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。

2內(nèi)控體系信息化的影響

企業(yè)信息化過程是一個變革的過程。成功的變革必然會使企業(yè)按照新的環(huán)境約束，調(diào)整自身的組織機(jī)構(gòu)、管理制度、人力資源，甚至是經(jīng)營模式和產(chǎn)品服務(wù)，以便在新的環(huán)境下形成一個更為高效運(yùn)轉(zhuǎn)的體系。

內(nèi)控體系信息化是一個廢舊立新的過程，不僅對企業(yè)發(fā)展有著巨大的正面影響，而且對企業(yè)自身提出了更高的要求。

2.1　正面影響

2.1.1減少層次，提高效率

在信息化環(huán)境下，工作崗位和職責(zé)需要重新合并和劃分，交易授權(quán)需要重新制定。以貨運(yùn)代理為例，以前訂艙業(yè)務(wù)主要通過窗口服務(wù)人員輸入，而自網(wǎng)上訂艙系統(tǒng)使用后，窗口訂艙數(shù)減少，電話咨詢、電子數(shù)據(jù)交換(EDI)訂艙數(shù)增加，人員工作職責(zé)發(fā)生變更，交易授權(quán)的模式也從手工簽字和蓋章改為計算機(jī)權(quán)限和數(shù)字簽名等。信息系統(tǒng)使管理人員獲取信息更為方便，使之能有更多精力管控更多的人員和事項，從而使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化和矩陣化，管理層次和人員崗位更精簡，降本增效。同時，扁平化組織能使物流和信息流更加順暢，有利于縮短工期、提高質(zhì)量。

2.1.2增加控制手段

內(nèi)控信息化的實施使得經(jīng)營過程更加透明，內(nèi)部數(shù)據(jù)收集更加及時、全面。企業(yè)管理者以信息系統(tǒng)為抓手，在不同的內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)上設(shè)立信息收集控制機(jī)制，可獲得多方面、多角度、長時間段的數(shù)據(jù)；將各關(guān)鍵點(diǎn)、數(shù)據(jù)和人工評估控制結(jié)合在一起，可形成多種控制手段，為內(nèi)部控制體系的規(guī)劃、執(zhí)行、控制和反饋評估提供依據(jù)。

2.1.3實時動態(tài)控制

在信息系統(tǒng)建立之前，企業(yè)的內(nèi)控體系往往是一堆文件和手冊，相關(guān)制度的執(zhí)行情況只能通過定期地檢查和評估活動結(jié)果來監(jiān)控。類似的事后控制機(jī)制使企業(yè)的風(fēng)險評估滯后，不能及時識別和規(guī)避風(fēng)險。信息系統(tǒng)的建立使得動態(tài)和實時控制成為可能，內(nèi)控由“以事后的監(jiān)督檢查為主”的模式變?yōu)椤笆虑昂褪轮锌刂啤钡哪Ｊ剑玫伢w現(xiàn)了基于預(yù)測和預(yù)防的風(fēng)險評估機(jī)制。如客戶授信評估，在信息化之前，公司只能通過單項目評估的方式給予授信，而客戶管理系統(tǒng)實施后，可通過存量合同、定期獲取的客戶財務(wù)數(shù)據(jù)和實際信用使用情況進(jìn)行綜合授信并實時計算剩余可用額度，從而為系統(tǒng)自動化簽約提供了可能。

2.1.4加強(qiáng)信息溝通

良好的信息系統(tǒng)集業(yè)務(wù)流、資金流和信息流于一體，既可作為信息溝通的渠道和手段，也可作為信息獲取的平臺。在完善的信息系統(tǒng)支持下, 企業(yè)員工能較好地傳遞、獲取經(jīng)營活動過程中所需的信息，順利履行職責(zé)。內(nèi)控活動是否暢通直接影響企業(yè)對信息的獲取和利用，成功的內(nèi)控可促進(jìn)企業(yè)與員工、企業(yè)部門間的信息溝通，使員工對稱地獲取和共享企業(yè)內(nèi)部信息，明確生產(chǎn)和管理目標(biāo)，明確職責(zé)，并能將目標(biāo)與實際執(zhí)行情況進(jìn)行對比，從而做出調(diào)整。

2.2　側(cè)面要求

想要充分參與市場競爭，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，內(nèi)控體系的信息化勢在必行。然而，信息化在帶來上述正面影響的同時，也對企業(yè)執(zhí)行和管理層提出了更高要求，主要表現(xiàn)在對團(tuán)隊信息系統(tǒng)應(yīng)用素質(zhì)的要求，以及在信息系統(tǒng)環(huán)境下，如何識別、評估和控制由內(nèi)控體系信息化引起的新風(fēng)險。

2.2.1團(tuán)隊素質(zhì)要求高

信息系統(tǒng)是工具，員工是其應(yīng)用的主體，只有相互配合才能獲得好的效益。要求員工不僅要有更強(qiáng)的獲取和利用信息的能力,而且要有對信息、信息技術(shù)及信息系統(tǒng)的重要性和風(fēng)險的正確認(rèn)識與理解, 能正確制定信息系統(tǒng)規(guī)劃和系統(tǒng)運(yùn)營管理制度。

2.2.2需要控制新風(fēng)險

在信息化環(huán)境下，企業(yè)的環(huán)境因素均已發(fā)生變化。系統(tǒng)授權(quán)使得交易軌跡電子化；系統(tǒng)開放和數(shù)據(jù)共享使得信息的開放性、保密性受到挑戰(zhàn)；執(zhí)行過程批量化、程序化可能造成錯誤發(fā)生；業(yè)務(wù)過程自動化可能使員工因而過于依賴系統(tǒng)而麻痹大意，缺乏責(zé)任意識，忽視人工評估和核查，導(dǎo)致系統(tǒng)錯誤長時間無法發(fā)現(xiàn)。給內(nèi)部控制體系的實施和評價帶來新的風(fēng)險。

3內(nèi)控體系信息系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1　應(yīng)用概述

內(nèi)控體系是為合理保證單位經(jīng)營活動的效益性、財務(wù)報告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性而自行檢查、制約和調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)活動的自律系統(tǒng)。其采取閉環(huán)控制方式，控制活動貫穿于公司的各個階層、職能部門和活動過程中。

內(nèi)控體系信息化建設(shè)是基于各部門集中活動的信息系統(tǒng)平臺，在經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)植入內(nèi)控要求，并使之與整個內(nèi)控體系相統(tǒng)一，形成管控閉環(huán)，從而保證內(nèi)控體系融入業(yè)務(wù)過程，幫助企業(yè)落實各項計劃和政策、進(jìn)行風(fēng)險控制，在提高管理效率的同時幫助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。

3.2　總體設(shè)計

內(nèi)控體系信息化的總體設(shè)計需基于內(nèi)控目標(biāo)的實現(xiàn)。按照控制活動的目標(biāo)，內(nèi)控體系可分為經(jīng)營控制、財務(wù)報告控制和合規(guī)性控制活動三大類。在設(shè)計內(nèi)控體系時，以這三大目標(biāo)為主線(見圖1)進(jìn)行總體框架設(shè)計，結(jié)合控制活動的內(nèi)容(如合同簽訂、財務(wù)支付、員工招聘等)設(shè)置縱向控制樹，按照控制活動的預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和評估的過程分別設(shè)置橫向控制鏈(控制樹和控制鏈形成交叉控制點(diǎn))，最后根據(jù)該控制點(diǎn)自動化的可行性確定是由人工控制還是自動控制(見圖1)。

圖1　內(nèi)控體系控制樹

以合同管控、財務(wù)支付和員工招聘3個活動為例，內(nèi)控體系控制鏈見表1。

表1　內(nèi)控體系控制鏈

根據(jù)表1確定的控制點(diǎn)，編制每個控制點(diǎn)的說明，明確每個點(diǎn)的輸入、執(zhí)行過程和輸出，即形成內(nèi)控體系操作規(guī)范；將操作規(guī)范中可自動化的部分通過代碼的方式固化到信息系統(tǒng)，則實現(xiàn)了內(nèi)控體系的信息化。

3.3　應(yīng)用案例

以立項評審為例，介紹企業(yè)內(nèi)控體系信息化的分析和實施過程。確定立項評審的流程圖(見圖2)，以確定該控制點(diǎn)所需的輸入、約束條件和執(zhí)行過程，并明確輸出。

圖2　立項審批流程圖

1) 輸入：立項申請表及項目附件、年度投資計劃、立項審批程序。

2) 輸出：立項評審意見及附件。

3) 執(zhí)行過程：立項評審流程。

確定立項審批的流程圖、輸入/輸出后，進(jìn)一步細(xì)分立項審批控制點(diǎn)具體的控制內(nèi)容并編號，然后與流程控制節(jié)點(diǎn)結(jié)合，判斷該控制節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)實現(xiàn)方式。立項審批控制點(diǎn)描述見表2。

抽取表2中需要系統(tǒng)判定的控制節(jié)點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化判定流程和具體內(nèi)容，形成業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流，以作為信息系統(tǒng)設(shè)計實施的依據(jù)。

4結(jié)語

內(nèi)控體系在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中的應(yīng)用，既可使內(nèi)控制度落到具體的經(jīng)營活動當(dāng)中，讓制度不再停留在紙質(zhì)層面，不再依賴于某個員工的自覺性，又可通過信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程對內(nèi)控制度進(jìn)行檢驗、評估和持續(xù)改進(jìn),使內(nèi)控體系更加完善、合理，從而全面提升公司的管控水平，讓企業(yè)的經(jīng)營管理更加高效、透明，確保企業(yè)依法、合規(guī)、可持續(xù)發(fā)展。

表2　立項審批控制點(diǎn)描述

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Information System Construction & Implementation of Enterprise Internal Control

LinYiwen

(China Shipping Technology Co.， Ltd， Shanghai 200135，China)

Abstract:This paper investigates practical performance of internal control systems in enterprises and the way of improving it by means of the Information technology. Having access to complete information, which can only be achieved by means of the information technology, is essential for an internal control system being really effective. Meanwhile, the operation of an enterprise, which is strongly relied on its information system, only can follow the rules set by the internal control system when the rules are reflected in the information system completely. This concept should be the fundamental guideline for information system construction of any enterprise.

Key words:internal control； information system； enterprise management； practice

中圖分類號：F27；TP315

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號：1674-5949(2015)04-082-05

作者簡介：林亦雯(1976—)，女，上海市人，工程師，主要從事企業(yè)信息化建設(shè)。

收稿日期：2015-08-21