業(yè)務(wù)外包就是企業(yè)根據(jù)自身需要將運(yùn)營工作中的某一項(xiàng)或是所有項(xiàng)外包出去，由專業(yè)的組織或機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)作，以減少人力投入、企業(yè)投資，降低成本，實(shí)現(xiàn)效率最大化。實(shí)行外包服務(wù)，可以解決企業(yè)由于自身團(tuán)隊(duì)或資源配置不足帶來的難題。企業(yè)可以得到更加專業(yè)、流程更加完善的外包服務(wù)，大大節(jié)省企業(yè)的人力、時(shí)間和資金成本。

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使專注自己的核心業(yè)務(wù)成為企業(yè)最重要的生存法則之一。因此，外包以其有效減低成本、增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力等特性成為越來越多企業(yè)采取的一項(xiàng)重要的商業(yè)措施。美國著名的管理學(xué)者德魯克曾預(yù)言：在十年至十五年之內(nèi)，任何企業(yè)中僅做后臺(tái)支持而不創(chuàng)造營業(yè)額的工作都應(yīng)該外包出去。

文件管理之冰山一角

在企業(yè)的日常商業(yè)活動(dòng)中，充斥著各種各樣的文件，其中包括銷售宣傳資料、市場(chǎng)企劃書、產(chǎn)品規(guī)格書、產(chǎn)品手冊(cè)、培訓(xùn)資料、交易文件等。這些文件承載著寶貴的信息。作為企業(yè)和組織進(jìn)行信息溝通的重要工具，有效的文件管理將對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)（例如銷售增長、客戶滿意度）產(chǎn)生重要的影響。文件作為企業(yè)和組織的信息載體至關(guān)重要，它與其他材料一樣經(jīng)歷創(chuàng)建、采購、生產(chǎn)和配送，整個(gè)過程我們稱之為文件供應(yīng)鏈管理。盡管文件管理對(duì)于大多數(shù)企業(yè)和組織并非核心業(yè)務(wù)，但其職能又是不可缺失的。

提到宣傳材料、說明書，人們往往立刻聯(lián)想到與之相關(guān)的印刷成本。但是根據(jù)專業(yè)調(diào)查研究，印刷成本僅是文件管理整體成本的冰山一角（見圖）。比如，文件的創(chuàng)意需要內(nèi)、外部跨部門相關(guān)人員反復(fù)溝通、設(shè)計(jì)；文件的儲(chǔ)存、管理需要占用空間；實(shí)體文件的采購、倉儲(chǔ)、報(bào)廢需要有人來操作管理，這些隱形活動(dòng)不僅會(huì)消耗企業(yè)大量人力和財(cái)力資源，而且在很大程度上影響著最終的溝通效果。

目前大多數(shù)企業(yè)和組織仍然采用傳統(tǒng)方式依靠內(nèi)部來進(jìn)行文件管理，但富士施樂提供的溝通營銷外包服務(wù)將給眾多企業(yè)帶來福音。盡管文件供應(yīng)鏈管理是一項(xiàng)不可缺少的職能，但對(duì)于大部分企業(yè)和組織來說并非其專長，而富士施樂長期深耕于印刷領(lǐng)域，對(duì)于文件供應(yīng)鏈管理更具專業(yè)性。

外包是一種戰(zhàn)略性經(jīng)營轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，采用富士施樂的溝通營銷外包服務(wù)，不僅協(xié)助企業(yè)規(guī)避部分風(fēng)險(xiǎn)，得到更完善的服務(wù)，而且可以有效地降低和控制運(yùn)營成本，進(jìn)而使得企業(yè)可以集中人力關(guān)注核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源配置的優(yōu)化。

富士施樂的溝通營銷服務(wù)是以文件供應(yīng)鏈管理為主體的一種服務(wù)解決方案，它向客戶提供一種整體管理服務(wù)，貫穿文檔創(chuàng)意、建立、采購、生產(chǎn)和配送的全過程。由于采用端到端的管理模式，在為客戶帶來成本節(jié)約的同時(shí)，使準(zhǔn)確的信息能夠及時(shí)恰當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給相應(yīng)受眾。

除了紙質(zhì)文件管理，富士施樂的溝通營銷服務(wù)還能夠有機(jī)地整合各類電子媒介，使得客戶溝通更加有效。采用創(chuàng)新性的個(gè)體化技術(shù)，能夠使得企業(yè)想要傳達(dá)的信息通過網(wǎng)絡(luò)途徑精準(zhǔn)地發(fā)送給相應(yīng)客戶。在固定預(yù)算條件下，這種方式將極大提升企業(yè)市場(chǎng)宣傳、信息傳遞的效果，從而增強(qiáng)客戶溝通活動(dòng)的投資回報(bào)。

富士施樂的服務(wù)優(yōu)勢(shì)

富士施樂擁有十幾年溝通營銷服務(wù)的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，該服務(wù)產(chǎn)品最早產(chǎn)生于美國和澳大利亞，近幾年逐漸擴(kuò)展到新加坡和中國。在該領(lǐng)域，富士施樂積累了豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，具備以下優(yōu)勢(shì)。

專業(yè)化的服務(wù)——支持溝通營銷服務(wù)的是一個(gè)完整的團(tuán)隊(duì)?！皠?chuàng)意設(shè)計(jì)師”協(xié)助客戶進(jìn)行文案、美工設(shè)計(jì)；“文件顧問”向客戶提供印刷產(chǎn)品咨詢服務(wù)；”運(yùn)營團(tuán)隊(duì)“負(fù)責(zé)文件產(chǎn)品的跟蹤管理；”IT人員“提供系統(tǒng)操作支持。富士施樂憑借這個(gè)完備的服務(wù)團(tuán)隊(duì)向客戶提供端到端的溝通營銷服務(wù)，使客戶安心地將主要精力集中于核心業(yè)務(wù)。

具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的成本——由于長期涉足印刷行業(yè)，富士施樂積累了豐富的供應(yīng)商資源，同時(shí)憑借平臺(tái)優(yōu)勢(shì)匯聚了大量客戶需求，因此富士施樂能夠?yàn)榭蛻艄?jié)省可觀的直接成本。此外熟知溝通營銷的每個(gè)環(huán)節(jié)將協(xié)助客戶實(shí)現(xiàn)間接成本的最優(yōu)化。

最佳的時(shí)效——憑借專業(yè)化的管理流程，先進(jìn)的IT工具，富士施樂確保信息以最有效的方式傳達(dá)給客戶。

跨國制藥企業(yè)的案例

一家跨國制藥企業(yè)總部在北京，同時(shí)在國內(nèi)設(shè)有三個(gè)分支機(jī)構(gòu)，各分支機(jī)構(gòu)擁有若干產(chǎn)品經(jīng)理。產(chǎn)品經(jīng)理們不定期采購印刷品（包括產(chǎn)品目錄、使用手冊(cè)、宣傳單等），所有需求都會(huì)反饋到總公司的采購部。此外，總部的采購人員同時(shí)負(fù)責(zé)行政部印刷品的采購，兩名采購人員總共要面對(duì)87名內(nèi)部客戶，下單后還要跟蹤各種物料的到貨情況。

這種情況下，總部采購面臨多項(xiàng)難題。

1.由于采購人員不熟悉印刷品的設(shè)計(jì)，使得最終產(chǎn)品不能完全滿足內(nèi)部客戶需求；2.與多家供應(yīng)商進(jìn)行反復(fù)溝通占用了采購人員的大量時(shí)間；3.印刷品的質(zhì)量、交期不可控；4.很難將印刷品采購費(fèi)用細(xì)化到不同部門或不同項(xiàng)目。

經(jīng)過前期一個(gè)月的調(diào)研分析，富士施樂為該客戶定制了一套以“文件顧問”為核心的文件供應(yīng)鏈管理服務(wù)方案。該方案包括一名駐場(chǎng)“文件顧問”，四名后臺(tái)運(yùn)營人員，一名品控人員，多家可靠的印刷商，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的訂單管理系統(tǒng)。在項(xiàng)目實(shí)施后的一年內(nèi)，雙方每季度都要進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估，不斷優(yōu)化操作流程，逐步改善原先遇到的各種問題：客戶公司的內(nèi)部需求人員可以隨時(shí)咨詢“文件顧問”， 確保印刷品最大限度滿足要求；運(yùn)營人員依據(jù)操作流程確保優(yōu)質(zhì)的印刷品按時(shí)送達(dá)客戶手中；訂單管理系統(tǒng)能夠便利地生成報(bào)表，滿足客戶成本管理的需求。

富士施樂憑借優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商資源、先進(jìn)的IT管理工具、科學(xué)的流程管理、豐富的解決方案開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，向客戶提供多種溝通營銷服務(wù)組合，使客戶得以將有限的資源專注于其核心業(yè)務(wù)，進(jìn)而創(chuàng)造更多價(jià)值。