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適應(yīng)環(huán)境變化做好會計檔案管理

2015-12-17 08:53劉芳
企業(yè)導(dǎo)報 2015年23期
關(guān)鍵詞:會計檔案管理環(huán)境

劉芳

摘 ?要:隨著高校內(nèi)外環(huán)境的變化,會計檔案的管理作為單位會計基礎(chǔ)工作之一,在實際工作中有一些環(huán)節(jié)需按新的變化做出調(diào)整。那么新環(huán)境下后如何做好會計檔案的管理工作呢?除了按照《會計檔案管理辦法》等規(guī)定外,應(yīng)該結(jié)合高校會計工作的具體實踐,形成一套適應(yīng)本單位的會計檔案管理辦法及制度。

關(guān)鍵詞:環(huán)境;會計;檔案管理;對策

近年來,合并組建的高校非常多。這些新組建學(xué)校的會計檔案管理工作如何及時轉(zhuǎn)型,如何適應(yīng)新的環(huán)境,對學(xué)校的其他工作開展有著直接的影響。我院是由兩所中專學(xué)校組建成為職業(yè)技術(shù)學(xué)院的,合并后會計環(huán)境發(fā)生了深刻變化,環(huán)境變化引發(fā)了會計檔案管理的一些問題,主要反映在:

一是,認識不到位。其表現(xiàn)為:學(xué)校組建了,但檔案管理所需要使用的場地、設(shè)備、器具、沒有增加。認為只要有地方存放檔案就可以了,只是會計檔案管理達不到要求。學(xué)院的會計檔案管理,是保存學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行財務(wù)決策、每年資金籌集及使用等惟一的載體,本來與學(xué)校發(fā)展聯(lián)系十分密切。但由于組建初期,各種工作壓頭,單薄了領(lǐng)導(dǎo)抓會計檔案管理的意識,對會計檔案管理工作存在的問題,沒有引起足夠的重視。二是,缺乏相應(yīng)管理技術(shù)。近兩年,學(xué)院實行了會計電算化。但對電算化下會計核算的會計檔案怎樣保存知之較少。表現(xiàn)在:首先,對電算化會計的會計檔案載體了解不深,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存。其次,使用的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可完成,我們的工作人員大部分會計知識比較全面,對會計軟件安裝、系統(tǒng)升級等計算機知識懂得較少,容易導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

環(huán)境的變化要求我們改進工作方法,采取相應(yīng)的措施,做好會計檔案管理工作。其一,思想上高度重視會計檔案管理工作。首先,在組建開始就明確目標(biāo),把會計檔案移交是否安全。把抓會計檔案的管理列入其工作議事日程。其次,將信息建立和利用的能力作為培養(yǎng)和提高領(lǐng)導(dǎo)干部綜合素質(zhì)重要內(nèi)容之一。

其二,抓好會計檔案管理隊伍培訓(xùn)。要建好隊伍必須做好了兩方面的工作:一是,界定劃分會計檔案管理人員。筆者認為單位的會計檔案管理人員有兩個層次:群眾性會計檔案員、專業(yè)會計檔案員。二是,根據(jù)不同對象規(guī)劃好培訓(xùn)。對群眾檔案管理人員,加強會計檔案法律、法規(guī)的培訓(xùn),增強其檔案意識;對財會人員加強高校會計業(yè)務(wù)規(guī)范處理的培訓(xùn)和會計檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)等等。

其三,提供新環(huán)境下技術(shù)支撐。一是配制先進的會計電算化系統(tǒng),包括硬件和會計軟件;二是配備既有過硬計算機技術(shù)又能熟練處理會計核算業(yè)務(wù)的檔案管理人員,滿足會計檔案擁有雙重的會計檔案載體需要;三是建立相應(yīng)管理制度,適應(yīng)會計檔案管理在電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求下帶來的會計檔案涉及范圍的新特點;四是讓財務(wù)人員掌握必要的計算機操作和維護知識;同時逐步掌握系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)知識。

其四,與新會計準(zhǔn)則環(huán)境接軌。2007年1月1日我國在上市公司施行新會計準(zhǔn)則。新準(zhǔn)則的實施,對會計環(huán)境的影響是巨大的。從技術(shù)條件上看,新的會計數(shù)據(jù)的采集、處理會帶來軟件和硬件升級。從會計核算看,使用會計準(zhǔn)則后,學(xué)校會計核算的記賬方法和報表的內(nèi)容發(fā)生了變化。因此,我們應(yīng)加強會計檔案人員的培訓(xùn),讓他們熟悉新會計準(zhǔn)則下會計檔案的收集、立卷與歸檔;會計檔案的保管、銷毀、調(diào)閱與利用,研究新準(zhǔn)則環(huán)境下學(xué)校會計檔案管理的規(guī)律,提高會計檔案管理水平。

其五,搞好電算化會計檔案的整理與再利用。電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,并進行科學(xué)預(yù)測,從而為高校的決策者提供可靠的決策依據(jù)。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作,需要單位內(nèi)各分支、各相關(guān)人員相互協(xié)調(diào)共同完成。實行會計電算化之后,我們還應(yīng)對檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作。

其六,加強財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

其七,提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術(shù)人員進行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

其八,加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護。網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。

總之,隨著高校內(nèi)外部環(huán)境的變化,優(yōu)化財務(wù)檔案管理是必然趨勢。目前,中國的高校改革逐步推進,檔案管理優(yōu)化已經(jīng)在各個高校廣泛應(yīng)用,成為在財務(wù)工作以及在整個高校管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到高校的管理和效益。我們有理由相信隨著高校發(fā)展的蒸蒸日上,會計檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進行下去。

參考文獻:

[1] 耿建新等,新準(zhǔn)則環(huán)境下的特殊原始憑證及其規(guī)范化探討,會計研究,2008.2

[2] 韓梅,王立存. 加強會計檔案管理勢在必行[N]. 中國檔案報. 2001-12-17

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