文/吉林市食品藥品檢驗所 薛欣

近幾年，隨著食品藥品立法的推進(jìn)，各地食品藥品安全監(jiān)管工作力度不斷加大，進(jìn)而產(chǎn)生了大量的執(zhí)法案卷、檢測報告、督查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統(tǒng)地管理并利用這些檔案，并及時對社會公布有價值的信息，是我們在執(zhí)法以外必須重視的工作。

一、食品藥品監(jiān)管對人們生活的重要性

食品和藥品是人們?nèi)粘Ｉ钪械闹匾M成部分，對于人們的身心健康有著較大影響。隨著環(huán)境污染問題的日益加劇，人們對食品藥品質(zhì)量的關(guān)注度也在不斷提高，這是因為在當(dāng)前快節(jié)奏的社會大環(huán)境中，快餐成為人們生活的首選食物，而快餐中很多食物在制作過程中，為了提升其口感和鮮味，會添加一定量的化學(xué)藥品，如果人們長期食用化學(xué)藥品較多的食物，會對自身機(jī)能帶來較大影響，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致食用者死亡?；诖?，監(jiān)管部門及人員有必要加大對食品藥品監(jiān)督管理的力度，按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，履行自身職責(zé)，降低不合格食品藥品對人體的傷害，保證人們的健康。

二、強(qiáng)化檔案管理促進(jìn)食品藥品監(jiān)督管理事業(yè)發(fā)展

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，為檔案管理工作開展提供依據(jù)。食品藥品監(jiān)督管理中涉及的內(nèi)容較多，所需的材料文件也較為復(fù)雜，如相關(guān)政策文件、辦件手續(xù)等，所以做好檔案管理工作對開展食品藥品監(jiān)管有著非常重要的作用。同時在開展檔案管理工作時，也要對檔案信息予以不斷完善和優(yōu)化，及時掌握食品藥品監(jiān)管工作的情況，合理調(diào)整監(jiān)管模式，從而推動監(jiān)管事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。首先，應(yīng)該加大領(lǐng)導(dǎo)層人員對監(jiān)管工作的重視力度，明確檔案管理在食品藥品監(jiān)管中的重要性，嚴(yán)格按照規(guī)劃好的內(nèi)容開展檔案管理工作。其次，將檔案管理與年度考核融合起來，提高其落實效率。再者，明確劃分管理人員的責(zé)任和義務(wù)，構(gòu)建完善的工作網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對檔案管理工作的約束和規(guī)范。最后，加大資金投放，設(shè)置專項資金保證檔案管理中軟硬件設(shè)施制備的齊全性，為工作開展提供可靠依據(jù)。

（二）建立健全的管理機(jī)制。食品藥品監(jiān)管工作中涉及的檔案文件數(shù)量相對較多，且由于監(jiān)管部門的不同，檔案內(nèi)容也不盡相同，要想加強(qiáng)檔案調(diào)閱的及時性，以及管理工作的有效性，有必要建立健全的管理機(jī)制，對不同類型的檔案信息實行合理歸檔和存儲，為食品藥品監(jiān)管提供幫助。在管理機(jī)制建立過程中，一方面要結(jié)合國家現(xiàn)有的法律規(guī)章制度，完善管理機(jī)制的相關(guān)內(nèi)容，如《檔案保密制度》《檔案人員工作職責(zé)》及《檔案室管理制度等》，合理規(guī)劃各部門的工作職能，促進(jìn)監(jiān)管工作的順利開展。另一方面也要做好檔案的分類、清潔和歸檔工作，加強(qiáng)檔案資料的齊全性、安全性和長久性?；蛘哌€可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用來促進(jìn)管理機(jī)制的全面落實，提高管理水平。

（三）組織崗位培訓(xùn)。檔案管理人員能力素質(zhì)的高低直接決定著管理工作質(zhì)量的好壞，尤其是在藥品食品監(jiān)管企業(yè)中，檔案管理人員存在著較大的流動性，很多工作人員都是從其他部門臨時借調(diào)過來的臨時工，自身對于檔案管理的認(rèn)知較為薄弱，而且也沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，使得檔案管理中存在諸多問題，阻礙監(jiān)管工作的順利開展。為此，監(jiān)管單位應(yīng)定期組織員工開展崗位培訓(xùn)活動，明確檔案管理的具體內(nèi)容及要求，并聘請專家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，對存在的管理問題予以及時解決，以此完善檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證檔案管理有效性。同時，還可通過組織自學(xué)等方式來加深員工的法律意識，改善其檔案管理工作的處理效率。

（四）優(yōu)化食品藥品監(jiān)管檔案資料的服務(wù)性能。檔案管理是為食品藥品監(jiān)管工作的開展提供詳細(xì)信息資料，促進(jìn)監(jiān)管工作有序執(zhí)行的必備條件，其具有較強(qiáng)的服務(wù)性能。因此在實際工作中，為了發(fā)揮自身的功能性，檔案管理部門需要加深自身的服務(wù)意識，協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的查找和翻閱，保證工作的順利開展。另外，在檔案翻閱前，應(yīng)做好相應(yīng)的登記，以免出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失的情況，避免風(fēng)險的產(chǎn)生。

（五）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境。在信息社會下，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各企業(yè)數(shù)據(jù)資料管理工作中，對于食品藥品監(jiān)管單位也不例外。相關(guān)人員應(yīng)通過計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用來提升檔案管理的有效性、及時性，改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的弊端，實現(xiàn)無紙化辦公，從而提升檔案資料的翻閱效率，延長檔案資料的保存年限。通過信息技術(shù)的應(yīng)用可將原始資料數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，做到信息的有效管理，為相關(guān)工作的順利開展提供幫助。同時還需合理劃分檔案室，將辦公區(qū)、查閱區(qū)及庫房予以有效劃分，加強(qiáng)檔案資料的安全性。此外，檔案室環(huán)境的合理性也需引起部門人員的高度重視。在檔案室內(nèi)需要設(shè)置溫濕度測量儀，及時觀測檔案室的溫濕度變化情況，以免檔案受潮損害。在條件允許的情況下，可在檔案室內(nèi)安裝空調(diào)，提高環(huán)境質(zhì)量。不僅如此，在閱讀區(qū)域內(nèi)可安裝數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，以提高檔案閱讀效率。只有保證軟硬件設(shè)施的合理性、齊全性，才能更好地為食品藥品監(jiān)督管理工作提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而推動相關(guān)工作順利開展，促進(jìn)行業(yè)的穩(wěn)步前行。

（六）加大案卷檔案管理的工作力度。案卷檔案其實就是案件檔案，是實施行政處罰時的重要參考依據(jù)。案卷檔案除了具有一般檔案的特征外，還具有一定的法律效益。案卷檔案中包括日常監(jiān)督、專項檢查、投訴舉報等相關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容對于工作人員了解區(qū)域內(nèi)相關(guān)人員的具體情況有著顯著效果，所以做好案卷檔案的監(jiān)管有著重要意義。在開展案卷檔案管理工作時，工作人員需先根據(jù)區(qū)域情況建立完善的基礎(chǔ)檔案信息庫，按照功能、經(jīng)營特點等對商戶進(jìn)行分類，如食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品等，保證在監(jiān)管和檢查過程中，不會存在重復(fù)、遺漏等現(xiàn)象，進(jìn)而影響后期執(zhí)法效果，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明等問題。按照食品藥品監(jiān)督法的相關(guān)要求來看，案卷檔案中還應(yīng)將來源信息、現(xiàn)場檢查信息、整改通知書、行政處罰決策等相關(guān)材料信息記錄其中，并按照時間順序?qū)⑵溆枰耘虐嫜b訂，增強(qiáng)資料記錄的準(zhǔn)確性、詳細(xì)性、清晰性，從而為后期審核工作的開展提供幫助，避免違法現(xiàn)象的出現(xiàn)，造成較大的經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)損失及人員傷亡。只有保證案卷檔案的準(zhǔn)確性、合理性，才能為后續(xù)工作提供更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)，維護(hù)人員的生命安全。

（七）全面實施檔案管理的“三個落實”，注重稽查工作。1.全面落實監(jiān)管對象。藥品食品檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況制定較為完善的檔案管理結(jié)構(gòu)圖，讓相關(guān)工作人員能夠明確掌握檔案管理人員的具體信息及企業(yè)情況。同時落實實時監(jiān)管的相關(guān)內(nèi)容，做好檔案資料的更新和完善，提高監(jiān)管效率，為檔案作用的充分發(fā)揮提供幫助。2.全面落實案件線索。在發(fā)生食品藥品類案件時，全面了解案件線索內(nèi)容是尤為必要的。相關(guān)工作人員應(yīng)展開詳細(xì)的調(diào)查工作，并結(jié)合舉報內(nèi)容對食品藥品企業(yè)進(jìn)行調(diào)查和研究，并將調(diào)查結(jié)果詳細(xì)記錄到檔案資料中，保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。此外，在食品藥品類案件處理中，監(jiān)管部門人員還應(yīng)對信息來源進(jìn)行審核，加強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)工作，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。3.注重案件質(zhì)量。在食品藥品監(jiān)督管理工作中，檔案的收集、整理及歸檔都需要有專人簽字確認(rèn)，并將相關(guān)責(zé)任落實到各個案件承辦人身上，以此提高案件處理效率，加強(qiáng)信息資料調(diào)取的準(zhǔn)確性，提高檔案內(nèi)容質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，在食品藥品監(jiān)督管理工作中，加強(qiáng)檔案管理有著非常重要的現(xiàn)實意義。也只有確保檔案管理工作的高質(zhì)量和高效率，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性能，才能為食品藥品監(jiān)督管理單位提供更大的支持，進(jìn)而促進(jìn)監(jiān)管工作的全面落實，加大食品藥品的安全系數(shù)，提升人們的健康指數(shù)。