文/燕山大學(xué)里仁學(xué)院　常鑫

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)研究

文/燕山大學(xué)里仁學(xué)院常鑫

【摘要】獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理在信息化建設(shè)過程中存在一些問題。要解決這些問題，應(yīng)強(qiáng)化學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識，提升學(xué)生檔案管理隊(duì)伍綜合素能，完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院；學(xué)生檔案管理；信息化

一、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）能夠推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。獨(dú)立學(xué)院作為我國高等教育辦學(xué)模式和教學(xué)運(yùn)行機(jī)制的一種創(chuàng)新形式，對我國高等教育的可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作的重要性日益凸顯，加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)已成為獨(dú)立學(xué)院檔案管理的重要任務(wù)之一。在這樣的背景下，開展獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅可以有效解決學(xué)生檔案管理過程中的各種問題和困難，而且還能夠?yàn)楠?dú)立學(xué)院檔案信息化建設(shè)提供有效的建設(shè)思路和經(jīng)驗(yàn)。

（二）能夠深化以生為本的檔案管理理念。學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的重要材料性文件，對學(xué)生的發(fā)展具有重要的意義。由于獨(dú)立學(xué)院學(xué)生數(shù)量多，檔案資料紛繁復(fù)雜，檔案管理人員素能有限，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料重保存輕利用、工作態(tài)度重領(lǐng)導(dǎo)輕學(xué)生的現(xiàn)象，致使很多學(xué)生對獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作部門和管理人員感到不滿。通過開展學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，能夠在一定程度上簡化學(xué)生檔案的管理流程，精簡學(xué)生檔案管理人員繁重的檔案管理工作，在這種輕松地工作環(huán)境下，學(xué)生檔案管理人員才能夠貫徹以學(xué)生為本的管理理念，全身心的從學(xué)生的實(shí)際檔案問題出發(fā)。

（三）能夠滿足學(xué)生和用人單位對學(xué)生檔案的現(xiàn)實(shí)需求。一方面，檔案管理的信息化建設(shè)對學(xué)生而言，既能夠有效、及時(shí)的收集和匯總學(xué)生在校的方方面面的檔案，滿足學(xué)生升學(xué)、考試、就業(yè)等需求。學(xué)生通過智能化的檔案管理系統(tǒng)，在用戶身份認(rèn)證后可以查詢、打印自己需要的各種檔案材料。另一方面，開展獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅是將原來的紙質(zhì)化時(shí)代學(xué)生檔案管理材料進(jìn)行電子文檔的簡單轉(zhuǎn)換，而且是要多渠道多維度的利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建檔案收集、查詢、共享于一體的現(xiàn)代化辦公平臺(tái)，供學(xué)生和用人單位進(jìn)行自動(dòng)化信息查詢，最大限度的滿足學(xué)生及用人單位的檔案需要。

二、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)意識淡化。在信息化時(shí)代，依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子政務(wù)系統(tǒng)成為了眾多高校檔案管理工作的重要平臺(tái)。在這種現(xiàn)代化的辦公環(huán)境下，如何有效利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開展學(xué)生檔案管理工作，已成為獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的重要挑戰(zhàn)之一。然而，很多獨(dú)立學(xué)院依舊沿用紙質(zhì)檔案時(shí)代的工作思維和工作方式，信息化的學(xué)生檔案管理意識十分薄弱。學(xué)生檔案管理工作常常處于獨(dú)立學(xué)院檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，很多管理人員沒有意識到信息化學(xué)生檔案管理的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，因此，上至學(xué)校管理者下至一般檔案管理人員，沒有完全貫徹信息化學(xué)生檔案管理理念，沒有形成較強(qiáng)的信息化檔案管理意識，在很大程度上影響了獨(dú)立學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。

（二）學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)力量薄弱。檔案專業(yè)知識扎實(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)，雖然，是提高獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理水平和推動(dòng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的重要保障。但是獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理部門工作量大、任務(wù)繁重，很難吸引到優(yōu)秀的檔案管理人才，很多人寧愿去教學(xué)和學(xué)生管理部門，也不愿意去從事學(xué)生檔案管理的相關(guān)工作。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)對整體管理隊(duì)伍的素質(zhì)要求較高，不僅要具備扎實(shí)而專業(yè)的檔案管理知識，還要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力。由于獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的整體檔案管理素質(zhì)和計(jì)算機(jī)操作能力相對較弱，很難應(yīng)對信息化給獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作帶來的巨大挑戰(zhàn)。

（三）學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)投入不足。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅需要現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，還需要先進(jìn)的檔案管理應(yīng)用軟件，以及充足的資金投入。但是，由于很多獨(dú)立學(xué)院對學(xué)生檔案管理工作缺乏足夠的重視，因此在基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、資金等投入都相對較少，從而限制了學(xué)生檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)投入不足主要有兩個(gè)方面。一方面，學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)和共享，需要管理人員和使用者能夠快速的登錄、查詢和應(yīng)用，因此對計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)速度等具有較高要求，但是現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)覆蓋難以滿足學(xué)生檔案信息化建設(shè)的要求。另一方面，由于資金和技術(shù)的限制，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理系統(tǒng)等辦公軟件相對落后，因此影響了學(xué)生各種重要的影音視頻等檔案資料的存儲(chǔ)和處理。

三、推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的主要策略

（一）強(qiáng)化學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)意識。學(xué)生檔案作為獨(dú)立學(xué)院檔案管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，對提升獨(dú)立學(xué)院檔案管理水平，推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生管理效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，獨(dú)立學(xué)院要積極樹立現(xiàn)代

化的學(xué)生檔案管理理念，強(qiáng)化獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)意識。首先，獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識和重視學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的重要性，要將這一工作納入到學(xué)校整體現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃之中，加強(qiáng)對本校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的宏觀調(diào)控，從學(xué)校整體發(fā)展和檔案管理工作的角度做好建設(shè)規(guī)劃，同時(shí)要加大對學(xué)校檔案管理部門的支持和投入。其次，獨(dú)立學(xué)院與學(xué)生相關(guān)的各個(gè)部門，尤其是教務(wù)處、學(xué)生處要充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的重要性，共同協(xié)商，積極配合與協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。最后，作為執(zhí)行部門的檔案館，既要改變傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理理念，提高學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，又要做好學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)流程及中長期計(jì)劃，確保學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的有序發(fā)展。

（二）提升學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)素能。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)任務(wù)重、流程繁瑣、責(zé)任重大的檔案工作，因此對檔案管理人員的職業(yè)素能要求較高。學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)的素能力的高低，在一定程度上決定了獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度和水平。要有效推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)提高學(xué)生檔案管理信息化水平和成效，必須要組建和培養(yǎng)一支檔案專業(yè)知識扎實(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力強(qiáng)勁檔案管理團(tuán)隊(duì)。第一，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要對現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員的職業(yè)素能進(jìn)行深入調(diào)研，了解和掌握已有團(tuán)隊(duì)的問題和不足，并針對學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)需求，通過進(jìn)修和培訓(xùn)的方式，提升在崗學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)的檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)操作技能,使學(xué)生檔案管理人員既掌握了扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，又強(qiáng)化了對信息技術(shù)應(yīng)用和現(xiàn)代化檔案管理軟件的使用能力。第二，獨(dú)立學(xué)院檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，有計(jì)劃的引進(jìn)高素能的現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理人才，逐步優(yōu)化學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，改善和提升學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素能。

（三）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)投入。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)化工程，因此需要充足的資金投入和軟硬件的支持，才能夠達(dá)到學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的基本要求。首先，檔案管理部門要提升檔案管理水平，積極爭取學(xué)校對信息化學(xué)生檔案管理工作的資金投入。學(xué)生檔案管理部門要做好中長期發(fā)展規(guī)劃和資金配備說明，同時(shí)要明確學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，提升學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度，爭取更多的發(fā)展建設(shè)資金。要對現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理設(shè)備和軟件進(jìn)行更新?lián)Q代，做好學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)所需設(shè)備的規(guī)劃與采購，及時(shí)升級和引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)生檔案管理需要的各類軟件，建立科學(xué)地現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)也要加強(qiáng)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，給予檔案管理部門足夠的網(wǎng)絡(luò)支持，滿足學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)所需的數(shù)據(jù)和容量需求。

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