胡羿

(荊州職業(yè)技術(shù)學院，湖北 荊州　434020)

試談電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

胡羿

(荊州職業(yè)技術(shù)學院，湖北 荊州434020)

摘要：本文針對電子檔案管理在高校檔案管理中的應用論題，說明了電子檔案的定義及其特點；指出了高校檔案管理的現(xiàn)狀及問題；闡明了電子檔案管理的優(yōu)勢與缺陷；論述了電子檔案管理在高校檔案管理中的應用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高校管理;問題;策略

以現(xiàn)代科技信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化和電子政務飛速發(fā)展的今天，掀開了電子文件的產(chǎn)生與電子檔案管理工作的新篇章。電子文件已成為高校辦公過程中的主體，也是高校政務信息管理的主體。怎樣做好電子檔案管理工作，需要不斷努力去鉆研和探索。

一、電子檔案的定義及其特點

(一)電子檔案。是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。

(二)電子檔案特點。信息的非人工識讀性。電子檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的本質(zhì),兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實態(tài)的特征。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及問題

(一)工作量大。由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

(二)電子信息化程度有待提高。信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

(三)檔案管理操作的標準程度不夠高，由于不同的學校具有不同的情況，因此在制度與規(guī)范上存在一定的差異，導致各個學校之間的檔案管理操作不能達到一致，甚至還會出現(xiàn)相互抵觸的現(xiàn)象，這些必然給檔案管理工作帶來負面影響。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢與缺陷

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應未來的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，以適應未來對檔案事業(yè)的發(fā)展要求。電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計、儲存等各個環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；電子檔案管理高效地實現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸，實現(xiàn)了資源共享；電子檔案管理的儲存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲存時間長。

(二)電子檔案管理的缺陷。電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計算機操作系統(tǒng)才能實現(xiàn)，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時進行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。

四、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當?shù)貦n案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對檔案形成單位的相關(guān)人員進行對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。當?shù)貦n案管理部門也應定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當?shù)貦n案管理部門的接收和管理；

(二)對相關(guān)規(guī)章制度進行完善，對操作流程進行規(guī)范。提高對高校檔案管理信息化的人事，要重視相關(guān)工作人員的職業(yè)道德與安全操作的意識，加強培訓，從而使檔案管理工作人員具有較高的管理技能與職業(yè)素質(zhì)，能更加了解檔案管理中的要求與規(guī)范，并且具有熟練的電子檔案應用操作技巧，可以非常熟練的對計算機接收與管理，推動電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。其次，在對具體的電子檔案管理實施過程中，需要對相關(guān)制度進行科學完善，并且要以實際情況為出發(fā)點。

(三)對服務方式進行優(yōu)化，拓寬服務功能。高校檔案管理工作人員首先應該盡最大的努力對館藏資源進行挖掘，要重視加工、處理等環(huán)節(jié)，然后充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)，堅持快速便捷個性化服務宗旨，讓電子資源真正實現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的共享。其次，可以將電子文件的信息通過ZIP進行保存，也可以使用光盤進行儲存，然后實現(xiàn)機上的具體操作，檔案工作人員為相關(guān)用戶進行服務，堅持“以人為本”的服務準則。再次，盡可能的構(gòu)建在線服務體系，為電子檔案的用戶提供在線咨詢服務。

(四)提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識，加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應信息時代檔案工作的需要。

在高度信息化的時代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻：

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[2]楊小華,唐日梅等.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報,2006(1)

中圖分類號：G710

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X(2015)12-0179-01