劉洪星

(黑龍江省五九七農(nóng)場人力資源和社會保障科 黑龍江 紅興隆 155610)

一、檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展進程

(一)館藏建設(shè)階段

檔案信息資源建設(shè)孕育于各館(室)自發(fā)的館藏建設(shè)及實踐中。各檔案館(室)在收集、利用等工作中，以自然發(fā)展的方式去服務(wù)和滿足讀者的需要。

(二)地區(qū)協(xié)作階段

隨著檔案數(shù)量的增長和利用需求的日益多樣化。各館(室)之間開始有了協(xié)調(diào)與合作。包括編制聯(lián)合目錄，協(xié)調(diào)收集范圍，館際互借等，形成了地區(qū)范圍的小規(guī)模配合，大大提高了檔案利用的滿足程度。

(三)國家布局階段

面對檔案數(shù)量的急劇增長和對檔案信息的廣泛、迫切需要，國家通過各種手段，如行政、經(jīng)濟、技術(shù)手段等在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，對國家檔案信息資源的收藏與分布進行宏觀控制，從而形成一種多層次、多功能的檔案信息資源保障體系。

(四)國際協(xié)調(diào)階段

隨著計算機技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)化信息領(lǐng)域得以廣泛運用的這種大背景下，各國檔案界也著手討論如何在全球范圍內(nèi)對檔案信息資源進行合理布局和有效配置，以實現(xiàn)檔案信息資源共享，取得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

從上述發(fā)展進程中，我們可以看出檔案信息資源建設(shè)是館藏建設(shè)從微觀走向宏觀，從局部納入整體的必然結(jié)果，同時也是社會信息化的必然要求。合理布局和有效配置作為檔案信息資源保障系統(tǒng)的龍頭部分，是傳遞于系統(tǒng)和利用子系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)。

二、檔案信息資源有效配置的基本內(nèi)容

檔案信息資源有效配置包括檔案信息在時間、空間和數(shù)量三個方面的配置。

(一)時間配置

所謂檔案信息資源的時間配置是指在不同的時態(tài)上對不同種類的檔案信息資源進行合理的時效分布。目前在我國現(xiàn)存的檔案館網(wǎng)中，網(wǎng)點之間的時間配置只有中央一級真正做到，如第一歷史檔案館、第二歷史檔案館就分別收集保管明清檔案、民國檔案和建國后檔案。省市一級為避免館(室)機構(gòu)的設(shè)置過多，時間配置一般在各網(wǎng)點之間進行，即對館藏中不同歷史時期形成的檔案進行量的控制。

(二)空間配置

空間配置是指檔案信息資源在不同地區(qū)、不同行業(yè)之間的分布，實質(zhì)上是在不同使用方向上的分配。由于檔案的形成機關(guān)具有一定的區(qū)域性和等級性，檔案不可避免地帶有自然形成的區(qū)域性和等級性。因此，對檔案信息資源進行布局和配置時就應(yīng)該充分利用和遵從這種特點，各網(wǎng)點以區(qū)域和等級為基礎(chǔ)，收集保存本地區(qū)、本級的檔案，減少不必要的重復(fù)和浪費。我國檔案信息資源的空間配置在網(wǎng)點之間，具體表現(xiàn)為兩個方面的結(jié)合，即綜合性檔案館以行政區(qū)劃來劃分，專業(yè)檔案館則按行業(yè)系統(tǒng)來劃分。

(二)數(shù)量配置

檔案信息資源的數(shù)量配置通常是與時間配置或空間配置相結(jié)合的，即特定時間或特定空間內(nèi)對檔案信息進行量的控制和協(xié)調(diào)，這種數(shù)量配置既包括總量配置，也包括個量配置?？偭颗渲?，如一定時期內(nèi)，對國家全部檔案和檔案機構(gòu)進行計劃、統(tǒng)計和控制工作。個量配置則是指各個網(wǎng)點機構(gòu)之間，對不同類型、不同時期以及不同保管期限的檔案進行控制和協(xié)調(diào)。

三、影響檔案信息資源有效配置的主要因素

檔案信息資源的配置是十分復(fù)雜的，因為資源的配置不僅僅是檔案信息本身的配置，還包括與這些信息資源相配套的技術(shù)設(shè)備、人力、財力的配置。影響配置的因素是多方面的，且各因素在影響的角度、程度上也不盡相同。概而言之，這些因素主要包括在人文、經(jīng)濟和技術(shù)三個方面中。

(一)人文因素

一切社會活動最終都是人的實踐活動，作為活動中主體因素的人總是起著至關(guān)重要的作用。影響檔案信息資源有效配置的人文因素主要包括兩方面:一是活動主體檔案管理者及其所創(chuàng)造的管理環(huán)境?？茖W(xué)的管理體制是進行信息資源有效配置不可缺少的手段。檔案信息資源的科學(xué)管理就是運用現(xiàn)代化管理方法來研究檔案信息資源在社會實踐活動中利用的規(guī)律，對檔案信息資源配置過程中的種種矛盾進行規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，以求得最優(yōu)化的經(jīng)濟效益和社會效益。二是檔案利用者的情況。利用者的職業(yè)狀況決定了他們對某一檔案信息資源的需求程度和使用能力的不同，這種不同必然會反映到利用效果實現(xiàn)程度的不同。利用者受教育的程度也決定了他們在表達需求上的差異。因此在檔案信息資源配置過程中應(yīng)加強對檔案利用者和檔案工作者的管理和服務(wù). 注重體現(xiàn)對他們應(yīng)有的人文關(guān)懷。

(二)經(jīng)濟因素

資源配置的主要手段之一就是市場。但是由于檔案部門不是社會財富的直接創(chuàng)造者，因此受市場機制的影響較其他信息資源要小。但這并不等于檔案信息資源的配置完全不受市場機制的作用影響。檔案的種類和范圍十分廣泛，其中有些部分如科技檔案是可以進入信息市場的，并通過市場和價格體系實現(xiàn)科技檔案信息資源的最適度配置。

(三)技術(shù)條件

影響檔案信息資源有效配置的技術(shù)因素主要有兩方面:一是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息資源實現(xiàn)共享的必要條件和物質(zhì)基礎(chǔ)，也是它的最終發(fā)展目標(biāo)。而檔案信息資源的有效配置與共享是一個問題的兩個方面。隨著電子計算機和通訊技術(shù)在檔案部門的廣泛運用，各種數(shù)據(jù)高密度的存儲和遠距離傳輸，使檔案事業(yè)發(fā)生了深刻的變化。二是檔案信息轉(zhuǎn)移技術(shù)。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的共享網(wǎng)絡(luò)并不能解決檔案部門內(nèi)的一切問題，不能完全替代傳統(tǒng)的服務(wù)。所以在拓展共享網(wǎng)絡(luò)，縮減傳統(tǒng)合作的同時，應(yīng)保持一定的傳統(tǒng)檔案機構(gòu)之間的合作。

四、檔案館網(wǎng)布局

在現(xiàn)行的檔案館網(wǎng)絡(luò)中，主要有兩種類型的檔案館，即綜合性檔案館和專業(yè)性檔案館。綜合性檔案館指館藏檔案來源于機關(guān)或單位，檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)、文化等各方面的檔案館。專業(yè)性檔案館指專門收藏某一方面、某一專業(yè)或某種特殊載體檔案的檔案館。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和檔案事業(yè)的發(fā)展，我國現(xiàn)行的檔案館網(wǎng)布局還要進行某些改革和調(diào)整，其主要任務(wù)是協(xié)調(diào)綜合、專業(yè)兩類檔案館的職能和布局，控制檔案室檔案的進館流向，以實現(xiàn)國家檔案資源的合理配置，便于對檔案資源的管理和利用。

［1］李許燕. 從“大服務(wù)”觀談檔案信息資源配置的三項基本原則［J］.云南檔案，2012(04).

［2］馮惠玲. 檔案信息資源在國家經(jīng)濟社會發(fā)展中的綜合貢獻力［J］.檔案學(xué)研究，2006(03).