劉彬彬

（牡丹江市第二人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

一、檔案信息的分析與研究

（一）檔案系統(tǒng)系統(tǒng)研究

檔案信息系統(tǒng)研究即按照一定的專題，對一系列檔案材料中所包含的相關信息進行分析、綜合、加工，為編寫檔案參考資料作好準備。包括對檔案信息內(nèi)容的綜合研究，對檔案信息可靠性、真實性的考證以及對檔案信息來源等方面的研究。

檔案信息系統(tǒng)研究的步驟：首先是選題。選題是對檔案信息進行系統(tǒng)研究的決策過程，選題是否得當，能否滿足實際需要，往往決定著研究工作的成敗。題目的來源有以下幾種：第一，主管領導部門下達的課題；第二，有關部門或研究人員提出的課題；第三，檔案部門自己提出的課題。選題的好壞，取決于是否具有針對性、實用性。應針對社會的實際需要，在自身條件許可的情況下選擇有現(xiàn)實意義的題目，從而盡快獲得效益。其次是收集材料。全面收集與題目有關的檔案材料，在收集的過程中．可利用現(xiàn)有的案卷目錄、分類目錄等檢索工具查詢有關材料。再次是分析、選擇、取舍材料。對材料的真實性、可靠性、適用性進行鑒別、考證，從中選取既全面系統(tǒng)又與題目確切相關的材料。最后是提取有價值的信息。根據(jù)一定的目的和要求，對所摘選的材料進行綜合，從中提取有用的信息。

（二）檔案主題分析

所謂主題，是指檔案所研究和論述的具體對象或問題，即文檔的中心內(nèi)容。主題分析即是對某份檔案的主題內(nèi)容進行分析，確定該檔案中實際含有某些有參考價值的信息，為準確標引提供前提。主題分析的內(nèi)容包括對主題類型、主題結(jié)構(gòu)等方面的分析；檔案主題分析的步驟：首先是審讀檔案。瀏覽檔案的標題、版頭乃至正文，對檔案的內(nèi)容作調(diào)查，注意不能只憑標題判斷檔案的中心內(nèi)容。其次是概念分析。對調(diào)查所得的情況作分析判斷，形成主題概念，確定檔案的主題。再次是對檔案的主題類型及其結(jié)構(gòu)進行分析。檔案的主題類型按數(shù)量劃分為單主題與多主題，按結(jié)構(gòu)劃分為單元主題與復合主題。主題結(jié)構(gòu)的分析主要是對復合主題中的主體因素及其他限定因素的分析。最后是主題的取舍。根據(jù)主題分析的目的與要求，決定對檔案信息內(nèi)容的取舍，舍去次要主題或與本單位需要關系不大的主題。一般來說，從一份檔案中分析出的主題數(shù)量不受限制，主要取決于該檔案對具體需要者的信息價值以及所采用的分析角度。

由于檔案內(nèi)容十分繁雜，因此主題分析是一項難度較大的工作，宜根據(jù)檔案的具體情況，制訂主題分析提綱，作為主題分析的規(guī)范，保證其周密性和一致性，并可簡化分析過程。

二、檔案信息的報道與傳遞

檔案信息的報道與傳遞是指通過編輯、加工、研究、宣傳等手段，使檔案中的信息以更適于利用者利用的形式，定題或定向輸出的服務方式。報道和傳遞檔案信息的方式是多種多樣的，主要包括以下幾種：

（一）原始檔案信息的公布

1.匯編檔案史料和文集公開出版。檔案匯編大體分為兩類：一類是為史學研究和其他學術(shù)活動以及各方面工作提供史料的檔案史料匯編，其選編對象多為新中國成立前形成的歷史檔案；另一類是為各方面工作提供依據(jù)、提供參考和學習材料的檔案文件匯編，其選編對象多為現(xiàn)行機關檔案，又可分為政策法規(guī)匯編、重要文件匯編、會議文件匯編、參考文件匯編等。檔案史料和文集匯編是為了滿足特定的需要，從某一專題出發(fā)對檔案信息進行鑒別和組織的結(jié)果，能夠集中、系統(tǒng)地向社會范圍傳遞菜一方面的檔案信息，滿足學術(shù)界大量系統(tǒng)利用檔案信息的需求。

2.在報刊上有計劃、有目的地公布檔案史料?？煞譃閮煞N，一種是在普通報刊，如黨報、黨刊、新聞性報刊、學術(shù)理論性和資料性刊物上發(fā)表檔案文獻；一種是在專門期刊如《歷史檔案》、《民國檔案》等上發(fā)表檔案文獻。其特點相對于檔案匯編來說出版較及時、發(fā)行面廣，能夠在較大的范圍內(nèi)迅速傳遞檔案信息，但同時存在的檔案信息大多較零散，不系統(tǒng)，只能作為檔案史料和文集匯編的輔助方式。

檔案史料和文集匯編與報刊公布檔案史料兩者有一共同的特點，就是它們傳遞和提供的都是原始的檔案信息，是末經(jīng)加工的檔案原文，是第一手資料。通過檔案編授工作，將精選的檔案原始信息匯集起來，大大減少了利用者搜尋資料的勞苦，同時為廣泛、系統(tǒng)地利用檔案信息創(chuàng)造了條件。

（二）檔案信息的報道

1.檔案文摘。它是檔案文獻的摘要，能夠忠實地報道檔案的重要信息，能在一定程度上起到檔案原文的作用，但又不同于原文的節(jié)錄，它是以相對獨立的結(jié)構(gòu)完整地將檔案文獻的主題內(nèi)容以簡練方式表述的短文。它具有以下功能；其一，提供檔案信息。檔案文摘是一種二次文獻，它可使利用者在不閱讀原文的情況下，快速地獲取檔案中所包含的信息。其二，檢索檔案原文。文摘上一般都注有檔案出處，并按一定的方式組織起來、實際上也是一種檢索工具，據(jù)此能檢索到檔案原文。其三，有利于檔案信息交流。文摘文字簡短、內(nèi)容實在，能夠快速及時的傳遞檔案信息，便于檔案信息的交流。

2.檔案參考資料。它是根據(jù)一定的題目，對檔案內(nèi)容進行分析、加工編寫的一種材料．其種類包括大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯編和專題概要等。

3.工具書。檔案部門報道檔案信息還可通過工具書的形式進行，這種工具書是在對檔案進行定性分析研究的基礎上，按一定的專題編寫的，其作用與檔案參考資料相似，只不過以工具書的形式出現(xiàn)。

（三）檔案展覽

舉辦檔案展覽是為了配合各項工作的開展，按一定的專題，系統(tǒng)解釋和介紹館藏檔案信息內(nèi)容的一種方式。檔案展覽展出的是經(jīng)過選擇和組織的典型檔案材料，利用者可以從中獲取比較集中、系統(tǒng)的檔案信息，還可以發(fā)現(xiàn)從未見過或難以找到的檔案材料及其線索，也是對檔案信息進行傳遞和提供利用的一種有效手段。

[1]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[J].四川大學，2005.

[2]于春明.基于知識管理的企業(yè)檔案開發(fā)利用研究[J].吉林大學，2007.