余 陽

（廣東省生產許可證審查服務中心 廣東 廣州 510620）

一、政府檔案管理工作概述

政府單位檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設備、科研、基建、人力資源、財務、運作等多方面內容。單位檔案是指單位在運營過程中保留下來供以查詢的歷史文件。此外，檔案管理工作的制度化，規(guī)范化，以及檔案材料完善，利于單位內部人員對材料的使用以及對政府單位總結檔案中的經驗有長遠幫助。

二、政府單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）政府單位對檔案管理工作重視程度不足

政府單位檔案管理工作與該政府職能完整性掛鉤，當今社會是體制社會，檔案工作的改革隨之變化，但檔案管理工作慢慢追不上時代的步伐，多處在被動的狀態(tài)下，缺乏新鮮的血液與活力。政府主管部門對檔案方面重視不夠，檔案管理系統(tǒng)不夠健全。有些政府單位僅重視經職能行使，注重與自己職能相關事務，而忽略了檔案管理的輔助對政府單位的，甚至發(fā)生資料流失的現(xiàn)象，失去了檔案的利用價值。

（二）檔案管理人員的素質不高

檔案管理具有專業(yè)的系統(tǒng)理論知識和檔案管理基礎，是政策性、專業(yè)性、規(guī)范性極強的工作，無論政府單位、機關單位還是企業(yè)單位，檔案管理對司職人員的業(yè)務素質及政治素養(yǎng)要求都很高，工作強度大。但有些政府單位檔案管理人員沒達到檔案管理相關的專業(yè)知識水準，缺乏具有與所在檔案管理有關的工程技術，不能能科學地做好檔案的分類、編目、組卷、排列及入案等工作，檔案管理中主觀能動性不強；有些檔案管理人員沒有參加過專業(yè)的檔案管理培訓，業(yè)務水平和條理能力具有局限性，文化素質、工作經驗、管理準則、業(yè)務水平，難以符合現(xiàn)代化政府單位檔案管理工作的條件。再者有些政府單位檔案人員更換頻繁也是制約其檔案管理工作發(fā)展的因素之一。

（三）檔案管理觀念更新緩慢

隨著信息化時代的深入，計算機信息技術日新月異，檔案管理的觀念也日益革新。然而，目前很多政府單位的檔案管理觀念更新不夠及時，難以跟上時代的步伐，致使檔案管理觀念相對陳舊。不少政府單位的檔案管理工作仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，在檔案的收集、摘錄、分類、整理、編目、檢索等方面涉及到現(xiàn)代化手段不多，人工操作進程緩慢，查找效率不高，且人工管理出現(xiàn)疏漏在所難免。大部分政府單位檔案管理信息化的軟硬件設施方面投入不足，政府檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建不完善，導致多數(shù)政府單位的檔案管理信息化范圍不廣。

（四）檔案管理服務存在脫節(jié)，利用率偏低

檔案的利用存在“重保輕管少利用”的現(xiàn)象。許多政府單位在檔案收集歸檔后，檔案的再利用率普遍不高，一些可為政府發(fā)揮戰(zhàn)略性的職能作用未能充分利用。除此之外，檔案借閱制度不明確，造成借閱，回收工作未能得到有效執(zhí)行，導致一些重要資料丟失或毀壞，造成損失未能及時補救。有些政府單位的檔案管理的保密工作做得不夠到位，一些機密檔案未加密或密碼泄露的現(xiàn)象依然；又有些檔案責任人員未能嚴肅、嚴格地整理好單份檔案材料，導致一些檔案錯漏百出。使政府管理者在查閱、審批等工作遇到困擾，導致檔案利用率降低到不如意的位置。

三、完善政府單位檔案管理的對策

（一）加強檔案管理規(guī)范化

伴隨著現(xiàn)代化政府單位多樣制度的更新，政府單位對檔案管理的工作要求要變得更加科學規(guī)范。首先，政府單位應將檔案管理看待成一項政府單位行使職能的基礎性工作，盡可能建立專職檔案管理部門，落實“檢查、分析、研究”三個定期工作，做好內外的管理要務。其次，做好檔案管理一體化，注重檔案工作的專職化，促進檔案管理的規(guī)范化和標準化構建。此外，檔案行政部門要仿照法律法規(guī)履行檔案監(jiān)督管理，建立相關規(guī)章制度，加強規(guī)范性管理力度。再者，現(xiàn)階段政府制度歸根到底是科學的管理制度，政府檔案管理屬于基礎管理的內容之一，這就意味著檔案管理要順應現(xiàn)階段政府制度的建立而進行規(guī)范化。

（二）提高政府檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理人員的整體素質是提升檔案管理質量的重中之重。首先，引進一些具備專業(yè)才能的人才充實檔案管理隊伍。其次，推廣檔案人員的檔案管理和職稱評定的管理體系，實行檔案管理人員繼續(xù)教育政策，增強人員培訓力度，持續(xù)提高檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)技能。除此之外，檔案兼職人員參加檔案序列的職稱評定工作，也是也是解決問題路徑之一。

（三）構建信息化、智能化、網(wǎng)絡化的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)，計算機可協(xié)助管理龐雜的檔案資料，快速高效地處理各個環(huán)節(jié)。編寫檔案管理的自動化檢索程序，實現(xiàn)應用計算機入庫排架及檔案的借閱等檔案出入功能，同時提高計算機系統(tǒng)對已收集、積累的大量原始檔案數(shù)據(jù)進行多層次、多角度的綜合分析運算，直觀地顯示檔案管理各項工作的規(guī)律及相互之間的內在關系，從而為檔案的理論研究提供直觀、科學的論據(jù)資料。

（四）全面提升檔案資源利用率

政府單位檔案信息資源是政府在職能行使、思維方式和創(chuàng)造性行為及其產物的客觀記錄，是政府單位職能行使過程中產生特殊的凝聚物之一。政府單位檔案管理部門是匯聚、儲存、加工整理這些凝聚物基地。建立科學、規(guī)范的檢索制度，逐步從手工檢索向計算機檢索過度，實現(xiàn)查全、查準雙重結合。同時，加強檔案管理重要性的宣傳，擴大檔案管理技術人員的職業(yè)交流，改革檔案利用方式，提高檔案信息全面?zhèn)鬟f，實現(xiàn)信息共享。編寫各種檔案參考資料、比對條例、擴大政府檔案管理的影響，以適應社會需要。

[1]張國紅.關于如何做好檔案管理工作的探討[J].經營管理者，2013.10

[2]王晴.公共圖書館參與公共文化服務體系構建的SWOT分析及對策研究[J]天津商務職業(yè)學院學報.