宋雪梅

（白城醫(yī)學高等?？茖W校 吉林 白城 137000）

高校檔案管理網(wǎng)絡化芻議

宋雪梅

（白城醫(yī)學高等?？茖W校 吉林 白城 137000）

結合高校檔案工作實踐，簡要論述了高校檔案管理網(wǎng)絡化的必要性，說明實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化是高校檔案工作的必然。

高校；檔案管理；網(wǎng)絡化

科學技術的發(fā)展及管理網(wǎng)絡化的普及對檔案管理的模式、管理技術和方式方法產(chǎn)生了顯著的影響，這極大地促進了檔案管理的改革和發(fā)展。雖然我們對電子時代如何開展檔案信息資源的開發(fā)利用進行了諸多卓有成效的研究，并獲得了相應的研究成果。但不無遺憾的是，迄今為止，我們的研究多是從檔案部門的角度出發(fā)來予以闡述電子時代檔案信息資源利用的問題，其重點均落在了檔案部門應如何開展檔案資源利用的策略層面上，而對于檔案利用的主體，即檔案利用者，則關注得不夠。為此，本文從討論電子時代檔案信息資源利用的新特點出發(fā)，目的是使對該問題的探討更加多維度、全面化，進而達到合理化和科學性的要求。檔案管理網(wǎng)絡化已成為社會發(fā)展的必然要求。因特網(wǎng)的普及與中國教育科研網(wǎng)的建立以及日漸完善的校園網(wǎng)絡為高校檔案管理帶來了非常好的發(fā)展機遇與前景。

一、高校檔案工作現(xiàn)狀

高校檔案工作是高校工作的重要組成部分，檔案工作涉及面廣、種類繁雜、保密性強、工作量大。在檔案的收集整理和建檔過程中主要存在以下幾方面問題:一是上下級文件傳遞比較困難。由于機構眾多，造成文件量極大，而這些文件的傳遞主要靠人工，這就造成人力資源浪費和信息傳遞的不及時，給檔案管理工作帶來不便。在組卷分類中，如果下級信息不能及時上傳，很容易造成工作延誤，這些都是具體而迫切需要解決的問題。二是由于文件分散，使檔案室工作更加困難。大量的文件中，檔案管理工作者需先對其進行整理、分類、組卷等一系列工作，然后輸入計算機，統(tǒng)一保存，以便于查詢。在名目繁多的文件中，工作人員須投入大量的精力對其進行整理，工作壓力可想而知。三是檔案管理人員無法隨時掌握下級部門的信息，這給管理工作帶來諸多不便。有些有較高價值的檔案材料無法及時收集和歸檔，時間久了會造成遺漏與丟失，會給學校帶來不必要的損失。如果建立了學校檔案網(wǎng)絡化管理的平臺，教職員工與檔案管理員就可以隨時互通信息，隨時歸檔。

二、高校檔案管理網(wǎng)絡化的必然性

現(xiàn)代化的技術裝備與掌握現(xiàn)代化技術的人，以及科學管理，構成了檔案工作網(wǎng)絡化的三個要素。要實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化，其一，管理思想要現(xiàn)代化。以科學理論為指導，依據(jù)檔案工作的特點制定科學的管理方法;從檔案載體上來看，電子時代之前，利用者利用的主要是傳統(tǒng)的紙質檔案和音像檔案。在電子信息時代，計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，并且應用于經(jīng)濟建設及社會生活的方方面面，產(chǎn)生形成了大量的電子文件。由于電子文件存儲空間密集，傳播速度快，使用方便快捷，近年來，電子文件的利用數(shù)量迅速增加。其二，管理機構要高效化。有效的管理來自有效的組織。組織機構是發(fā)揮管理功能，完成管理目標的工具。所謂高效化，是指在檔案組織機構內人盡其力，財、物各盡其用。人員和財物的流通過程暢通，信息系統(tǒng)健全，傳遞及時、準確，檔案工作才能發(fā)揮其更多的社會效應;其三，檔案工作要標準化。標準化是對檔案工作進行科學管理的基礎，也是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提，科學管理要求檔案事業(yè)的建設和檔案館(室)的各項工作達到標準化。檔案工作標準化是檔案工作科學管理的重要內容，要實現(xiàn)科學管理，在各方面都必須標準化，沒有標準化就沒有科學管理。

三、檔案管理網(wǎng)絡化的發(fā)展趨勢

幾年前，我校檔案的管理方式還是手工作業(yè)，文件由各部門歸檔后，檔案工作人員再對其進行整理加工，立卷編寫目錄等工作。機械的手工勞動與抄寫，不僅費時費力，工作效率也很低，查檔調卷的速度慢，無法及時迅捷地提供高質量的查閱服務。目前，學校檔案室已配備了計算機、掃描儀、復印機、激光打印機、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的管理設備，實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，大大提高了工作效率與服務質量。

計算機的廣泛應用和網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展為檔案工作網(wǎng)絡化創(chuàng)造了有利條件，建立與開發(fā)更多的檔案管理工作網(wǎng)站，各級各類檔案部門通過信息聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，從而提高檔案信息的接收和傳遞效率以及檔案的遠程傳輸和服務。電子計算機與現(xiàn)代通訊技術的結合，形成了檔案信息傳遞網(wǎng)絡化?，F(xiàn)代通訊技術的發(fā)展，使終端設備通過通訊線路和中心計算機連接起來，形成巨大的計算機檢索網(wǎng)絡，許多檔案館(室)的計算機變成網(wǎng)絡中的一個結點，每個結點又可以連接許多終端，達到了“資源共享”的目的，這是檔案管理的發(fā)展方向。社會在飛速地發(fā)展，科學技術也在不斷地發(fā)生著日新月異的變化。高校的發(fā)展規(guī)模也在不斷地壯大，學生人數(shù)逐年遞增，各職能部門的工作與各項科研的開發(fā)應用都形成了大量的載體，豐富多樣的檔案資料，如文字、圖像、聲音等。這就需要利用高科技的手段，通過互聯(lián)網(wǎng)才能更好地實現(xiàn)信息資源的利用與共享，為學校和社會提供便捷豐富的信息化服務。各高?，F(xiàn)在都有了自己完善的校園網(wǎng)絡，為實現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡管理提供了發(fā)展的平臺。建立了部門的信息接收網(wǎng)站與查詢系統(tǒng)，各部門可以通過網(wǎng)絡隨時歸檔，檔案室人員可以及時地對歸檔文件進行網(wǎng)上的鑒定、分類與組卷。有關部門也可以隨時查閱自己需要的信息，及時與檔案管理人員進行溝通。

網(wǎng)絡化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，這一變革給檔案管理工作帶來質的飛躍。由于信息化的管理檢索途徑眾多，查全查準率高，能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引，通過通訊線路和終端設備，能遠程就地檢索檔案材料，可以大大節(jié)約檔案人員和利用者查找檔案材料的時間，提高服務工作的質量。檔案館(室)將由保管檔案史料的基地，發(fā)展成為名副其實的科學研究和利用檔案史料的中心、檔案信息的中心。

[1]張九玲.對高校檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].內蒙古師范大學學報(教育科學版)，2003(6):163-164.