裴忠慶 夏 帥

（棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館 山東 棗莊 277800）

淺談高職院校檔案意識(shí)的培養(yǎng)

裴忠慶 夏 帥

（棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館 山東 棗莊 277800）

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分。本文重點(diǎn)闡述了在高職院校檔案意識(shí)培養(yǎng)的重要性，病就如何加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)進(jìn)行了探討。

淺談檔案；意識(shí)培養(yǎng)

檔案作為一種社會(huì)財(cái)富，一種重要的信息資源，近年來(lái)隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強(qiáng)，正日益為廣大民眾所認(rèn)知，并在社會(huì)傳播過(guò)程中受到越來(lái)越多的關(guān)注和使用。大眾對(duì)檔案的認(rèn)知水平有所提高，但對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)和利用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這雖然與檔案工作的硬件建設(shè)有關(guān)，但更與大眾的檔案意識(shí)直接關(guān)聯(lián)。

一、檔案意識(shí)淡薄是高職院校當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題

筆者通過(guò)對(duì)高職院校檔案工作的了解和研究發(fā)現(xiàn)，高職院校師生不同程度地存在檔案意識(shí)淡薄、檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，而且檔案意識(shí)淡薄是我國(guó)高職院校當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題，在一定程度上制約著高職院校的整體發(fā)展，需要進(jìn)一步從教育發(fā)展、人才培養(yǎng)的高度去看待檔案意識(shí)的培養(yǎng)問(wèn)題，并采取切實(shí)措施，為增強(qiáng)檔案意識(shí)、提高檔案工作效益做出積極努力。

二、當(dāng)前高職院校檔案意識(shí)淡薄的主要表現(xiàn)

作為社會(huì)檔案意識(shí)反映的一個(gè)縮影，高職院校檔案意識(shí)淡薄有其歷史原因和現(xiàn)實(shí)的客觀原因，主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠(yuǎn)之的心理，不關(guān)心檔案的作用和價(jià)值，也不會(huì)產(chǎn)生利用檔案的念頭。這種狀況，正是直接導(dǎo)致學(xué)校師生的檔案意識(shí)淡薄的主因。

第二，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠。不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，在潛意識(shí)中存在重建設(shè)、輕檔案的思想。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知觀念無(wú)形中影響著干部職工對(duì)檔案工作的態(tài)度，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發(fā)展和師生對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平。

第三，檔案工作人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的作用和意義認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前，我國(guó)有相當(dāng)一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動(dòng)大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致很多高職院校檔案工作效率較低，未能從封閉走向開(kāi)放、主動(dòng)融入社會(huì)，為社會(huì)和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

第四，高職院校許多基層部門沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)教學(xué)、科研和管理中的重要作用，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，不能很好地配合學(xué)校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。

三、多方面多形式加強(qiáng)檔案意識(shí)培養(yǎng)工作

要解決當(dāng)前我國(guó)高職院校師生檔案意識(shí)缺失，應(yīng)從以下方面入手：

（一）強(qiáng)化高職院校各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，才會(huì)將檔案管理工作列入議事日程，認(rèn)真開(kāi)展檔案工作的研究、規(guī)劃、布置、考核和檢查指導(dǎo)，幫助解決學(xué)校檔案工作中存在的問(wèn)題和困難，才能對(duì)教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)起到積極的推動(dòng)和影響作用。同時(shí)，檔案工作者也要抓住有利時(shí)機(jī)，把黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、方針政策和工作要求等多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)更加了解和認(rèn)識(shí)檔案工作。同時(shí)在工作中要勤于向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，善于利用檔案工作中正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，幫助解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。

（二）不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)，尤其要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

檔案人員的思想政治素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力充分反映在檔案管理的質(zhì)量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識(shí)息息相關(guān)，因此，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

注重檔案管理人員的培養(yǎng)。幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學(xué)習(xí)調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，定期組織他們參加有關(guān)培訓(xùn)或外出參觀學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)水平。

要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”的思想。要深入基層及時(shí)了解學(xué)校師生對(duì)檔案信息的需求，開(kāi)發(fā)好檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用，以自身的工作實(shí)效改變?nèi)藗儗?duì)檔案的消極看法，不斷提高人們對(duì)檔案的重視程度。

要重視和加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。兼職檔案隊(duì)伍對(duì)貫徹檔案法律法規(guī)和落實(shí)學(xué)校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，加之兼職檔案管理人員流動(dòng)性大，工作責(zé)任不明確，許多兼職檔案人員存在應(yīng)付思想，導(dǎo)致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對(duì)兼職檔案人員的教育和培養(yǎng)不容忽視，高職院校應(yīng)進(jìn)一步穩(wěn)定兼職檔案人員隊(duì)伍，強(qiáng)化其責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院校基層檔案工作的骨干力量。

（三）積極開(kāi)展多種形式的學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)

要結(jié)合實(shí)際組織學(xué)習(xí)和廣泛宣傳，使學(xué)校師生能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍?？梢酝ㄟ^(guò)校報(bào)、黑板報(bào)、櫥窗、書(shū)籍、智能辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)等，宣傳國(guó)家檔案法規(guī)及相關(guān)管理制度，讓廣大師生學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)，分清文書(shū)、教學(xué)、科研檔案及人事檔案等的區(qū)別，學(xué)會(huì)利用檔案的基本方法，充分認(rèn)識(shí)檔案資料的價(jià)值和作用，增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而更加重視和支持檔案工作。

（四）建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化

高職院校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循。

（五）加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開(kāi)發(fā)利用能力，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法，實(shí)施檔案信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的資源共享和檔案利用價(jià)值的最大化，充分發(fā)揮檔案的功能和作用，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，隨時(shí)主動(dòng)為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓師生員工真切感受到檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的重要作用，深入體會(huì)到檔案的價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)廣大師生檔案意識(shí)的提高。