文／昌吉州農(nóng)牧機(jī)械化技術(shù)推廣站 盛楊華

一、前言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，很多單位和企業(yè)的辦公環(huán)境與檔案管理都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。在新形勢(shì)下，檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新才能順應(yīng)時(shí)勢(shì)的發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。本文主要就新形勢(shì)下檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并探討了新形勢(shì)下如何做好檔案創(chuàng)新管理與信息安全，為新形勢(shì)下檔案管理與信息安全研究提供一定的理論依據(jù)。

二、新形勢(shì)下檔案管理存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案管理水平也得到了一定的提高，但是在新形勢(shì)下，檔案管理還是存在以下問題。

（一）檔案管理缺乏連續(xù)性與長(zhǎng)期性。當(dāng)前很多單位和企業(yè)并沒有真正重視檔案管理，相關(guān)的檔案管理部門也是臨時(shí)建立來應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，并沒有真正的系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)，只是簡(jiǎn)單的將要檢查的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸類和整理，導(dǎo)致檔案管理缺乏連續(xù)性與長(zhǎng)期性。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化的制度化管理。當(dāng)前很多檔案管理部門，收集檔案信息資源的力度和范圍不夠，檔案管理缺乏規(guī)范化的制度化管理。由于沒有規(guī)范化的檔案管理制度，檔案信息資源沒有可以遵循的規(guī)范進(jìn)行立卷，更不可能根據(jù)檔案資料的目錄對(duì)組卷進(jìn)行排序，從而導(dǎo)致檔案資料的遺漏和損失，造成檔案信息查閱與使用的不便。

（三）檔案管理自動(dòng)化水平不高。雖然當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很迅速，但是真正應(yīng)用在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)卻少之又少，當(dāng)前很多檔案管理的自動(dòng)化水平還不高。一些檔案管理部門的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施比較落后，相應(yīng)的管理技術(shù)手段也比較落后，并不能隨新形勢(shì)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展的腳步進(jìn)行硬件和軟件的更新與改造。除此之外，很多檔案管理部門電子檔案信息管理工作人員缺乏，有時(shí)候即使將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件引進(jìn)了，但由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進(jìn)性也沒有充分發(fā)揮出來，從而使檔案管理工作停滯不前，滿足不了檔案信息資源日益增長(zhǎng)的使用需求。

（四）檔案管理的安全性不高。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)是處理電子文檔的主要手段，但是網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等很容易存在安全隱患，因此在處理電子文檔時(shí)要特別注意電子文檔的處理過程的完整和安全性。除此之外，很多電子文檔的傳輸需要網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳播，如果受到黑客的攻擊、病毒的侵襲，用于電子文檔傳播的載體如計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備等也可能受到損害。因此，將電子文檔應(yīng)用于檔案工作時(shí)還要注意網(wǎng)絡(luò)安全性。

三、新形勢(shì)下做好檔案創(chuàng)新管理與信息安全的策略

（一）提高檔案創(chuàng)新管理與信息安全意識(shí)。檔案管理部門要提高創(chuàng)新管理與信息安全意識(shí)，建立系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)，不斷更新和維護(hù)檔案管理的電子設(shè)備和軟件系統(tǒng)等，從而不斷提高檔案管理的規(guī)范性，使檔案管理具有連續(xù)性、長(zhǎng)期性。在州、縣(市)檔案管理部門工作上盡量做到檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)差距不大，才能呈現(xiàn)出上下聯(lián)動(dòng)工作成效較高等基本特點(diǎn)。

（二）建立和完善檔案管理制度。建立和完善檔案管理制度就是要建立對(duì)檔案進(jìn)行整合的共享平臺(tái)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式也不斷融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。通過網(wǎng)絡(luò)軟件的運(yùn)用，可以將檔案以統(tǒng)一的格式錄入到電腦設(shè)備，再在電腦設(shè)備進(jìn)行提取、整合和轉(zhuǎn)換等操作這，這克服了紙質(zhì)檔案的重要檔案份數(shù)少、時(shí)效性差、歸檔工作手續(xù)繁雜、借閱運(yùn)行繁瑣等缺點(diǎn)。通過建立和完善檔案管理制度，可以提高檔案信息的存放、分類、整理的效率。除此之外，建立和完善檔案管理制度，能將檔案信息的適用范圍、檢索功能、利用效率大大的進(jìn)行提高。檔案工作人員能夠在管理利用上更便捷的瀏覽檔案信息，從而實(shí)施檔案信息資料的共享性、有效性和系統(tǒng)性。

（三）提高檔案管理的自動(dòng)化水平。檔案管理的自動(dòng)化水平是制約檔案管理發(fā)展的重要因素，因此檔案管理部門應(yīng)提高檔案管理的自動(dòng)化水平，積極引進(jìn)專業(yè)的電子檔案信息管理工作人員，不斷更新維護(hù)用于檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，不斷提高專門人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，只有這樣才與檔案管理的自動(dòng)化水平不斷提高相匹配。

（四）提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)水平。電子文檔的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)支持是將電子文檔應(yīng)用于檔案工作的重要前提。各單位或企業(yè)除了要培養(yǎng)檔案工作人員，還應(yīng)招聘一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲對(duì)檔案工作的影響，定期維護(hù)電子電腦設(shè)備等。

四、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新才能順應(yīng)時(shí)勢(shì)的發(fā)展。在新形勢(shì)下，檔案管理缺乏連續(xù)性與長(zhǎng)期性，且其自動(dòng)化水平不高、安全性也存在一定的隱患。因此，新形勢(shì)下，要進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理和信息安全工作，就要提高檔案創(chuàng)新管理與信息安全意識(shí)、提高檔案管理的自動(dòng)化水平、提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)水平等，從而不斷發(fā)展檔案的創(chuàng)新管理與信息安全。

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