文／廣西工程職業(yè)學院　蔣茂麗

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民辦高校檔案管理存在的問題與解決對策

文／廣西工程職業(yè)學院蔣茂麗

【摘要】本文著重分析民辦高校檔案管理存在的一些問題，并針對存在的問題提出相應的解決對策，以促進民辦高校檔案管理工作水平的提升。

【關鍵詞】民辦高校；檔案管理；解決對策

民辦高校是我國高等教育的重要補充，民辦高校的檔案記錄了當前高校教研及教學活動，并對高校教育及管理工作提出一定的信息反饋，是一筆重要的高校信息資源。民辦高校檔案不僅可以將發(fā)展中的問題實時反饋，而且可以更好的規(guī)劃高校未來的發(fā)展，是重要的參考資料。當前的民辦高校檔案管理存在的問題較多，不僅影響了民辦高校的管理工作，對民辦高校的發(fā)展也非常不利，只有提出合理的解決方案才能使得民辦高校的檔案管理工作順應高校發(fā)展，促進民辦高校管理工作水平的提升。

一、民辦高校檔案管理工作問題分析

（一）檔案管理工作的重視度不夠，認識不足。當前的民辦高校管理者普遍不重視檔案管理工作，沒有認識到其作為學校管理重要資料的地位。很多的管理人員甚至單純的認為只要不把檔案丟失和泄露，在檔案管理的工作上不出現(xiàn)失誤就可以了，根本沒有把檔案管理工作在學校管理中的重要地位認識清楚，沒有將民辦高校的辦學水平提升作為檔案管理工作的最終目標，導致了民辦高校檔案管理工作水平普遍較低，很多的檔案存在整理困難、遺留問題多的情況，甚至有檔案資料存在丟失情況，造成了不可挽回的損失和惡劣影響。

（二）檔案管理水平低，管理力量較弱。民辦高校一般沒有專門的檔案管理人員，大多數(shù)是學校部門內配備的兼職人員進行檔案管理工作，雖然這樣的人員配備方式節(jié)約了一定的開支，但是兼職檔案管理員由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，在開展檔案管理工作時沒有規(guī)范的工作流程和專業(yè)的管理意識，因此在進行檔案的歸檔工作上不能高質量的完成。而且，很多檔案管理者沒有檔案收集意識，不能及時高效的對材料進行移交，最終導致檔案內容質量不高的情況出現(xiàn)。

（三）檔案管理的硬件條件較差。由于長期以來，民辦高校更注重經濟效益，在辦學資金投入上比較收緊，檔案管理的資金投入非常有限。而檔案室作為最基本的檔案管理硬件，決定了檔案資料存放的基本的條件。當前，民辦高校普遍存在檔案室面積狹小，沒有相應的檔案室和整理室，且設備硬件簡單等問題，大部分檔案室的硬件環(huán)境達不到規(guī)范化管理的基本要求。

二、推動民辦高校檔案管理的解決對策

（一）增強檔案管理認識水平，推動全員參與。民辦高校開展檔案管理工作首先要加強學校管理者對檔案管理的認識，通過開展各種渠道的宣傳工作，切實讓廣大教職工認識到檔案管理工作的重要性，在學校各個部門開展檔案管理培訓工作，讓每個人都參與檔案管理，通過對部門內部工作流程的整理，形成符合歸檔要求的檔案資料。及時糾正和提出不符合檔案管理工作的問題，力求形成一個全校共管，人人參與檔案管理工作的良好環(huán)境。積極轉變老的觀念，改進原有的工作機制，通過創(chuàng)新，利用新思路開展民辦高校檔案管理工作，朝著規(guī)范化和制度化的方向，使得檔案管理工作有制度可依，推動民辦高校檔案管里工作的發(fā)展，最終達到其推動民辦高校管理水平提高的目的。

（二）構建完整的檔案管理體系，不斷加強管理隊伍建設。第一，開展民辦高校檔案管理就要首先認識到人員的重要性，高素質的管理人員對于提升民辦高校檔案管理具有重要的保障作用。高素質人員不僅要有高超的業(yè)務水平，還要有高尚的道德素質和思想政治水平。民辦高校在管理過程中不斷培養(yǎng)和提拔檔案管理人員，對于學校的檔案管理工作具有重要意義，形成專職檔案管理人員校內編制也是推動民辦高校檔案管理工作的基礎。第二，搞好檔案管理工作，學校領導的高度重視必不可少，民辦高校要形成一個檔案工作領導小組對于推動學校檔案管理具有非常重要的保障意義，通過高校領導領導檔案管理工作，既有利于構建一套完善的檔案制度，也可以建立起一套適合檔案管理工作的考核體系，這對于保障學校檔案管理工作的高質量具有重要意義。第三，構建符合自身的ISO質量管理體系，科學完善的實現(xiàn)民辦高校檔案管理工作質量管理。在開展工作時，應該結合上級的文件精神并根據(jù)檔案管理工作的基本特點，最終實現(xiàn)民辦高校檔案管理工作的高質量完成。

（三）積極促進檔案管理硬件建設，為檔案管理工作打下堅實基礎。檔案管理的硬件設施要符合規(guī)定的標準，既要有檔案室，也要有專門的整理室，防火、防潮、通風等要求必須符合規(guī)范化的標準，一個標準化、規(guī)范化的硬件條件，可以實現(xiàn)檔案管理的安全高效運轉。

（四）積極擴寬檔案管理的服務范圍，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化水平。

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，民辦高校檔案管理也不斷引入現(xiàn)代化的科技設備，很多的傳統(tǒng)檔案管理手段已經逐步轉變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案管理模式，這不僅大大提高了檔案管理的工作效率，而且也實現(xiàn)了檔案管理的信息化水平。通過開展現(xiàn)代化的管理，當前的民辦高校檔案已經不僅僅可以為學校提供參考資料，還可以為學校的各個方面提供相關資料查詢等服務，大大提高了檔案資料的實用性，為學校各個部門提供了全面的檔案信息查詢服務。

三、總結

通過改善民辦高校檔案管理工作中存在的各項問題，有效的提升了民辦高校檔案管理的工作水平，使得民辦高校檔案管理既能為學校提供檔案資料服務，又能切實的提高民辦高校管理水平的提升，推動學校朝著更加健康的方向發(fā)展。

參考文獻：

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