文／棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館　夏帥　裴忠慶

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關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考

文／棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館夏帥裴忠慶

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時(shí)代的到來和高速發(fā)展，各高職院校檔案管理信息化工作也進(jìn)一步發(fā)展和完善。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化網(wǎng)絡(luò)化，已經(jīng)是一種趨勢(shì)，在進(jìn)步的同時(shí)，也存在著一些問題，本文從高職院校檔案管理建設(shè)的角度出發(fā)，試析現(xiàn)在高職院校檔案管理信息化的問題現(xiàn)狀和相應(yīng)的對(duì)策，為建設(shè)高職院校“數(shù)字化校園”做出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】高職院校；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；檔案管理；思考

一、高職院校檔案管理存在的問題和現(xiàn)狀

（一）檔案管理和時(shí)代變化的步伐相脫節(jié)。目前的高職院校檔案管理雖然已經(jīng)信息化，但仍然不夠現(xiàn)代化，觀念還是沒有完全脫離以前的傳統(tǒng)管理方式，還處于相對(duì)落后的階段，這就要求了高職院校的檔案管理工作需要與時(shí)代共同進(jìn)步和發(fā)展。就目前而言，很多高校對(duì)于檔案管理工作還不是很重視，認(rèn)為就是把資料歸一下類保存起來就好了，不需要花費(fèi)人力物力在上面，那就更不用說將檔案信息化管理了。由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，導(dǎo)致了一些高校對(duì)檔案管理的這項(xiàng)工作不負(fù)責(zé)任，甚至連聘請(qǐng)的工作人員都不是專業(yè)的，而是在臨時(shí)聘用的工人或是兼職人員。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)。由于檔案管理工作是學(xué)校的一種輔助教學(xué)管理活動(dòng)的工作，在學(xué)校發(fā)展的進(jìn)程中并沒有起到直接影響作用，因而不容易受到管理者的重視，所以，很多高校認(rèn)為管理檔案信息化就是加入幾臺(tái)電子設(shè)備，就完成了信息網(wǎng)絡(luò)化，而這一種表面的微薄投入是不夠的。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須要求學(xué)校不僅投入人力、物力、財(cái)力，還要在教學(xué)管理活動(dòng)上面投入相應(yīng)的科研教材或是教學(xué)活動(dòng)，然后再進(jìn)一步進(jìn)行管理資料的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、信息化管理。只有這樣，檔案管理工作才能進(jìn)一步完善。

（三）檔案信息化建設(shè)管理人才缺乏。由于以前各高校對(duì)檔案管理部門工作不夠重視，所以目前一部分院校沒有設(shè)置專門的檔案館進(jìn)行檔案管理，檔案管理人員也不是專門聘請(qǐng)的專業(yè)人員，一般都是以兼職為主，還要做其他的接待工作，并不具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理的知識(shí)也是一知半解，目前看來，檔案管理信息化需要投入專業(yè)性管理人才，要具備一定的檔案學(xué)理論和必要的信息知識(shí)，做好后續(xù)人才的補(bǔ)充工作。

（四）檔案管理手段相對(duì)落后，利用率低。由于現(xiàn)在的信息化還不夠成熟，觀念上認(rèn)識(shí)還比較落后，即使各個(gè)高校已經(jīng)開展現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，可檔案管理工作依然只是在初級(jí)階段這個(gè)層面上。再加上部分高職院校所聘請(qǐng)的檔案管理工作者完全沒有掌握好現(xiàn)代信息技術(shù)，也不能充分利用現(xiàn)代的科學(xué)管理手段，更多的還是停留在人工操作和紙質(zhì)材料保管，就算進(jìn)行信息化處理，也就是利用簡(jiǎn)單的軟件或是建立一個(gè)表格來記錄數(shù)據(jù)，這直接導(dǎo)致了檔案管理工作沒能及時(shí)更新、與時(shí)俱進(jìn)，相對(duì)來說比較落后，利用率得不到提高。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）學(xué)習(xí)新知識(shí)、加強(qiáng)認(rèn)知水平。不管是任何事，若是不認(rèn)真學(xué)習(xí)知識(shí)，都沒有辦法做得好，因此只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能讓學(xué)校檔案管理能力水平不斷提升。各高職高校應(yīng)加強(qiáng)重視檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化這一項(xiàng)管理工作，不斷強(qiáng)化檔案管理工作信息化的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源有效利用的最終目標(biāo)。高職院校應(yīng)不斷促進(jìn)檔案管理的服務(wù)功能，加快檔案管理信息化建設(shè)。

（二）開發(fā)檔案信息化資源利用途徑。檔案管理人員應(yīng)利用好檔案信息資源，合理利用現(xiàn)代高科技信息技術(shù)手段，做到科學(xué)管理檔案資源，做好檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，要擺脫以前傳統(tǒng)封閉的人工檔案管理方式，有效利用檔案資源，做到實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步增強(qiáng)檔案管理工作的重要性，共同建設(shè)檔案管理信息化。

（三）增加對(duì)檔案管理信息化的投入。每一項(xiàng)工作的完成都需在其上面花功夫，進(jìn)行投入。投入的大小因不同情況而定，但絕對(duì)離不開人力、物力的支持，檔案管理工作也不例外，它現(xiàn)在急需投入大量擁有現(xiàn)代技術(shù)的硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和專門的專業(yè)技術(shù)人員，而這些都離不開國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校的重視和支持。要建立好這項(xiàng)工作工作，是不能急于求成的，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期投入的工程，需要各個(gè)高校進(jìn)行龐大的人力、物力、財(cái)力和技術(shù)投入。

（四）及時(shí)維護(hù)和更新檔案信息。高職院校的信息更新速度快，幾乎隨時(shí)在變化，所以高職院校的檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，這就要求管理人員進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更新信息，將這些數(shù)據(jù)盡可能地做到準(zhǔn)確，完整。只有這樣，才能推動(dòng)高職院校檔案管理工作信息化的建設(shè)水平。

三、結(jié)語

高職院校的檔案管理工作信息化正在不斷深化，這個(gè)過程離不開各高校檔案管理工作者認(rèn)識(shí)到并肯定檔案管理信息化建設(shè)的重要性，檔案管理工作建立是否完善關(guān)系到各個(gè)高職院校的工作質(zhì)量和管理水平，樹立信息化服務(wù)意識(shí)，掌握新興技術(shù)，建立高效、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。而建立健全檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期重任，因此要持以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，為建立、管理好檔案盡一份自己的力量。

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