文／內(nèi)蒙古科技大學(xué)　李瑞卿　宋云弛

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內(nèi)蒙古科技大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃研究

文／內(nèi)蒙古科技大學(xué)李瑞卿宋云弛

【摘要】數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為發(fā)展高校檔案事業(yè)的需要，內(nèi)蒙古科技大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃主要內(nèi)容是資源體系建設(shè)：辦公自動化(OA)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機銜接，與應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換、集成和整合，實現(xiàn)電子文件的文檔一體化管理，初步建立全面的數(shù)字檔案館安全體系。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館；建設(shè)規(guī)劃；研究

內(nèi)蒙古科技大學(xué)檔案館成立于2003年3月，是全校檔案工作的主管部門和集中管理全校檔案的業(yè)務(wù)機構(gòu)。截止2014年底，檔案館共庫存檔案32235卷(冊)。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，2008年檔案館引進了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)在目錄錄入工作已基本完成，為學(xué)校數(shù)據(jù)中心基礎(chǔ)建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)安全備份工作也相繼完成，實現(xiàn)了館內(nèi)目錄檢索功能。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃的必要性

國家檔案局于2002年發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，提出在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項非常龐大而且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)水平要求比較高。目前在我國，高等院校是數(shù)字檔案館建設(shè)的先行機構(gòu)，因其擁有高科技的人才和相應(yīng)技術(shù)水平，能滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的人才和技術(shù)需求。2008年國家頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也明確提出高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費,為學(xué)校的檔案機構(gòu)配置信息化所需的設(shè)備設(shè)施，要加快高校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作,保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。這就對高校數(shù)字檔案館建設(shè)提出了非常明確的發(fā)展要求。

內(nèi)蒙古科技大學(xué)有50多年的辦學(xué)歷史，館藏檔案資源豐富，亟需開發(fā)利用，加之高校擴招后，各類檔案數(shù)量急劇增加，現(xiàn)行存儲空間和工作人員配備有限，面臨壓力急需建立數(shù)字檔案館解決，學(xué)校正在進行數(shù)字化校園規(guī)劃與建設(shè)也為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供了良好基礎(chǔ)環(huán)境。

二、數(shù)字檔案管建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)。根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，高校檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)目標(biāo)是:以學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以檔案信息資源建設(shè)為核心，應(yīng)用計算機管理平臺為手段，以檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化為重點，保證電子檔案信息的真實性、有效性和安全性，以更好地為師生、學(xué)校和社會各界的需要提供方便、快捷的檔案利用服務(wù)。

從目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)所具有的優(yōu)點看，主要發(fā)揮了以下幾個方面的作用：首先是能夠全面的宣傳、介紹學(xué)校檔案館的基本狀況及檔案的利用方法；其次是能好的介紹自己學(xué)校發(fā)展的基本狀況；同時又提供了全面快捷的數(shù)字查詢。同傳統(tǒng)檔案館相比，這些優(yōu)勢能充分體現(xiàn)出數(shù)字檔案館目標(biāo)實現(xiàn)的優(yōu)越性。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容。高校數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容主要是信息資源體系的建設(shè)。

1.建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫。建立檔案資源數(shù)據(jù)庫首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫，目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字資源建設(shè)的基礎(chǔ)。其次是建立內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館建設(shè)的重點，它是通過數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案的具體內(nèi)容，按照分類、排序方式形成集合對數(shù)據(jù)進行有效管理。目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字資源最直觀的反映，一是需將傳統(tǒng)檔案的關(guān)鍵字段直接錄入信息檔案的系統(tǒng)中，實現(xiàn)館藏檔案文件級目錄的檢索、排序及查詢。二是通過檔案管理系統(tǒng)在收集電子文件時直接形成目錄數(shù)據(jù)庫。

2.館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。就是需要對原有館藏檔案的文字資料以及圖表等進行數(shù)字化,館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化正是數(shù)字檔案館資源的重要組成部分,不僅能實現(xiàn)全文檢索，起到承上啟下的作用,還能夠節(jié)省大量的存儲空間和相關(guān)的人員配置。

3.接收現(xiàn)行電子文件進館。鑒于目前高校以普及網(wǎng)上辦公，在產(chǎn)生大量的電子文件及電子檔案的情況下,對電子文件進行前端控制，形成文件、檔案一體化管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實時歸檔，確保歸檔數(shù)據(jù)的及時和準(zhǔn)確性。這樣的形成檔案是數(shù)字檔案館最直接的資源,也是資源體系建設(shè)的主要內(nèi)容。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作

（一）資金投入與人才配備。雖然在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費,為檔案機構(gòu)配置檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施。但是目前經(jīng)費的短缺成為高校數(shù)字檔案館建設(shè)的最大障礙。沒有相應(yīng)的建設(shè)經(jīng)費支持，高校的數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施都不能夠保障。因此學(xué)校首先要多方籌集資金，劃撥專項經(jīng)費支持檔案信息化建設(shè)工作，才能逐步配置必要的檔案信息化設(shè)施和必需的基礎(chǔ)設(shè)備，完善各項服務(wù)設(shè)施，以保障數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實施。

數(shù)字檔案館建設(shè)給學(xué)校檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。目前在崗的檔案管理人員缺少且綜合素能不高，難以滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的需要，現(xiàn)有人員陷于日常庫房管理、檔案入庫排架、提供利用等煩瑣管理中，沒有時間和精力去參加相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能得不到與時俱進的提高。因此亟需配備精通檔案業(yè)務(wù)和掌握計算機、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)工具的“復(fù)合型”人才，以適應(yīng)學(xué)校的數(shù)字檔案館建設(shè)進程。

（二）數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施。校園信息網(wǎng)的建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)，首先要以校園網(wǎng)為依托，改造局域網(wǎng)，購置交換機、路由器等，提高網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)速度。信息時代的計算機及相關(guān)設(shè)備淘汰貶值速度快，因此數(shù)字檔案館初期建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)要求并不高，重要考慮成熟設(shè)備，只需適應(yīng)數(shù)字化加工能力就可以，隨著后期工作的不斷推進再逐步完善，但對非常關(guān)鍵的設(shè)備要選用價格高、性能較好的。

（三）館藏資源的整理。我校目前存有建校以來黨群、行政、教學(xué)、科研、財會等十幾大類不同載體的檔案。數(shù)字檔案館的建設(shè)，首先是要全面掌握學(xué)?，F(xiàn)有館藏檔案類型、數(shù)量和狀態(tài)，了解檔案利用價值及利用率等基本情況，處理好數(shù)字化進行步驟和館藏檔案利用的關(guān)系。

四、數(shù)字檔案館規(guī)劃的實施

（一）整合信息資源。數(shù)字檔案館的建設(shè)，必須是在整合信息資源的基礎(chǔ)上才能進行。高校的OA系統(tǒng)、教務(wù)管理、資產(chǎn)管理、科研管理等系統(tǒng)，以及各部門的網(wǎng)站等都是產(chǎn)生重要電子文件、檔案的源頭，要對各種信息系統(tǒng)進行調(diào)查分析，確定具有歸檔價值的信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化管理，通過前端控制和全程管理，發(fā)揮工作上的主動性和前瞻性，提高管理效率，優(yōu)化整合校內(nèi)信息資源，以達到資源共享的目的。

（二）制定館藏檔案數(shù)字化建設(shè)方案。學(xué)校目前受信息技術(shù)限制和經(jīng)費預(yù)算的壓力，在館藏數(shù)字化方面應(yīng)實施外包與自主建設(shè)相結(jié)合的混合模式，這方面可學(xué)習(xí)借鑒內(nèi)蒙古檔案館、內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館的信息技術(shù)外包經(jīng)驗，按照“優(yōu)先重點、分步進行、利于保護”的原則，優(yōu)先對館藏圖片、校史資料、招生、畢業(yè)底冊、學(xué)籍信息卡等進行數(shù)字化。

（三）開發(fā)檔案服務(wù)信息平臺。高校數(shù)字檔案館建設(shè)就是把所有管理軟件整合到一個管理平臺，讓檔案工作者在一個平臺上對所有管理流程進行操作，最終目的是對資源開發(fā)利用，方便提供電子信息服務(wù)，建立檔案資源信息平臺的采集、傳輸、存儲和應(yīng)用，創(chuàng)造便利條件為個人、學(xué)校、社會各界能快捷的查詢和利用檔案，使學(xué)校數(shù)字檔案館充分發(fā)揮作用，以實現(xiàn)檔案應(yīng)有的價值。

（四）建立制度體系和安全保障體系。按照相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)校具體進行檔案信息化管理制度建設(shè)，確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進程。同時實行紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙歸檔制”，保證學(xué)校檔案信息化建設(shè)的正常起步和運轉(zhuǎn)。應(yīng)加強對計算機數(shù)據(jù)庫的監(jiān)管，保證檔案信息的安全，以防止泄密等事件的發(fā)生。一些非公開的檔案信息嚴(yán)禁在網(wǎng)上發(fā)布，已公開的信息，必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等相關(guān)措施，確保學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。

五、結(jié)束語

從學(xué)校整體工作來看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可能在短時間內(nèi)完成，學(xué)校要從實際情況出發(fā)，做好技術(shù)儲備和調(diào)研工作。抓住高校信息化建設(shè)機遇,具體解決實際問題，推進校園檔案管理信息化進程，真正對學(xué)校檔案管理事業(yè)發(fā)展起到促進作用。

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