江澤珍/編譯

時(shí)間管理有助PI擺脫菜鳥階段

江澤珍/編譯

癌癥研究人員艾米·布魯克（圖中），她的方法是借助實(shí)驗(yàn)室的行政資源來分配自己的時(shí)間

●PI,即項(xiàng)目首席負(fù)責(zé)人，也是項(xiàng)目的人（科研助手、研究生等管理）、事（實(shí)驗(yàn)管理）、財(cái)（科研經(jīng)費(fèi)管理、研究生及臨時(shí)技術(shù)人員的勞務(wù)支出管理等）負(fù)責(zé)人。在這種多任務(wù)工作環(huán)境下，博士后一躍成為首席負(fù)責(zé)人的話，考驗(yàn)的就是他們的時(shí)間管理和項(xiàng)目把控的能力。

對于新上任的PI來說，其成就感很快就會被繁重的任務(wù)打垮。除了要構(gòu)思、執(zhí)行整個(gè)研究項(xiàng)目、撰寫經(jīng)費(fèi)申請書和安排管理實(shí)驗(yàn)室外，他們還要抽時(shí)間備課、上課、審批論文、準(zhǔn)備學(xué)生的考試，當(dāng)然最基本的要服務(wù)好自己的研究機(jī)構(gòu)。

這和博士后在學(xué)習(xí)過程中所做的研究完全不一樣。在學(xué)習(xí)的時(shí)候，博士后們只需關(guān)心研究，其他的一概不用擔(dān)心。生物學(xué)家翁京科（Jing-Ke Weng）2013年來到麻省理工學(xué)院生物系任職助理教授，他說：“這種轉(zhuǎn)變好比一個(gè)獨(dú)奏演員變成交響樂的指揮家，你不單單要準(zhǔn)備自己的表演，還要引領(lǐng)樂團(tuán)里的其他成員?！?/p>

好在新晉的PI會運(yùn)用一些方法舒緩自己的壓力，以提高自己的工作效率，諸如召開管理研討會、請教導(dǎo)師和前輩、借助如目標(biāo)設(shè)定、日程管理等經(jīng)典技術(shù)等。在專注研究的同時(shí)，PI還需預(yù)留足夠的時(shí)間為機(jī)構(gòu)完成教學(xué)任務(wù)和其他服務(wù)。因此他們必須形成一套適合自己的平衡管理方法。

如何開始

在各大學(xué)府和基金會舉辦的研討會上，新晉的PI能學(xué)到很多關(guān)鍵性的技能。俄亥俄州立大學(xué)生物化學(xué)系的系主任蘇珊·歐萊斯克（Susan Olesik）會派新人去參加類似的討論會，在那兒學(xué)習(xí)諸如撰寫經(jīng)費(fèi)申請書和平衡教學(xué)時(shí)間方法等。

德國海德堡的歐洲分子生物學(xué)組織（EMBO）也為博士后提供了一門課程，給出一些關(guān)于實(shí)驗(yàn)室管理的方法，比如怎樣解決沖突、如何組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)、如何設(shè)定目標(biāo)和確認(rèn)優(yōu)先任務(wù)等。EMBO課程負(fù)責(zé)人安·瑪莉·格林（Anne-Marie Glynn）說：“有六個(gè)月工作經(jīng)驗(yàn)的博士后都可以參加這門課程。其中EMBO的會員、初級研究人員以及得到經(jīng)費(fèi)撥款的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都可以免費(fèi)聽課，其他人則需付費(fèi)聽課。”

課程導(dǎo)師建議PI根據(jù)重要程度將任務(wù)分成四種情況。第一種是那些既重要又緊急的任務(wù)，這是要立馬解決的；第二種是那些重要但不緊急的任務(wù)，如離提交時(shí)間還早的經(jīng)費(fèi)申請書的撰寫，可以酌情處理，但切記不要拖到截止時(shí)間；第三種是一些緊急但不重要的任務(wù)；剩下的就是些既不重要也不緊急的任務(wù)。

麻省理工學(xué)院的物理學(xué)家易卜拉欣·西塞（I-brahim Cissé）是在工作3年后參加EMBO課程的，他認(rèn)為這門課程對他很有幫助，尤其在團(tuán)隊(duì)發(fā)生沖突時(shí)，他能快速找到解決方法和潛在的資源。他說：“沒有人會為解決沖突預(yù)留時(shí)間的?！?/p>

EMBO還專門為女性PI開設(shè)了一門課程，為她們提供溝通、領(lǐng)導(dǎo)和拒絕的技巧。格林說：“這些能力是她們必須要學(xué)會應(yīng)用的，尤其是出現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)等級制度的問題時(shí)，女研究人員必須學(xué)會說不。我們要確保，無論男女，大家的機(jī)會應(yīng)該均等?！?/p>

經(jīng)驗(yàn)不足的PI有時(shí)會覺得安排日?；顒?dòng)是一件非常困難的的事。馬塞洛·貝哈爾（Marcelo Behar）是去年9月份加入奧斯汀得克薩斯州大學(xué)，任職生物醫(yī)學(xué)工程系PI。他說：“從某種程度上來說，每天都是不可預(yù)測的?！必惞柕囊惶斐艘c經(jīng)費(fèi)贊助商溝通、為學(xué)生答疑和管理實(shí)驗(yàn)裝置或IT基礎(chǔ)設(shè)施，還要處理人事行政工作（例如為品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生辦理免除學(xué)費(fèi)手續(xù)）和備課，同時(shí)還要做研究。

時(shí)間久了，貝哈爾發(fā)現(xiàn)，即使是和贊助商溝通，每周會額外多花4到6個(gè)小時(shí)的時(shí)間。他現(xiàn)在借助谷歌日程表來安排他的作息時(shí)間。他說：“我花了將近一學(xué)期的時(shí)間終于找到了一個(gè)合適我的時(shí)間分配方法?！?/p>

時(shí)間安排

斯坦福大學(xué)生物化學(xué)家茱莉亞·薩茲曼（Julia Salzman）對于撰寫經(jīng)費(fèi)申請書的建議是：在提交截止日期前，先設(shè)定幾個(gè)假設(shè)的截止區(qū)間，便于讓同事對課題進(jìn)行評論和管理人員過目。比如說，截止日期是4月1號，就提前1個(gè)月打個(gè)初稿讓同事評論，兩星期后在再將終稿給管理人員過目。

威斯敏斯特大學(xué)的邦妮·巴克斯特（Bonnie Baxter）說：“初級教員通常一年要教五門課程，現(xiàn)在威斯敏斯特大學(xué)打算提前一年完成所有的教學(xué)任務(wù)，這無疑會加重教學(xué)強(qiáng)度?！钡?dāng)巴克斯特第一年擔(dān)任PI的時(shí)候，她帶教的5個(gè)本科生在實(shí)驗(yàn)室完成4個(gè)學(xué)分的研究課程。之后，她就一直找那些急于求學(xué)的學(xué)生幫助她一起完成研究項(xiàng)目。

為了節(jié)省更多的時(shí)間，與巴克斯特會面必須要有預(yù)約，包括每周安排一天接受電話咨詢，以減少被打擾的次數(shù)。她說：“安排就是一切?！?/p>

研究人員還需預(yù)留一定的時(shí)間為包括學(xué)術(shù)委員會、會議組織等工作服務(wù)。在很多部門中，新晉的PI可以拒絕這些工作，但不能對所有事情說不。梅奧醫(yī)學(xué)中心的計(jì)算生物學(xué)家胡禮（Hu Li）說：“做的越多，就能盡快地適應(yīng)新的工作環(huán)境，也能發(fā)現(xiàn)這些事對項(xiàng)目的幫助有多少。這才是優(yōu)先考慮的事項(xiàng)?！?/p>

就拿貝哈爾來說，他參與了學(xué)校研究生入門委員會。他說：“我必須在會上為自己的部門宣傳，爭取招到合適的學(xué)生?！蓖瑯拥?，西賽也參加了幾場類似的招募會。他說：“有些會議和你的研究有直接的關(guān)系，也可能是你研究成功的關(guān)鍵。即使不想去參加，通常不要直接拒絕，一定要有禮貌的婉拒?！?/p>

任務(wù)分?jǐn)?/h2>

格林說：“有些女教員會發(fā)現(xiàn)自己做的事比男教員多，這是因?yàn)樵谝粋€(gè)部門中女教員往往比男教員少。女教員有時(shí)之所以多做，也是想證明自己的實(shí)力?！?/p>

明尼蘇達(dá)大學(xué)教師管理處主任羅柏斯·哈爾曼（Ropers-Huilman）說：“作為一位部門主管，這是讓我感到責(zé)任最重大的事了?！北热缯f，有一些服務(wù)聽似很簡單，但需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力，有時(shí)效果卻不是很理想。這時(shí)，一個(gè)好的主任需要協(xié)助PI做好這些服務(wù)。

就加州大學(xué)分子與細(xì)胞藥理學(xué)系系主任凱萬·肖克特（Kevan Shokat）而言，他建議初級研究人員不要自己一人扛下所有資金申請任務(wù)，因?yàn)檫@需要大量的時(shí)間，最好找?guī)讉€(gè)合伙人一起來分擔(dān)這些任務(wù)。

即使那些可以獨(dú)自勝任這些工作的人，他們也可以找行政助理、資金助理或?qū)嶒?yàn)室助理幫忙。癌癥專家艾米·布魯克（Amy Brock）說，這能幫助PI節(jié)省很多時(shí)間，包括預(yù)定出差行程、制定經(jīng)費(fèi)申請書和學(xué)術(shù)論文格式等?！拔医ㄗh那些新晉的PI可以從行政助理那兒取經(jīng)，看看他們是怎樣幫助其他負(fù)責(zé)人的?！?/p>

PI也可以聘用一個(gè)助理。得克薩斯大學(xué)達(dá)拉斯西南醫(yī)學(xué)中心的系統(tǒng)生物學(xué)家金貝利·雷諾茲（Kimberly Reynolds）就招聘了一個(gè)實(shí)驗(yàn)室助理兼技術(shù)師。助理可以管理實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、調(diào)整預(yù)算申請、維護(hù)實(shí)驗(yàn)室試劑檔案系統(tǒng)等。他說：“實(shí)驗(yàn)室助理可以幫我分?jǐn)偤芏嗟墓ぷ??！?/p>

當(dāng)然，成熟的PI會提醒初級教員，有效的時(shí)間管理還包括實(shí)驗(yàn)室以外的時(shí)間。貝哈爾就向自己的妻子保證，一個(gè)禮拜只有四天工作12個(gè)小時(shí)，第五天一定會準(zhǔn)時(shí)回家。他說：“我一直在堅(jiān)持這項(xiàng)約定?！笨墒侨f一碰到晉升職位的機(jī)會或就很難堅(jiān)持。雷諾茲說：“你的大部分學(xué)術(shù)生涯都在期待晉升這件事，當(dāng)你有機(jī)會的時(shí)候，你就應(yīng)該奮力一搏?！?/p>

[資料來源：Nature][責(zé)任編輯：則鳴]

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