文/達(dá)州市商務(wù)局 金廷英

一、檔案數(shù)字化及其應(yīng)用現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化管理是隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，它是通過計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，具體操作是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，然后利用計算機(jī)系統(tǒng)對其進(jìn)行管理，進(jìn)而形成一個有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫，最終準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等不可替代的先進(jìn)性，使檔案保存更加便捷、持久、穩(wěn)定，極大地提高了檔案信息利用率，最大限度地實現(xiàn)了資源共享，因此，社會對檔案的數(shù)字化管理接受程度較高。

（一）檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)越性。

1．提高經(jīng)濟(jì)效益。很長一段時間以來，檔案管理主要依靠實物及紙質(zhì)文本作為載體進(jìn)行保管，且解決這一難題的唯一辦法似乎就是不斷增加辦公人員及管理經(jīng)費，致使檔案管理成效不盡人意且管理成本長期居高不下。例如，近代考古發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)在幾千年前的殷商時期，人們?yōu)榱藢崿F(xiàn)對重要檔案的集中保管，在殷都宗廟開鑿了許多窯穴來貯存甲骨檔案，殷王在外地占卜形成的甲骨檔案也被運(yùn)回殷都保存，由史官（卜人）專司管理，非常耗費人力物力；隨后，紙成為檔案的主要載體，紙質(zhì)檔案比甲骨檔案更輕便、存儲量大、占用空間小、方便運(yùn)輸，然后，卻也存在易受潮、易生霉、易腐蝕損壞等缺點，例如“5.12汶川大地震”后所搶救出來的眾多紙質(zhì)檔案，后來被運(yùn)送至四川省檔案學(xué)校進(jìn)行搶救，相關(guān)資料表明，由于震后雨淋，很多檔案已發(fā)霉生蟲，甚至長出了蘑菇，耗費了巨大的人力物力財力進(jìn)行搬運(yùn)、搶救、修復(fù)。近年來，隨著檔案數(shù)字化管理的推廣應(yīng)用，傳統(tǒng)的以實物為載體的檔案信息被轉(zhuǎn)換為機(jī)讀虛擬信息，既節(jié)約了存儲空間，又極大地縮減了保管費用。

2．提高辦公效率。通過對檔案的數(shù)字化處理及管理，使各種檔案資料能及時歸檔，并提供高效利用。當(dāng)今社會是一個信息化社會，凡事追求效率、效益，檔案數(shù)字化管理使檔案的保存、查閱、利用變得快捷、準(zhǔn)確。以往，我們想要查詢某位干部的信息、某個項目的情況，需要找到相關(guān)單位開具各種證明、介紹信，費盡周折，最終才能在檔案管理部門工作人員的幫助下查找到想要的信息。事實上，隨著信息的超時空流動，檔案數(shù)字化已成為“無墻界檔案”，各種檔案庫也由文件實體保管基地變成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查詢權(quán)限，我們可以通過輸入關(guān)鍵字、詞快速查詢到需要的信息，大大提高了辦公效率。

3．增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。檔案以自身的原始性和記錄性特點區(qū)別于其它歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原本、原稿和孤本，因此對檔案原件的保護(hù)顯得尤為重要。而歷史越久遠(yuǎn)的檔案，因當(dāng)時的條件限制，顯得更脆弱，更容易遭到破壞，這就要求我們更加小心仔細(xì)地對待。對各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，尤其是歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，無疑可對其提供更好的保護(hù)，在提供查閱、借用時就可以利用電子文檔，最大程度降低紙質(zhì)檔案原件破損、遺失的概率，檔案的使用更加安全。此外，通過檔案的數(shù)字化處理，還能避免檔案被篡改。

（二）檔案數(shù)字化應(yīng)用現(xiàn)狀。檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍較為廣泛。檔案資料是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是單位的核心信息資源和重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點。構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，從而實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。規(guī)模比較大的企業(yè)，如國家電網(wǎng)公司，早在2000年便與清華紫光合作，建立了《清華紫光檔案管理系統(tǒng)》，電力系統(tǒng)檔案管理逐步開始推行電子化管理。公司定期組織各系統(tǒng)員工進(jìn)行辦公自動化專題培訓(xùn)，提高員工計算機(jī)操作能力，適應(yīng)無紙化辦公；集團(tuán)設(shè)有檔案數(shù)字化項目部，引進(jìn)先進(jìn)成套設(shè)備，對集團(tuán)內(nèi)部文件及資料進(jìn)行數(shù)字化處理；安全管理方面，設(shè)立保密責(zé)任人，層層負(fù)責(zé)，并制定了《保密制度》，與涉密人員簽訂《保密協(xié)議》，多措并舉，保障檔案數(shù)字化過程安全有序。

檔案數(shù)字化面臨著一系列挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求，順應(yīng)這一趨勢，許多黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位逐步引進(jìn)了辦公自動化系統(tǒng)，積極推廣、參與檔案數(shù)字化管理，配合檔案管理部門建立完整的政府公開信息數(shù)據(jù)庫，為大家提供了便捷有效的檢索、查詢和服務(wù)。然而，由于職工老齡化嚴(yán)重，計算機(jī)應(yīng)用能力普遍較弱，有的思想守舊，仍舊習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公；由于黨政機(jī)關(guān)及部分企業(yè)集團(tuán)涉及國家秘密及商業(yè)機(jī)密較多，部分資料公開范圍受嚴(yán)格控制，加之近年來網(wǎng)絡(luò)犯罪屢見不鮮，信息安全事故頻發(fā)，因此，檔案數(shù)字化在實際推廣過程中還面臨著一系列問題和挑戰(zhàn)。

二、檔案數(shù)字化應(yīng)用存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理工作未得到足夠的重視。由于各方面原因，這幾年，盡管政府財政每年都有檔案數(shù)字化專項經(jīng)費的預(yù)算，許多企業(yè)也設(shè)立專門職位安排專人進(jìn)行檔案管理，但是，在資金的投入力度上還存在一定差距，檔案數(shù)字化的“軟”“硬”條件仍滿足不了信息化建設(shè)的需要。

（二）部分職工電腦操作能力不強(qiáng)。進(jìn)入21世紀(jì)，計算機(jī)成為主要的辦公工具，然而隨著我國人口結(jié)構(gòu)老齡化的加劇，各單位在職職工結(jié)構(gòu)也呈現(xiàn)出明顯的老齡化趨勢。他們熟悉業(yè)務(wù)，卻不會或者不能熟練操作計算機(jī)，習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公，這給辦公自動化及檔案數(shù)字化管理推行造成了一定影響。部分單位對文件收發(fā)這一崗位沒有足夠重視，安排即將退休人員負(fù)責(zé)此項工作，由于他們年齡偏大，學(xué)習(xí)新事物、接收新思想、習(xí)得新技能較困難，對辦公自動化系統(tǒng)及檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)掌握的不夠透徹。

（三）缺乏檔案數(shù)字化專業(yè)人才。檔案數(shù)字化管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)活兒，檔案管理從業(yè)人員不僅要有基本的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計算機(jī)技能，具備較強(qiáng)的信息處理能力。檔案數(shù)字化是一個新興行業(yè)，也是一門新學(xué)問，而目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，屬于“半路出家”型，尤其是廣大基層檔案管理人員，他們中的大部分人既沒有檔案管理相關(guān)知識，更沒有接受過檔案數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。

（四）仍存在較多安全隱患。由于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位涉及一些國家機(jī)密、商業(yè)秘密等，雖然有的單位辦公自動化程度較高，但是一部分文件資料卻無法進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，使檔案數(shù)字化管理推行受到一定影響。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息安全事件頻發(fā)，部分機(jī)關(guān)、單位對檔案數(shù)字化安全性仍有顧慮。

三、進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的對策

（一）高度重視檔案管理工作。按照《檔案法》及10號令的規(guī)定，部門或單位檔案必須定期向本部門或本單位檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。但是由于種種原因，以上規(guī)定并沒有很好地貫徹執(zhí)行，部分單位有些人員把檔案工作看成軟任務(wù)，不重視甚至不愿意收集檔案。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，投入是關(guān)鍵，要逐步加大館藏檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，要大力引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)職工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將檔案數(shù)字化經(jīng)費納入下一年的財政預(yù)算，并逐年增加，保證落實。

（二）提升職工電腦操作能力。為職工量身訂制培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)內(nèi)容主要應(yīng)涵蓋計算機(jī)應(yīng)用理論知識學(xué)習(xí)、系統(tǒng)文件管理、WPS、Excel、PPT等常用辦公軟件的基本操作，采用面授與實際操作相結(jié)合的形式，通過培訓(xùn)老師由淺入深、通俗易懂的講解，使職工能較好地掌握計算機(jī)相關(guān)知識以及實際操作能力。

（三）培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)人才。國家高度重視檔案管理學(xué)科建設(shè)，目前開設(shè)檔案專業(yè)的學(xué)校有中國人民大學(xué)、南開大學(xué)等眾多知名大學(xué)，有部分大學(xué)甚至設(shè)有檔案相關(guān)的碩士學(xué)位，檔案專業(yè)碩士研究生所學(xué)課程中，就有以電子文件方式管理檔案的相關(guān)知識。我們既要有針對性地吸收引進(jìn)一批接受過大學(xué)檔案管理教育的專業(yè)型人才，又要加大后期職業(yè)教育投入，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。如四川省就充分利用四川檔案學(xué)校資源優(yōu)勢，定期組織短、中、長期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)檔案管理人員實際情況量身打造培訓(xùn)課程，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋基礎(chǔ)公文寫作、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案處理等，并通過安排實訓(xùn)，讓學(xué)員學(xué)以致用，將所學(xué)知識能熟練運(yùn)用到實際工作中。

（四）積極解決檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的難題。檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的一項重要內(nèi)容，經(jīng)常會遇到一些疑難問題，比如，數(shù)字化檔案信息的知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的利用方式與安全保密問題；數(shù)字化檔案信息的備份與載體壽命問題等等。針對檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的這些疑難問題，要積極組織力量開展專題研究，尋找解決辦法或方案，確保數(shù)字化工作順利開展。同時，還要多請教相關(guān)專家和上級業(yè)務(wù)主管部門，并注意在實踐中積累經(jīng)驗。

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