文/唐山市廣播電視大學(xué) 常春玲

?

高校檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐探索

文/唐山市廣播電視大學(xué) 常春玲

【摘要】本文主要從檔案管理的手段、檔案管理的觀念、檔案管理制度、檔案管理工作方式等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述，層層推進(jìn)，提出高校檔案管理工作創(chuàng)新措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；高校；創(chuàng)新實(shí)踐

在不斷發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中，加強(qiáng)高校檔案管理，不斷提高高校檔案管理工作的效率是各個(gè)高校非常重視的問(wèn)題。因此，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，促使檔案管理更加準(zhǔn)確、更加真實(shí)，推動(dòng)高校檔案管理朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展。

一、高校檔案管理手段創(chuàng)新

在高校檔案日常管理工作中，需要將創(chuàng)新檔案管理手段作為重點(diǎn)工作。其中主要從以下幾個(gè)方面入手：一是投入大量的時(shí)間和財(cái)力，合理引入計(jì)算機(jī)信息軟件，構(gòu)建良好的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。堅(jiān)持在高校檔案管理工作中采用現(xiàn)代化管理手段，將自動(dòng)化的信息搜索引入其中。同時(shí)，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)快捷地進(jìn)行查詢，有效突破了地域性的限制。更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享，將焦點(diǎn)集中在計(jì)算機(jī)硬件配置與軟件配置上，讓檔案管理更加現(xiàn)代化。二是應(yīng)該改善高校檔案庫(kù)房條件，對(duì)高校檔案進(jìn)行合理的分類和處理。如配備圖文影像掃描、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、微縮系統(tǒng)等，充實(shí)高校信息化檔案管理的硬件建設(shè)。三是各個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立健全檔案管理工作體系，以此來(lái)提高工作人員的工作責(zé)任心，讓其全身心地投入到高校的檔案管理工作中，促使高校檔案信息管理能夠更加規(guī)范科學(xué)。

二、高校檔案管理觀念創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新檔案館館藏內(nèi)容。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，由于館藏人員受到主客觀因素的影響，無(wú)法收集全面的檔案管理資料，直接導(dǎo)致高校檔案管理呈現(xiàn)出資料不齊、資料質(zhì)量較差等特點(diǎn)，無(wú)法滿足高校檔案資料利用者的需求。因此，針對(duì)這種情況，高校檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新檔案館館藏內(nèi)容，堅(jiān)持做好以下幾個(gè)方面的工作：一是高校檔案館館藏人員應(yīng)該動(dòng)員全校師生從多方面搜集資料，在豐富檔案館館藏資料數(shù)量的同時(shí)提升檔案館館藏資料的質(zhì)量。二是高校檔案管理人員在選擇資料時(shí)，應(yīng)該有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行，從而有效提升檔案管理的水平。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)搜集到的資料進(jìn)行篩選，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化的整理，從而有效提升檔案館藏資料的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新檔案館藏資料搜集方式。在高校檔案日常管理工作中，檔案管理工作者應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，不斷深入到基層中，通過(guò)多種途徑搜集多方面的檔案資料，然后從中整理出具有較高利用價(jià)值的檔案資料。例如：高校檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)真做好學(xué)校上級(jí)部門下發(fā)的關(guān)于日常教學(xué)工作的文件，做好具有較高使用價(jià)值資料的歸檔工作，其中主要包括教學(xué)課程設(shè)置、教學(xué)科研活動(dòng)、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)大綱等方面的材料。這樣有利于高校檔案管理工作人員從中學(xué)習(xí)知識(shí)，不斷創(chuàng)新教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方式，從而有效提升高校檔案管理水平。

三、高校檔案管理制度創(chuàng)新

在高校檔案日常管理工作中，應(yīng)該堅(jiān)持在學(xué)校和各級(jí)主管的領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案法管理為依托，堅(jiān)持從高校檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，制定科學(xué)合理的高效檔案管理制度。其中將高校檔案館藏資料的數(shù)量和質(zhì)量分別納入相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)中，并針對(duì)高校檔案資料的使用情況設(shè)置合理獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰條例，充分激發(fā)高校檔案管理工作人員的工作積極性，從而有效提升高校檔案管理工作的管理水平。

四、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在高校檔案長(zhǎng)時(shí)間的管理過(guò)程中，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的職業(yè)意識(shí)，充分利用空余時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識(shí)，有效拓展檔案管理人員的眼界，逐漸變被動(dòng)管理方式為主動(dòng)管理方式。其中主動(dòng)管理工作方式要求檔案管理工作人員不僅能夠豐富檔案館藏資料，還需要注重提升高校檔案管理的利用效率和利用效果，有效提升高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，以更好地滿足高校日常發(fā)展的需要。因此，高校檔案管理人員在日常工作中必須做到以下幾點(diǎn)：一是高校檔案管理人員應(yīng)該充分利用時(shí)間主動(dòng)參加檔案管理定期培訓(xùn)，充分發(fā)揮高校檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)高校檔案管理思想和管理方式，從而有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以便更好地滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的要求。二是在信息時(shí)代發(fā)展的背景下，高校檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，堅(jiān)持以檔案管理工作為基礎(chǔ)，熟練掌握檔案信息系統(tǒng)的利用情況，逐漸完善檔案管理方式，有效提升高校檔案館資料的利用率。

在高校不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案資料全面記載著高校整體教育、科研和教學(xué)改革的全過(guò)程。不斷強(qiáng)化高校檔案管理，有效提升高校檔案管理水平是滿足高校建設(shè)的重要條件。因此，應(yīng)該創(chuàng)新高校檔案管理手段、創(chuàng)新高校檔案管理觀念、創(chuàng)新檔案管理制度、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，層層推進(jìn)，不斷深化高校檔案改革，以更好地適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理建設(shè)的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]白秀琴.新時(shí)期高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2014(2)：58-59.

[2]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2013(28)：64-65.