文/甘肅省慶陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　張紅

高校檔案管理信息化問(wèn)題及對(duì)策

文/甘肅省慶陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院張紅

【摘要】檔案管理信息化在高校信息資源的組織結(jié)構(gòu)中占據(jù)著特殊的位置，與此同時(shí)檔案管理在歷史發(fā)展的長(zhǎng)河中，出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題和瓶頸。本文針對(duì)存在的一系列諸多問(wèn)題，進(jìn)而探討高校檔案管理信息化的解決措施。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化

目前，各大高校的檔案管理信息化建設(shè)普遍開(kāi)展，在提高工作效率的同時(shí)，節(jié)省了勞動(dòng)力和物資。但是高校檔案信息化在專業(yè)人士和設(shè)施配套方面仍然不夠完善。本文主要就高校檔案信息化管理中實(shí)際殘留的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析，進(jìn)而提出相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策，旨在提高檔案的使用率和便捷的檔案管理辦法。

一、高校檔案管理信息化存在的問(wèn)題

(一)基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠完善。良好的硬件設(shè)施與配套的專業(yè)性軟件是現(xiàn)代信息化建設(shè)的前提條件。如果高校檔案管理不具備基本的設(shè)施設(shè)備，建設(shè)信息化管理只是紙上談兵。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化的前提是高校的檔案機(jī)關(guān)具備接收和生產(chǎn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等；專業(yè)軟件包括檔案信息的處理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)和相聯(lián)系的軟件及程序。調(diào)查顯示，我國(guó)高校檔案館缺少這一系列的基礎(chǔ)硬件設(shè)施和必要的配套軟件，進(jìn)而制約我國(guó)高校檔案管理信息化發(fā)展。

（二）紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化發(fā)展遲緩。紙質(zhì)的藏書檔案轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代電子文檔的模式是歷史發(fā)展的必然。數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文檔用于文件的保管和儲(chǔ)藏為檔案信息管理提供便捷，但是高校幾十年甚至上百年的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、刻成光盤、進(jìn)行磁盤存儲(chǔ)并建立完整的全文數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。該過(guò)程需要大量的勞動(dòng)力和物資，目前來(lái)看，各大高校在這個(gè)方面的投入有限，進(jìn)展明顯遲緩。

（三）檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一系統(tǒng)。高校的信息檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)完整的體系和機(jī)制來(lái)體現(xiàn)，包含管理中系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)也包括紙類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和電子文檔的要求。同時(shí)，各個(gè)地方區(qū)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也需要達(dá)到一致的標(biāo)準(zhǔn)。就目前而言，我國(guó)檔案管理未形成統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于高校而言，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是不夠完善，從而阻礙信息現(xiàn)代化的建設(shè)，也會(huì)給資源共享帶來(lái)不便。

（四）檔案信息化的管理缺少專業(yè)人士。據(jù)調(diào)查，各個(gè)高校目前的信息管理人員缺少專業(yè)人士，就目前情況而言，高校檔案管理人員幾乎沒(méi)有?？苹虮究茩n案管理專業(yè)或信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，熟悉檔案管理和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人士更加匱乏。大多數(shù)的檔案管理人員都是跨行業(yè)或兼職從事檔案管理工作的，所以系統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于他們來(lái)說(shuō)具有一定難度。檔案管理人員中專業(yè)人才的缺少約束了檔案管理信息化的持久發(fā)展。

二、針對(duì)高校檔案管理信息化問(wèn)題的解決辦法

（一）加強(qiáng)檔案信息化的硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)需要通過(guò)諸多硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)建立，檔案信息化的發(fā)展離不開(kāi)物質(zhì)條件，加強(qiáng)相關(guān)的硬件設(shè)施勢(shì)在必行?，F(xiàn)有的設(shè)備需要繼續(xù)利用，同時(shí)，需要引進(jìn)大批量的先進(jìn)設(shè)備，從實(shí)際角度出發(fā)，引進(jìn)設(shè)備時(shí)需協(xié)同專業(yè)人士，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備時(shí)，要聽(tīng)取專家的意見(jiàn)和建議，保證設(shè)備的先進(jìn)性并杜絕不必要的浪費(fèi)現(xiàn)象。

（二）強(qiáng)化高校對(duì)檔案管理信息化的重視。領(lǐng)導(dǎo)要起到一定的帶頭作用，深刻了解檔案管理的法律法規(guī)并熟悉上級(jí)行政管理部門對(duì)于檔案管理信息化的要求。領(lǐng)導(dǎo)要定期集合全體的檔案管理人員討論檔案管理過(guò)程中遇到的的各種問(wèn)題，根據(jù)工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)性的研究討論。時(shí)刻牢記檔案管理信息化的發(fā)展的必要性，要理解檔案信息化的發(fā)展道路，循序漸進(jìn)的提高檔案人員對(duì)于檔案管理信息化重要性的意識(shí)。

（三）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高檔案管理信息化的運(yùn)行機(jī)制。檔案的實(shí)際價(jià)值在于其再利用價(jià)值，而檔案信息化的管理會(huì)為檔案的充分利用提供有利的條件。實(shí)現(xiàn)檔案資料及檔案信息整理、檢索的自動(dòng)化是高校共同努力的目標(biāo)?，F(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該廣泛的應(yīng)用于檔案管理中，使檔案管理的信息化水平得到較大提升，高校的檔案就能更好地為教學(xué)、科研等領(lǐng)域服務(wù)。高校的檔案館無(wú)法獨(dú)立工作，檔案信息化的進(jìn)程需要諸多因素支撐。教學(xué)、科研、行政、宣傳等工作的順利開(kāi)展需要一個(gè)有效完善的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的帶頭和相關(guān)部門的緊密配合來(lái)完成。

（四）充分招募檔案管理的專業(yè)人士。管理人員是檔案管理中不可或缺的一環(huán)，檔案管理信息化的水平取決于檔案管理人員整體的知識(shí)水準(zhǔn)以及他們的整體素質(zhì)。檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)綜合型人才的需求較為強(qiáng)烈，檔案管理人員在熟悉相關(guān)知識(shí)的同時(shí)還要對(duì)業(yè)務(wù)熟練。專業(yè)人才可以通過(guò)以下兩個(gè)渠道招募：一是通過(guò)人事部門的招聘；二是高校自己培養(yǎng)專業(yè)的人才通過(guò)培訓(xùn)和進(jìn)修。各大高校都應(yīng)該采取有效措施和策略，提高信息管理人員的工作積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，是信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息和網(wǎng)絡(luò)。高校檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路，同時(shí)也促進(jìn)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)久高效發(fā)展，而且還大幅度提高了館藏資源的完整性和永久性。所以提高檔案管理的進(jìn)步是歷史發(fā)展的重要任務(wù)，也是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。完善的檔案管理要緊跟時(shí)代的腳步，只有適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)趨勢(shì)，才能呈現(xiàn)檔案管理工作的新面貌。

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