文/鄭州輕工業(yè)學(xué)院人事處　連清平

高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)要點(diǎn)淺析

文/鄭州輕工業(yè)學(xué)院人事處連清平

【摘要】人事檔案數(shù)字化就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等高科技手段，結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、加工、存儲(chǔ)和全面管理。通過對(duì)信息資源旳組織和管理，存儲(chǔ)海量信息，提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取、查詢檢索的功能，完成與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫鏈接。高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)使干部檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了由手工管理向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的根本性轉(zhuǎn)變，是對(duì)傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】人事檔案數(shù)字化；掃描；數(shù)據(jù)庫；人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案管理是高校人事管理工作中一個(gè)不可缺少的部分，高校人事檔案，是研究高校發(fā)展歷史文化的重要參考資料，也和教職工的切身利益密切相關(guān)。隨著信息化社會(huì)的到來，高校人事檔案管理工作如何適應(yīng)新時(shí)代數(shù)字化的要求，如何適應(yīng)高校信息化發(fā)展的要求，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，自覺地服務(wù)于高校的三大功能，對(duì)于高校人事檔案管理工作日益走向現(xiàn)代化、專業(yè)性有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。高校的人事檔案管理工作主要包括人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、利用和轉(zhuǎn)遞服務(wù)等內(nèi)容。人事檔案數(shù)字化就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等高科技手段，結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和全面管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著相當(dāng)大的工作量，檔案人員經(jīng)常抱怨數(shù)幾十年如一日的手工查閱人事檔案以及繁瑣低效的勞作。信息化提供了一個(gè)可以減輕工作量、效率又高的技術(shù)支持。數(shù)字化的人事檔案信息及合理的檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)越性在于可以提高檔案工作人員的辦公效率；在一定程度上提高經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)約保存費(fèi)用，節(jié)省占地空間以及紙張浪費(fèi)，查閱也比較方便；另外對(duì)于檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化之后，使用戶減免繁瑣的人事程序，較少受到人為程序因素的故意影響，檔案的利用頻率及速率較之以前有了很大的提高。這也使檔案相對(duì)人在對(duì)自己的檔案上的知悉和獲取有了很大改善。

人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要條件，就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善和相應(yīng)的軟硬件的配備?，F(xiàn)在能夠幫助建設(shè)人事檔案數(shù)字化的技術(shù)越來越多，越來越精準(zhǔn)，比如計(jì)算機(jī)、微縮技術(shù)、高拍技術(shù)、自動(dòng)化通訊技術(shù)等都能夠應(yīng)用到工作中，都對(duì)人事檔案數(shù)字化形成很強(qiáng)的技術(shù)支撐。人事檔案數(shù)字化對(duì)人事檔案使用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行信息資源旳組織和管理，存儲(chǔ)海量信息，提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取、查詢檢索的功能，完成與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫鏈接。本文就人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中的幾個(gè)關(guān)鍵問題進(jìn)行討論和分析。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)化

在人事檔案的紙質(zhì)材料中，有厚有薄，有新的質(zhì)量比較好的紙張，有舊的發(fā)黃的紙張，雖然干部檔案的所有材料標(biāo)準(zhǔn)都制作成16開型(長260毫米，184毫米)，但是以前很多紙質(zhì)檔案都未使用這個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)，而且目前國家檔案局正籌措通知干部檔案使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4標(biāo)準(zhǔn)(長297毫米，210毫米)的公文用紙，這樣人事檔案盒中人事檔案紙張有大有小，如何把它迅速又不損毀的轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息儲(chǔ)存起來，這要通過掃描或者拍照技術(shù)將紙質(zhì)檔案等其他實(shí)物輸入到掃描儀或數(shù)碼相機(jī)里，同步將其存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里，就是最基礎(chǔ)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。掃描及一般的數(shù)碼相機(jī)都有一個(gè)共同的問題，轉(zhuǎn)化速度較慢，一天只能由專人轉(zhuǎn)化兩至三份檔案，對(duì)于人事檔案進(jìn)出頻繁且量大的情況，十分不樂觀。面對(duì)大量的新舊人事檔案，可以分階段逐步完善人事檔案數(shù)據(jù)庫。為了提高人事檔案人員辦公效率，便于其他人員人事檔案的利用便捷，重點(diǎn)就是建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫。這個(gè)問題比較復(fù)雜，且工作量較大，可以分階段解決。首先，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)人事檔案按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以掃描或拍照形式存到存儲(chǔ)器中。其次，對(duì)新生的紙質(zhì)人事檔案直接整理歸檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，接歸入人事檔案數(shù)據(jù)庫。

高校檔案數(shù)字化最基礎(chǔ)、最主要的工作就是將紙質(zhì)檔案掃描、掛接，目前可采取的方式有兩種，一種是高校檔案館利用自己的力量數(shù)字化，另一種是外包，即檔案部門支付一定的報(bào)酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司完成檔案的掃描、處理、掛接等工作。由于外包公司在技術(shù)設(shè)備方面具有優(yōu)勢(shì)，且檔案部門因?yàn)閹齑鏅n案數(shù)量巨大，人手有限等原因，一些高校檔案館選擇外包這種方式。外包和自建相結(jié)合的手段也是很多高校檔案館目前采用的方法。

二、數(shù)字化應(yīng)用

高校人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強(qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計(jì)算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點(diǎn)，聘請(qǐng)本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時(shí)以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟(jì)實(shí)用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫的建立是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案礎(chǔ)。

人事檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建必須以“人”為主線，能夠以學(xué)校的人力資源管理工作流程為基礎(chǔ)，建立集中式的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，使得人事檔案與人力資源處各科室的工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

通過開發(fā)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫軟件，包括人事檔案中的各類信息項(xiàng)，數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包含若干子數(shù)據(jù)庫，這些子數(shù)據(jù)庫分別對(duì)應(yīng)人事部門工作所涉及的各個(gè)方面內(nèi)容，人事檔案管理人員只要依據(jù)人事檔案，將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入該通用數(shù)據(jù)庫即可，在將來的某項(xiàng)具體工作中人事檔案管理人員只要將相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫調(diào)出就可得到準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)。人事檔案管理人員只要將通用數(shù)據(jù)庫建好，就可從以往繁重的工作中解脫出來，把精力集中在定期完善通用數(shù)據(jù)庫上。通用數(shù)據(jù)維護(hù)包含以下方面：根據(jù)專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作更新人員職稱，根據(jù)干部任免更新人員職務(wù)，更新工資標(biāo)準(zhǔn)及檔次，更新考核情況等。通用數(shù)據(jù)庫的維護(hù)應(yīng)與人事檔案的更新同步，要做到及時(shí)準(zhǔn)確，為更好地做好人事管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

三、實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化工作的原則

首先，人事檔案的數(shù)字化不僅需要物的數(shù)字化，更需要“人的數(shù)字化”。物的數(shù)字化包括軟件、硬件上的數(shù)字化，“人的數(shù)字化”包括檔案工作者思想上對(duì)數(shù)字化的重視和技術(shù)上的要求。檔案工作者的數(shù)字化是人事檔案成為數(shù)字化的必要前提。沒有檔案工作者的數(shù)字化，即便是擁有很先進(jìn)的檔案處理設(shè)備，再多的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工具都無法實(shí)現(xiàn)。自上世紀(jì)末的檔案信息化政策規(guī)劃，都沒有實(shí)施的非常順暢，成效不大，其中重要的原因就是，我國人事檔案管理人員絕大多數(shù)都是非檔案專業(yè)，如果是檔案專業(yè)在計(jì)算機(jī)方面也不是很專業(yè)，只處于大致上網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁的水平。一夜之間可以花重資將所有人事檔案數(shù)字化設(shè)備配套齊全，但是不可能一夜之間將所有人事檔案工作者培訓(xùn)成檔案專業(yè)兼顧計(jì)算機(jī)專業(yè)的復(fù)合型人才。所以要在數(shù)字化人事檔案工作之前，儲(chǔ)備適合的工作人員，再配備相應(yīng)的設(shè)備。

其次，安全保密原則。就像紙質(zhì)人事檔案一樣，人事檔案是非常保密的一種檔案，至今仍沿襲著個(gè)人檔案不與個(gè)人相見的工作方式。紙質(zhì)人事檔案的利用是需要按審批程序進(jìn)行，數(shù)字化人事檔案雖然有一定程度的開放性，但不是任何人都可查閱的，也不是任何內(nèi)容都可以查看的。一定要為查閱人設(shè)置一定的訪問權(quán)限，保護(hù)人事檔案的安全性。另外，人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的承建單位應(yīng)該有特定資質(zhì)，要嚴(yán)格遵守《保密守則》和檔案法律法規(guī)，嚴(yán)格按照數(shù)字化工作流程進(jìn)行工作，不能出現(xiàn)因?yàn)槿藶榈脑蛟斐蓹n案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失，數(shù)字化建設(shè)外包公司離場(chǎng)時(shí)，必須要求其刪除設(shè)備存儲(chǔ)器中的所有相關(guān)數(shù)據(jù)看，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)化中檔案原件和檔案信息的安全。

最后，在數(shù)字化管理制度、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程的設(shè)計(jì)上精益求精，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)施過程中嚴(yán)格把關(guān)，保證高效、高質(zhì)量地完成數(shù)字化建設(shè)工作。

高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)使干部檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了由手工管理向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用的根本性轉(zhuǎn)變，是對(duì)傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過局域網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。隨著紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，為干部管理、教育培訓(xùn)、黨員發(fā)展、工資改革、職稱評(píng)審、提供準(zhǔn)確的依據(jù)，提高了工作質(zhì)量和效率。在提高檔案利用率的同時(shí)也加強(qiáng)了知情權(quán)的普及，符合時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作的新要求。

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